厦门厦工机械股份有限公司
董事会秘书工作制度
（2026 年 10 月 28 日第十一届董事会第十二次会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为提高厦门厦工机械股份有限公司（以下简称“公司”）治理水平，
规范董事会秘书行为，促进和保障董事会秘书积极履行职责，根据《中华人民共
和国公司法》（以下简称《公司法》）《中华人民共和国证券法》《上市公司董事会
秘书监管规则》
《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规、规范性文件及《厦
门厦工机械股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）等规定，制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书，协助董事会履行职责，向董事会报告工作。
第三条 董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会（以
下简称“中国证监会”）规定（以下统称法律法规）、上海证券交易所业务规则和
《公司章程》的规定忠实、勤勉地履行职责。
董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操
纵证券市场等行为。
第四条 董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证
监会、证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。
第五条 公司应当聘请证券事务代表，设立由董事会秘书分管的工作部门，
为董事会秘书依法履职提供必要保障。
证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会
秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会
秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。
证券事务代表的任职条件参照本制度第六条规定。
第二章 董事会秘书的任免
第六条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法
规和证券交易所业务规则，具备履行职责所必需的工作经验。
前款所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律合规、
金融从业或其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律
职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五
年以上工作经验。
具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：
（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定，不得担任上市公司董事、
高级管理人员；
（二）最近三十六个月受到过中国证监会行政处罚或者被中国证监会采取三
次以上行政监督管理措施；
（三）最近三十六个月受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场
禁入措施，期限尚未届满；
（五）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员等，
期限尚未届满；
（六）法律法规、中国证监会、证券交易所业务规则规定的其他情形。
第七条 董事会秘书由董事长提名，董事会聘任或解聘。董事会提名委员会
对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第八条 董事会秘书具有下列情形之一的，应当停止履职并辞去职务，董事
会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉该事实发生后应当立即召开会议
决定是否将其解聘：
（一）不符合本制度第六条所列的情形；
（二）连续不能履行职责达到三个月以上；
（三）履行职责存在重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对
公司产生重大影响的；
（四）其他违反法律法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和《公司
章程》、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响
的。
第九条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或辞职的，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并
公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提
交个人陈述报告。
第十条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会秘
书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第十一条 董事会秘书不得兼任总裁、分管经营业务的副总裁、财务负责人。
董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，
确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断
提高履职能力。
第三章 董事会秘书的履职
第十二条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责办理公司信息披露事务，组织制订公司信息披露事务管理制度并
维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总裁、财务总监等高级管理
人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇总形
成定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核；建议董事
长召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情形
并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；
（三）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的
内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作；
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作；
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制
度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大
信息泄露时，立即向证券交易所报告并披露；
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
证券交易所相关规定和《公司章程》的规定；
（七）发现《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和证券
交易所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、内部控
制问题或者线索的，及时向审计委员会报告；
（八）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、证券
交易所规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（九）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、证券交易所
相关规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管
理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向证
券交易所报告；
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见；
（十一）关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向
董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复证
券交易所问询；
（十二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了
解和认同；协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证
券监管机构等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通；
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理公司股东名册；每
季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买
卖本公司股票的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并
及时向证券交易所报告；
（十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照
证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护；
（十五）法律法规和证券交易所要求履行的其他职责。
第十三条 董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议
情况，提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（二）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
（三）每位董事的发言情况；
（四）每一决议事项的表决方式和结果；
（五）《公司章程》规定的其他应当记载的事项。
第十四条 董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下
列情形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开
股东会会议的决议：
（一）公司需要召开年度股东会会议的；
（二）单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会
会议的；
（三）审计委员会提议召开临时股东会会议的；
（四）过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（五）其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董
事会秘书应当按照规定及时组织披露。
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召集或者股东自行召
集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。
第十五条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会
秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和
经营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。
第十六条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，应当制定重大事
件报告、传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理
流程，确保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。
第十七条 董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会
秘书的工作，知悉重大事件、已披露事项进展等情况时，应当按照公司规定及时
履行报告义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得
拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问
题或者线索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
第十八条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应当
及时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘
书仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向本所报告，并提供相关证据。
第十九条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，
信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事
项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
第二十条 董事会秘书按照中国证监会《上市公司董事会秘书监管规则》规
定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、证
券交易所报告。
第二十一条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定
与其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任
追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。
第四章 附 则
第二十二条 本制度未尽事宜，按照相关法律法规、规范性文件和《公司章
程》的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律法规、规范性文件或经合法程
序修订后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律法规、规范性文件和《公司
章程》的规定执行。
第二十三条 本制度由公司董事会负责解释和修订。
第二十四条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施。公司此前制定的《董
事会秘书工作制度》同时废止。
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