汇纳科技股份有限公司 董事会秘书工作制度
汇纳科技股份有限公司
董事会秘书工作制度
（2026 年 8 月）
汇纳科技股份有限公司 董事会秘书工作制度
第一章 总则
第一条 为规范汇纳科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的
行为，完善公司法人治理结构，促进公司的规范运作，特制定本制度。
第二条 本制度依照《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、
《上市公司董事会秘书监管规则》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深
圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》《汇
纳科技股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）及其他现行有效的相关法
律、法规的规定制定。
第二章 设置及任职资格
第三条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书是公司的高级管理人员，协助
董事会履行职责，向董事会报告工作。
第四条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识
和工作经验，具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法规和证券交易所
业务规则。公司聘任董事会秘书，应当就候选人符合下列情形作出说明，并予以
披露：
（一）具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘
书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上
工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验；
（二）不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形；
（三）最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或采取三次以上行政监督管
理措施；
（四）最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或三次以上通报批评；
（五）未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市
场禁入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董
事、高级管理人员等或者期限已届满；
（六）法律法规、中国证监会规定、深圳证券交易所业务规则规定的其他情
形。
拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中
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国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的
原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。
第五条 董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副经理、财务负责人。
董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职
责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断
提高履职能力。
拟聘任的董事会秘书除应符合法律法规、深圳证券交易所业务规则规定的高
级管理人员的任职要求外，提名人和候选人还应在其被提名时说明候选人是否熟
悉履职相关的法律法规、是否具备与岗位要求相适应的职业操守、是否具备相应
的专业胜任能力与从业经验。
第三章 职责范围
第六条 董事会秘书应当严格依照法律法规、深圳证券交易所业务规则、公
司章程的规定忠实、勤勉地履行职责。
董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操
纵证券市场等行为。
第七条 董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证
监会、深圳证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。
第八条 董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度
的有效执行，办理公司信息披露事务。
董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当
及时向董事会报告，提出整改建议。
第九条 董事会秘书负责组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、
财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规
定的内容和格式汇总形成定期报告草案。
定期报告草案编制完成后，董事会秘书应当建议董事会审计委员会召开会议
对定期报告中的财务信息进行审核。审计委员会审议通过后，董事会秘书应当建
议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露。
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董事会秘书应当在职责范围内，关注定期报告出现的财务数据异常、经营与
业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形，并及时开展核实；发现问
题的，向董事会报告，提出整改建议。
第十条 董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息，并报告董
事会，按照规定的内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作。
董事长、总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、
完整性、及时性、公平性承担主要责任。
第十一条 董事会秘书应当保证公司信息披露文件在证券交易所的网站和
符合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形式
代替公司应当履行的报告、公告义务。
第十二条 董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负
责暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。
第十三条 董事会秘书负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管
理制度并维护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案。
第十四条 董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核
实相关情况，并向董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议。
第十五条 董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作，接待投资
者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料，增进投资者对公司的
了解和认同。
第十六条 董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需
要召开董事会会议情形的，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长
不能履行或者不履行召集职责的，应当建议副董事长召集；副董事长不能履行或
者不履行召集职责的，应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。
第十七条 董事会召开会议的，董事会秘书应当按照公司章程规定的时限提
前通知全体董事，并将会议资料送达全体董事。
董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、深圳证券交
易所业务规则和公司章程的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效
力情形的，应当向董事会报告。
第十八条 董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议
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情况，提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（二）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
（三）每位董事的发言情况；
（四）每一决议事项的表决方式和结果；
（五）公司章程规定其他应当记载的事项。
第十九条 董事会秘书应当协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董
事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够
的资源和必要的专业意见。
第二十条 董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下
列情形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开
股东会会议的决议：
（一）公司需要召开年度股东会会议的；
