苏州光格科技股份有限公司 董事会秘书工作细则
苏州光格科技股份有限公司
董事会秘书工作细则
第一章 总则
第一条 为了规范苏州光格科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘
书的行为，充分发挥董事会秘书的监督管理工作，完善公司法人治理结构，促进
公司规范运作，根据《中华人民共和国公司法》
（以下简称“《公司法》”）、
《中
华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上海证券交易所科创板股
票上市规则》
（以下简称“《上市规则》”）、
《上海证券交易所上市公司自律监管指
引第 1 号——规范运作》《上市公司董事会秘书监管规则》等法律、法规、规范
性文件和《苏州光格科技股份有限公司章程》
（以下简称“公司章程”）的规定，
制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名，作为公司与上海证券交易所之间的指定联
络人，负责办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务以及
公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料管理等事宜。
董事会秘书协助董事会履行职责，向董事会报告工作。董事会秘书是公司高
级管理人员，对公司和董事会负责。公司证券部为公司的信息披露事务部门，由
董事会秘书负责管理。
董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担高级管理人员的有关法律责任，对
公司负有忠实和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。
第二章 董事会秘书的任职资格
第三条 董事会秘书由董事会聘任。董事会提名委员会对董事会秘书人选及
其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第四条 担任公司董事会秘书，应当符合以下情形，并予以披露：
（一）具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘
书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上
工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验；
（二）不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形；
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（三）最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督
管理措施；
（四）最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（五）未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市
场禁入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董
事、高级管理人员等或者期限已届满；
（六）法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。
第五条 董事会秘书不得兼任经理、分管经营业务的副经理、财务负责人。董
事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，确
保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。董事会秘书应当持续加强证券
法律法规及上海证券交易所业务规则的学习，不断提高履职能力。
公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师不得兼任公司
董事会秘书。
第六条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海证券交易所提交下
列资料：
（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合本规定的任职条件的说明、现任
职务、工作表现、个人品德等内容；
（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；
（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址
及专用电子邮箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交
变更后的资料。
第七条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。
第八条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，应当停止履职并辞去职务，董
事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉相关事实发生后，应当立即召
开会议将其解聘：
（一）不符合本工作制度第四条规定的情形；
（二）连续不能履行职责达到 3 个月以上；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给上市公司、投资者造成重大
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损失或者对公司产生重大影响的；
（四）违反法律法规、中国证监会规定、上海证券交易所相关规定和公司章
程、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。
董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公
告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易所提交个人陈述报告。
第九条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会的离任
审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。
董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文
件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
第十条 董事会秘书被解聘或者辞职的，上市公司应当在六个月内完成董事
会秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第三章 履 职
第十一条 董事会秘书的职权范围为：组织筹备董事会会议和股东会，准备
会议文件，安排有关会务，负责会议记录，保障记录的准确性，保管会议文件和
记录资料等，主动掌握有关决议的执行情况，对实施中出现的重要问题，应及时
向董事会报告并提出建议。
第十二条 公司董事会秘书对公司和董事会负责，履行以下职责：
（一）负责办理公司信息披露事务，组织制订公司信息披露事务管理制度并
维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、财务负责人等高级
管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇
总形成定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核；建议
董事长召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常
情形并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；
（三）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的
内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作；
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作；
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制
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度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大
信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
上海证券交易所相关规定和公司章程的规定；
（七）发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和
上海证券交易所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、
内部控制问题或者线索的，及时向审计委员会报告；
（八）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上海
证券交易所规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（九）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券交
易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级
管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向
上海证券交易所报告；
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见；
（十一）关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向
董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复上
海证券交易所问询；
（十二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了
解和认同；协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证
券监管机构等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通；
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理公司股东名册；每
季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买
卖本公司股票的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并
及时向上海证券交易所报告；
（十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照
上海证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护；
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（十五）法律法规、中国证监会和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第十三条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会
秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，或者要求公司有关
部门、人员对相关事项作出说明。
第十四条 公司董事、其他高级管理人员和公司有关部门应当支持、配合董
事会秘书的工作，知悉重大事件、已披露事项进展等情况时，应当按照公司规定
及时履行报告义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，
不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重
大问题或者线索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
第十五条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及
时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。
第十六条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻
挠时，应当及时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。
董事会秘书仍受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、上海证券交易所报
告并提供相关证据。
第十七条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离
任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行为
的信息不属于前述应当履行保密的范围。
第十八条 公司应当聘请证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘
书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除
董事会秘书对其职责所负有的责任。
第四章 董事会秘书的法律责任
第十九条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉的义务，承担高级管理人员的
有关法律责任，应当切实遵守《公司章程》及其他有关的法律、行政法规和规范
性文件的基本要求，忠实履行职责，维护公司利益。
第二十条 董事会秘书不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占
公司的财产。董事会秘书执行职务时违反法律、行政法规或者《公司章程》的有
关规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。
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第五章 附 则
第二十一条 除非特别说明，本制度所使用的术语与公司章程中该等术语
的含义相同。
第二十二条 本制度经公司董事会审议通过之日起生效实施，修订时亦同。
第二十三条 本制度由董事会负责解释。
第二十四条 本制度未尽事宜，按有关法律、法规及公司章程的规定执行；
本制度如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的公司章程相抵触时，
按有关法律、法规及公司章程的规定执行。
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