杭华油墨股份有限公司 董事会秘书工作细则
杭华油墨股份有限公司
董事会秘书工作细则
第一章 总 则
第一条 为提高杭华油墨股份有限公司（以下简称“公司”）的治理水平，
充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，依据《中华
人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简
称《证券法》）、《上海证券交易所科创板上市公司自律监管指引第 1 号——规范
运作》
（以下简称《规范运作指引》）等相关法律、法规、规范性文件和《杭华油
墨股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）的规定，制定本细则。
第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书作为公司与证券交易所之间的
指定联络人，是公司董事会聘任的高级管理人员，对公司和董事会负责。
公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、其他高级管理人员和
相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司财务和经营情况并得到公司有关文件
和记录，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并有权
要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
第三条 董事会秘书应当遵守公司章程，承担公司高级管理人员的有关法律
责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。
第二章 任职资格
第四条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。
第五条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：
（一）具有良好的职业道德和个人品质；
（二）熟悉证券法律法规和规则；
（三）具备履行职责所必需的工作经验。
前款第三项所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律
合规、金融从业或其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取
得法律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且
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具有五年以上工作经验。
第六条 下列人员不得担任公司董事会秘书：
（一）《规范运作指引》第 4.2.2 条规定的不得担任科创公司董事、高级管
理人员的情形；
（二）最近 36 个月受到过中国证监会行政处罚或者被中国证监会采取 3 次
以上行政监督管理措施；
（三）最近 36 个月受到过证券交易所公开谴责或者 3 次以上通报批评；
（四）法律、行政法规、中国证监会、上海证券交易所规定的其他情形。
公司应当就董事会秘书候选人符合第五条、第六条规定的要求作出说明并予
以披露。
第三章 主要职责
第七条 董事会秘书的职责：
（一）负责办理公司信息披露事务，组织制订公司信息披露事务管理制度并
维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、财务负责人等高级
管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇
总形成定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核；建议
董事长召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常
情形并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；
（三）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的
内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作；
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作；
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制
度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大
信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
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确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
上海证券交易所相关规定和公司章程的规定；
（七）发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和
上海证券交易所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、
内部控制问题或者线索的，及时向审计委员会报告；
（八）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上海
证券交易所规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（九）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券交
易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级
管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向
上海证券交易所报告；
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见；
（十一）关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向
董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复上
海证券交易所问询；
（十二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了
解和认同；协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证
券监管机构等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通；
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理公司股东名册；每
季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买
卖本公司股票的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并
及时向上海证券交易所报告；
（十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照
上海证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护；
（十五）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第八条 董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副总经理、财务负责
人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职
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责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
第九条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会秘
书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解上市公司的财务
和经营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。
第十条 公司薪酬与考核委员会应每年对董事会秘书的履职情况进行年度
综合评价，并向董事会报告。评价内容应当从是否持续符合任职资格、信息披露
事务的完成情况、投资者关系管理及内外部沟通的有效性等方面进行。
如董事会秘书存在未能勤勉尽责的情况，公司应根据情节轻重采取相应责任
追究措施，包括但不限于：责令改正、通报批评、扣减绩效薪酬等。情节严重的，
应当及时更换董事会秘书。
第四章 聘任与解聘
第一节 聘任
第十一条 董事会秘书由公司董事长提名，董事会聘任，报证券交易所备案
并公告。
第十二条 公司董事会聘任董事会秘书后，应当及时公告并向证券交易所提
交下列资料：
（一）公司董事会推荐书，内容包括董事会秘书符合董事会秘书任职资格的
说明、现任职务和工作履历等内容；
（二）董事会秘书的个人简历和学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址
及专用电子邮箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向证券交易所提交变更
后的资料。
公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在
任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法
违规行为的信息除外。
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第十三条 公司在聘任董事会秘书的同时，聘任证券事务代表，协助董事会
秘书履行职责；在董事会秘书不能履行职责时，可由证券事务代表行使其权利并
履行其职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的
责任。证券事务代表应当取得证券交易所颁发的董事会秘书资格培训合格证书。
第二节 离职或解聘
第十四条 董事会秘书在任职期间出现以下情形之一的，公司应当停止履职
并辞去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉相关事实发生
后，应当立即召开会议将其解聘：
（一）出现第六条规定的任何一种情形；
（二）连续不能履行职责达到 3 个月以上；
（三）在执行职务时出现重大错误和疏漏，给公司或投资者造成重大损失或
者对公司产生重大影响的；
（四）违反法律法规、中国证监会规定、上海证券交易所相关规定和公司章
程、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。
第十五条 公司董事会秘书如辞职或被解聘，公司董事会应当在原任董事会
秘书离职后 6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。董事会秘书空缺期间，应当由
公司董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书离任前，应当接受公司董事会的离任审查，移交有关档案文件、
正在办理的事项以及其他待办理事项。
董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文
件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
第十六条 公司董事会解聘董事会秘书应当具有充分理由，解聘董事会秘书
或董事会秘书辞职时，公司董事会应当同时向证券交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提
交个人陈述报告。
第五章 附则
第十七条 本细则由公司董事会负责解释。
第十八条 本细则未尽事宜，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行；
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本细则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的公司章程相抵触，
按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。
第十九条 本细则自公司董事会审议通过之日起施行。
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