恒林股份 董事会秘书工作细则
恒林家居股份有限公司
董事会秘书工作细则
（2026 年 8 月修订）
第一章 总 则
第一条 为提高恒林家居股份有限公司（以下简称公司）治理水平，充分发
挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，根据《中华人民共
和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中华人民共和国证券法》(以下简称《证
券法》）、《上市公司董事会秘书监管规则》《上海证券交易所股票上市规则》
《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——规范运作》等法律、法规、
规范性文件以及《恒林家居股份有限公司章程》(以下简称《公司章程》)的规定，
特制定《恒林家居股份有限公司董事会秘书工作细则》（以下简称本细则）。
第二条 公司设董事会秘书 1 名，董事会秘书为公司的高级管理人员，由公
司董事会聘任，协助董事会履行职责，向董事会报告工作。法律法规及《公司章
程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。
第三条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所、证券监管机构之间的指
定联络人。公司董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以公司名义向上海证券
交易所办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。
第四条 董事会办公室是公司信息披露事务管理部门，负责公司信息披露，
该部门由公司董事会秘书负责管理。
第二章 任职资格
第五条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法
规和证券交易所业务规则，具备履行职责所必需的工作经验。
前款所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律合规、
金融从业或其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律
职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五
年以上工作经验。
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第六条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
(一)根据《公司法》《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规及其他有
关规定，不得担任董事、高级管理人员的情形；
(二)被中国证券监督管理委员会（以下简称中国证监会）采取不得担任上市
公司董事、高级管理人员的证券市场禁入措施，期限尚未届满；
(三)被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员，期
限尚未届满；
(四)最近 36 个月受到中国证监会行政处罚或采取 3 次以上行政监督管理措
施；
(五)最近 36 个月受到证券交易所公开谴责或 3 次以上通报批评；
(六)法律法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则规定的其他情形。
第三章 职 责
第七条 董事会秘书应当遵守《公司章程》,承担与公司高级管理人员相应的
法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。
第八条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责办理公司信息披露事务，组织制订公司信息披露事务管理制度并
维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、财务负责人等高级
管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇
总形成定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核；建议
董事长召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常
情形并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；
（三）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的
内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作；
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（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作；
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制
度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大
信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
上海证券交易所相关规定和公司章程的规定；
（七）发现公司章程、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和上海证
券交易所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、内部
控制问题或者线索的，及时向审计委员会报告；
（八）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上海
证券交易所规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（九）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券交
易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级
管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向
上海证券交易所报告；
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见；
（十一）关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向
董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复上
海证券交易所问询；
（十二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了
解和认同；协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证
券监管机构等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通；
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（十三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理公司股东名册；每
季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买
卖本公司股票的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并
及时向上海证券交易所报告；
（十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照
上海证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护；
（十五）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第九条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人
及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书的工作，根据董
事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履
职行为。
董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责有权参加高级管理人
员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经营等情况，或者要求公
司有关部门、人员对相关事项作出说明。
董事和高级管理人员向公司董事会报告重大事项的，应当同时通报董事会秘
书。
第十条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应当及时
向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍
然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、上海证券交易所报告，并提供
受到不当妨碍或者阻挠的证据。
第十一条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，
信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事
项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。
董事会秘书按照本规则规定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳
的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。
第十二条 董事会秘书不得兼任经理、分管经营业务的副经理、财务负责人。
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董事会秘书兼任上市公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职
责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断
提高履职能力。
第四章 任免程序
第十三条 董事会秘书由公司董事长提名，董事会提名委员会对董事会秘书
人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议，经董事会聘任或解聘。
董事会秘书每届任期三年（至同届董事会届满为止），可以连续聘任。
第十四条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向上海
证券交易所提交下列资料：
(一)公司董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合相关规则规定
的任职条件的说明、现任职务、工作表现及个人品德等内容；
(二)董事会秘书、证券事务代表的个人简历和学历证明复印件；
(三)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；
(四)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传
真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交
变更后的资料。
第十五条 董事会秘书出现以下情形之一的，董事会知悉或者应当知悉该事
实发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘：
(一)出现本细则第六条规定不得担任董事会秘书的情形之一的；
(二)连续 3 个月以上不能履行职责的；
(三)在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者
对公司产生重大影响的；
(四)有违反法律、法规、规范性文件和《公司章程》等，给公司、投资者造
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成重大损失或者对公司产生重大影响的。
第十六条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与
其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追
究；情节严重的，及时更换董事会秘书。
第十七条 公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，不得无故将其解
聘。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明
原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上海
证券交易所提交个人陈述报告。
第十八条 董事会秘书离任前，应当接受董事会的离任审查，将有关档案文
件、正在办理或待办理事项，在公司董事会审计委员会的监督下移交。
董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查文件
和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，承诺在任职期间及离任后，
持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。
第十九条 公司董事会应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。在
董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责，在此期间，并不
当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。
证券事务代表应当具有董事会秘书的任职资格，经过相关监管机构的专业培
训和资格考核并取得合格证书。
第二十条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在 6 个月内完成董事会
秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第五章 法律责任
第二十一条 董事会秘书违反法律、法规或《公司章程》的规定，应依法承
担相应的责任。
第二十二条 董事会秘书因违反法律、法规或《公司章程》的规定被实施证
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券市场禁入或公司因此被建议更换董事会秘书时，公司应依照相关规定及时解聘
董事会秘书。
第六章 附 则
第二十三条 本细则未尽事宜，按照国家有关法律法规、部门规章、规范性
文件和《公司章程》执行；本细则有关内容若与国家颁布的法律、行政法规、规
范性文件或《公司章程》规定不一致时，以法律、行政法规、规范性文件、《公
司章程》的规定为准。
第二十四条 本细则由董事会负责修订和解释。
第二十五条 本细则自董事会审议通过之日起实施，原《董事会秘书工作细
则》（2025 年 4 月）同时废止。
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