冀中能源股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总 则
第一条 为了促进冀中能源股份有限公司（以下简称“公司”）
的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工
作的管理与监督，依据《中华人民共和国公司法》
（以下简称“《公
司法》”）、《中华人民共和国证券法》《股票上市规则》等相
关法律、法规、规范性文件和《冀中能源股份有限公司章程》(以
下简称“《公司章程》”)的规定，特制定本工作制度。
第二章 董事会秘书的地位、主要职责及任职资格
第二条 董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责，
承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务，
享有相应的工作职权，并获取相应报酬。
第三条 董事会秘书的主要职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组
织制定公司信息披露事务管理制度，督促上市公司及相关信息披
露义务人遵守信息披露有关规定。
（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司
与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的
信息沟通。
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（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董
事会及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄
露时，及时向本所报告并公告。
（五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事
会等有关主体及时回复本所问询。
（六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、本规则
及本所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露
中的职责。
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、本规则、本
所其他规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、
董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，
应当予以提醒并立即如实向本所报告。
（八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。
（九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第四条 董事会秘书除应符合《股票上市规则》规定的高级
管理人员的任职条件外，还应当具备履行职责所必需的财务、管
理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。有下列情
形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）《股票上市规则》规定的不得担任上市公司董事、高
级管理人员的情形；
（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；
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（三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以
上通报批评；
（四）不适合担任董事会秘书的其他情形。
第五条 公司应当根据相关规定提交董事会秘书候选人的个
人信息、具备任职能力的相关证明。相关证明为下列文件之一：
（一）董事会秘书资格证书；
（二）董事会秘书培训证明；
（三）具备任职能力的其他证明。
第六条 公司聘任董事会秘书后应当及时公告，并向深圳证
券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件，包括符合本规则任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳
证券交易所提交变更后的资料。
第三章 董事会秘书的职权范围
第七条 组织筹备董事会会议和股东会，准备会议文件，安
排有关会务，负责会议记录，保障记录的准确性，保管会议文件
和记录，主动掌握有关会议的执行情况。对实施中的重要问题，
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应向董事会报告并提出建议。
第八条 为强化公司董事会的战略决策和导向功能，董事会
秘书应确保公司董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行。
根据董事会要求，参加组织董事会决策事项的咨询、分析，提出
相应的意见和建议。受委托承办董事会及其有关委员会的日常工
作。
第九条 董事会秘书作为公司和证券监管部门的联络人，负
责组织准备和及时递交监管部门所要求的文件。
第十条 负责协调和组织公司信息披露事宜，建立健全有关
信息披露的制度，参加公司涉及信息披露的有关会议，及时知晓
公司重大经营决策及有关信息资料。
第十一条 负责公司股价敏感资料的保密工作，并制定行之
有效的保密制度和措施。对于各种原因引致公司股价敏感资料外
泄时，要采取必要的补救措施，及时加以解释和澄清。
第十二条 负责协调组织市场推介，协调来访接待，处理投
资者关系，保持与投资者、中介机构及新闻媒体的联系，负责协
调解答社会公众的提问，确保投资者及时得到公司披露的资料。
组织筹备公司推介宣传活动，对市场推介和重要来访等活动形成
总结报告。
第十三条 负责管理和保存公司股东名册资料、董事名册、
大股东的持股数量和董事股份记录资料，以及公司发行在外的债
券权益人名单。
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第十四条 协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法
规、规范性文件、公司章程等的有关规定。在知悉公司作出或可
能作出违反有关规定的决议时，有义务及时提醒。
第十五条 协调向公司其他审核机构履行监督职能提供必须
的信息资料，协助做好对有关公司财务主管、公司董事和经理履
行诚信责任的调查。
第十六条 履行董事会授予的其他职权。
第四章 董事会秘书的工作程序
第十七条 会议筹备、组织：
（一）关于会议的召开时间、地点，董事会秘书在请示了董
事长后，应尽快按照《公司章程》及其他有关规则规定的时限、
方式和内容发出通知；
（二）关于董事会授权决定是否提交会议讨论的提案，董事
会秘书应按照关联性和程序性原则来决定；
（三）需提交的提案、资料，董事会秘书应在会议召开前，
送达各与会者手中；
（四）董事会秘书应作会议记录并至少保存十年。
第十八条 信息及重大事项的发布：
（一）根据有关法律、法规，决定是否需发布信息及重大事
项；
（二）对外公告的信息及重大事项，董事会秘书应事前请示
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董事长；
（三）对于信息公告的发布，董事会秘书应签名确认审核后
发布。
第十九条 政府相关部门对公司的问询函，董事会秘书应组
织协调相关部门准备资料回答问题，完成后进行审核。
第五章 董事会秘书的办事机构
第二十条 董事会秘书负责管理公司资本运营部。
第二十一条 公司资本运营部具体负责完成董秘交办的工作。
第六章 董事会秘书的聘任
第二十二条 董事会秘书由公司董事长提名，经董事会聘任
或解聘。
公司董事、经理及公司内部有关部门要支持董事会秘书依法
履行职责，在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要
的保证。公司各有关部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。
第二十三条 公司不得无故解聘董事会秘书，解聘董事会秘
书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当说明原因。
第二十四条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一
名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董
事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董
事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺期间超过三个月之后，
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董事长应当代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书
的聘任工作。
第二十五条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，应另外
委任一名董事会证券事务代表，在董事会秘书不能履行其职责时，
代行董事会秘书的职责。证券事务代表应当具备董事会秘书的任
职资格。
第七章 董事会秘书的法律责任
第二十六条 董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应
当遵守公司章程，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公
司的地位和职权为自己谋私利。
第二十七条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事
实发生之日起在一个月内解聘董事会秘书：
（一）出现《深圳证券交易所股票上市规则》4.4.4条所规
定情形之一；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重
大损失；
（四）违反国家法律、行政法规、部门规章、《股票上市规
则》、证券交易所其他规定和公司章程，给投资者造成重大损失。
第二十八条 被解聘的董事会秘书离任前应接受公司董事会、
审计委员会的离任审查，并在公司审计委员会的监督下，将有关
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档案材料、尚未了结的事务、遗留问题，完整移交给继任的董事
会秘书。董事会秘书在离任时应签订必要的保密协议，履行持续
保密义务。
第八章 附 则
第二十九条 本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、
法规、规范性文件及公司章程的有关规定执行。
第三十条 本工作制度经公司董事会表决通过之日起生效，
修改时亦同。
第三十一条 本工作制度解释权属于公司董事会。
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