山东同大海岛新材料股份有限公司
第一章 总则
第一条 为明确董事会秘书的职责，进一步完善公司治理结构，保护公司全
体股东的利益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、
《中华人民共和国证券法》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称
“《创业板股票上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2
号——创业板上市公司规范运作》《上市公司董事会秘书监管规则》等相关法律
法规以及《山东同大海岛新材料股份有限公司章程》
（以下简称“《公司章程》”），
制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书 1 名，是公司的高级管理人员，对公司和董事会
负责，承担法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的义务，享有
相应的工作职权。
第三条 董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证
监会、证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。
第二章 董事会秘书的任职资格
第四条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品质，熟悉证券法律法
规和规则，取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书，并符合下列条件之一：
（一）具备五年以上财务、会计、审计、法律合规、金融从业或者其他与履
行董事会秘书职责相关的工作经验；
（二）取得法律职业资格证书并且具有五年以上工作经验；
（三）取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验。
第五条 具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：
（一）有《公司法》第一百七十八条规定情形之一的；
（二）最近三十六个月内受到中国证监会行政处罚或采取三次以上行政监督
管理措施；
（三）最近三十六个月内受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场
禁入措施，期限尚未届满；
（五）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员，
期限尚未届满；
（六）法律法规、深圳证券交易所规定的其他情形。
第三章 董事会秘书的职责
第六条 董事会秘书的主要职责是：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息
披露事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守
信息披露有关规定。
（二）负责组织和协调定期报告草案的编制工作，督促总经理、财务负责人
等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定汇总形成
定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核，建议董事长
召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情形并
及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议。
（三）负责及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按照
规定编制临时报告，组织临时报告的披露工作。
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作。
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订公司内幕信息管理制度并维
护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开
重大信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告。
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；组织筹备董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
深圳证券交易所规定及《公司章程》的规定。
（七）发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法
规、深圳证券交易所规定的，向董事会报告，并提出整改建议；发现财务信息、
内部控制问题或者违法违规线索的，及时向审计委员会报告。
（八）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解
和认同；协调公司与股东及实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证券
监管机构等之间的信息沟通，确保联络渠道的畅通。
（九）关注有关公司的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，向董事会
报告并提出澄清等符合规定的处理建议，督促董事会等有关主体及时回复深圳证
券交易所问询。
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见。
（十一）组织董事、高级管理人员及其他相关人员进行相关法律法规、深圳
证券交易所规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。
（十二）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、本规则、
深圳证券交易所其他规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公
司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提
醒并立即如实向深圳证券交易所报告。
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务，管理公司股东名册，
每季度核实持有公司 5%以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等
持有公司股票及其衍生品种情况。
（十四）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第七条 公司应当聘请证券事务代表、设立由董事会秘书分管的工作部门，
为董事会秘书依法履职提供必要保障。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事
务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信
息披露事务负有的责任。
第八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事件报告、
传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确
保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。
第九条 董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘
书工作，知悉重大事件、已披露事项进展等的，应当按照公司规定及时履行报告
义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻
碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问题或者违
法违规线索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
第四章 董事会秘书的聘任和解聘
第十条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。董事会提名委员
会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第十一条 董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副总经理、财
务负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职
务的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
第十二条 董事会秘书具有下列情形之一的，董事会秘书应当立即停止履职
并辞去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉该事实发生后
应当立即召开会议将其解聘：
（一）本制度第五条规定的任何一种情形；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或者投资者造成重大损
失或者对公司产生重大影响；
（四）违反法律法规、《创业板股票上市规则》、深圳证券交易所其他规定
和《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失或者对公司产生重大影响。
第十三条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董
事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并
公告。
第十四条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会
秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第十五条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制。发现董
事会秘书未勤勉尽责的，公司应当启动内部追责程序；情节严重的，应当及时更
换。
第五章 附则
第十六条 本制度未尽事宜或与本制度生效后颁布、修改的法律、行政法规、
规范性文件或《公司章程》的规定相冲突的，以法律、行政法规、规范性文件或
《公司章程》的规定为准。
第十七条 本制度经公司董事会审议通过之日起生效，修改时亦同。
第十八条 本制度由公司董事会负责解释。
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