海南京粮控股股份有限公司
第一章 总则
第一条 为规范海南京粮控股股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的行
为，根据《中华人民共和国公司法》《深圳证券交易所股票上市规则》等有关法规以及
《海南京粮控股股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等相关规定，制定
本细则。
第二条 公司设董事会秘书一名，作为公司与证券交易所的指定联络人。董事会秘
书为公司的高级管理人员，对公司和董事会负责。
公司董事会办公室（证券事务部）负责公司信息披露事务，由董事会秘书负责管理。
第三条 董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担与公司高级管理人员相应的法律
责任，享受相关待遇，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利
益。
第二章 任职资格
第四条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有
良好的职业道德和个人品德，并取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。
第五条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）《深圳证券交易所股票上市规则》第4.3.3条规定的不得担任公司董事、高
级管理人员的情形；
（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；
（三）最近三十六个月受到深圳证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章 主要职责
第六条 董事会秘书履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事
务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东
及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理人员相
关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳
证券交易所报告并公告；
（五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及时回复
深圳证券交易所问询；
（六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、《深圳证券交易所股票上市规
则》及深圳证券交易所其他相关规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中
的职责；
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、《深圳证券
交易所股票上市规则》和其他相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在
知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提
醒并立即如实地向深圳证券交易所报告；
（八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等；
（九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第七条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人及其他
高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有
关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向深圳证券交
易所报告。
第八条 董事会秘书在履行信息披露职责时，应当接受公司董事会的监督。
第九条 董事会秘书在任职期间应按要求参加深圳证券交易所组织的董事会秘书后
续培训。
第十条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，
则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。
第四章 聘任与解聘
第十一条 董事会秘书由董事会聘任，任期三年，聘期与董事会任期一致，可连聘
连任。
第十二条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任公司证券事务代表，协助董
事会秘书履行职责，在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行
其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券
事务代表应当参加深圳证券交易所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格。
第十三条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向深圳证券交
易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包
括符合本细则任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、
通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后
的资料。
第十四条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并
公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交
个人陈述报告。
第十五条 董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自事实发生之日起在一个月内
解聘董事会秘书：
（一）出现本细则第五条所规定情形之一；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；
（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《深圳证券交易所股票上市
规则》、深圳证券交易所其他相关规定或者《公司章程》，给公司、投资者造成重大损
失。
第十六条 董事会秘书离任时，应当接受董事会的离任审查，移交有关档案文件、
正在办理或待办理事项。
第十七条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管理人员
代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司在指定代行董事会
秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
公司董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代
行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第五章 附则
第十八条 本细则各项条款与法律、法规、规章不一致的，以法律、法规、规章的
规定为准。
第十九条 本细则由公司董事会办公室（证券事务部）负责解释。
第二十条 本细则经公司董事会审议通过，自印发之日起施行。《海南京粮控股股
份有限公司董事会秘书工作细则》（京粮控股企〔2022〕60号）同时废止。
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