（二）单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会
会议的；
（三）审计委员会提议召开临时股东会会议的；
（四）过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（五）其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董
事会秘书应当按照规定及时组织披露。
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召集或者股东自行召
集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。
第二十一条 董事会秘书负责筹备股东会会议，确保会议召集、召开和表
决程序符合法律法规、深圳证券交易所业务规则和公司章程的规定。
第二十二条 董事会秘书负责股东会的会议记录，确保会议记录如实反映
会议情况。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；
（二）会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；
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（三）出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司
股份总数的比例；
（四）每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；
（五）股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；
（六）律师及计票人、监票人姓名；
（七）公司章程规定应当记载的其他内容。
第二十三条 董事会秘书负责管理公司股东名册，按照相关规定定期核实
持有百分之五以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有本公司
股份情况。
第二十四条 董事会秘书发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配
等不符合法律法规和深圳证券交易所业务规则的，应当向董事会报告，提出整改
的建议。
董事会秘书应当督促董事、高级管理人员遵守法律法规和证券交易所业务规
则，定期组织董事、高级管理人员进行培训。
第二十五条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露
信息，信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或未按规定履行重
大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、深圳证券交易所报告。
董事会秘书按规定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的，应当及
时向中国证监会、深圳证券交易所报告。
第四章 聘任与解聘
第二十六条 董事会秘书由董事会聘任。董事会提名委员会对董事会秘书
人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。董事会秘书任期三年，
聘期自聘任之日起，至本届董事会任期届满止，可连聘连任。
第二十七条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。
第二十八条 董事会秘书有以下情形之一的，董事会知悉或者应当知悉该
事实发生后应当立即召开董事会会议决定是否解聘董事会秘书：
（一）不符合本制度第四条所规定的情形之一；
（二）连续不能履行职责达到三个月以上；
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（三）履行职务存在重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对
公司产生重大影响的；
（四）其他违反国家法律、行政法规、部门规章、深圳证券交易所规定和公
司章程、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影
响的。
董事会秘书被解聘或辞职的，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原
因并公告。董事会秘书可以就公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券
交易所提交个人陈述报告。
第二十九条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承
诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公
司违法违规的信息除外。
董事会秘书辞职时，应提前一个月通知公司董事会并说明原因。
董事会秘书离任前，应当接受董事会的离任审查，在审计委员会的监督下移
交有关档案文件、正在办理或待办理事项。
第三十条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会
秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第三十一条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设
定与其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责
任追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。
第五章 工作保障与程序
第三十二条 公司在聘任董事会秘书的同时，应当聘请证券事务代表，协
助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其
权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所
负有的责任。公司应当设立由董事会秘书分管的工作部门，在机构设置、工作人
员配备以及经费等方面为董事会秘书依法履职提供必要保障，公司各有关部门要
积极配合董事会秘书工作机构的工作。
第三十三条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董
事会秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财
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务和经营等情况，或要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。
董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，
根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或干预其正常履职行为。
第三十四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事
件报告、传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理
流程，确保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。
董事、其他高级管理人员及公司其他人员知悉重大事件、已披露事项进展等，
应当及时履行报告义务并通知董事会秘书，董事会秘书应当建议董事会及时披露。
第三十五条 公司内部审计机构发现重大问题或线索的，应当及时向审计
委员会报告，并通报董事会秘书。
董事会秘书在履行职责过程中发现财务信息、内部控制问题或线索的，应当
及时向审计委员会报告。
第三十六条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应
当及时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会
秘书仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、深圳证券交易所报告，
并提供相关证据。
第三十七条 公司加强股份管理的内部控制，督促董事和高级管理人员按
照《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》
及深圳证券交易所其他相关规定的要求，在买卖本公司股票前将买卖计划以书面
方式通知董事会秘书，董事会秘书应当核查公司信息披露及重大事项等进展情况，
如该买卖行为可能存在不当情形，董事会秘书应当及时书面通知拟进行买卖的董
事和高级管理人员，并提示相关风险。
第三十八条 公司控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员及其他员
工在接受特定对象采访和调研前，应当知会董事会秘书，董事会秘书应妥善安排
采访或调研过程，原则上全程参加。接受采访或者调研人员应当就调研过程和交
流内容形成书面记录，与采访或者调研人员共同亲笔签字确认，董事会秘书应当
签字确认。具备条件的，可以对调研过程进行录音录像。
第六章 附则
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第三十九条 有下列情形之一的，公司应当修改本制度：
（一）《公司法》或有关法律、行政法规修改后，本制度规定的事项与修改
后的法律、行政法规的规定相抵触；
（二）董事会决定修改本制度。
第四十条 本制度未尽事宜或与日后颁布、修改的有关法律法规及公司章程
的规定不一致的，依照有关法律法规、公司章程及其他规范性文件的规定执行。
第四十一条 本制度所称“以上”含本数。
第四十二条 本制度的解释权归公司董事会。
第四十三条 本制度于公司董事会通过之日起生效。
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