德州联合石油科技股份有限公司
董事会秘书工作细则
第一章 总则
第一条 为促进德州联合石油科技股份有限公司(以下简称“公司”)的规范
运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，根据
《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证
券法》（以下简称“《证券法》”）、《深圳证券交易所股票上市规则》（以下
简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——
创业板上市公司规范运作》（以下简称“《规范运作》”）、《上市公司董事会
秘书监管规则》等有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件及《德州联合石
油科技股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”），特制定本细则。
第二条 公司设董事会秘书1名。董事会秘书应当遵守法律、行政法规、中国
证券监督管理委员会规定以及证券交易所业务规则、《公司章程》的规定忠实、
勤勉地履行职责。
董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息、从事内幕交易或操纵证
券市场等违法行为。
第三条 董事会秘书为公司的高级管理人员。法律、法规及《公司章程》对
公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。
第二章 董事会秘书职责
第四条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息
披露事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守
信息披露相关规定；
（二）负责组织和协调定期报告草案的编制工作，督促总经理、财务负责人
等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定汇总形成
定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核，建议董事长
召集董事会会议审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情
形并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；
（三）负责及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按照
规定编制临时报告，组织临时报告的披露工作；
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作；
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订公司内幕信息管理制度并维
护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开
重大信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告；
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；组织筹备董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
证券交易所其他规定及《公司章程》的规定；
（七）发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法
规、证券交易所规定的，向董事会报告，并提出整改建议；发现财务信息、内部
控制问题或者违法违规线索的，及时向审计委员会报告；
（八）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解
和认同；协调公司与股东及实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证券
监管机构等之间的信息沟通，确保联络渠道的畅通；
（九）关注有关公司的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，向董事会
报告并提出澄清等符合规定的处理建议，督促董事会等有关主体及时回复证券交
易所问询；
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见；
（十一）组织董事、高级管理人员及其他相关人员进行相关法律法规、证券
交易所相关规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（十二）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、证券交易
所相关规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高
级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实
向证券交易所报告；
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务，管理公司股东名册，
每季度核实持有公司5%以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持
有公司股票及其衍生品种情况；
（十四）法律法规、中国证监会、证券交易所要求履行的其他职责。
第五条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会秘
书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经
营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。
第六条 董事会秘书应负责做好以下与董事会会议有关的工作：
（一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成董事会筹备工作；
（二）将董事会会议通知及会议资料按规定的方式及时间送达各位董事；
（三）列席董事会会议并负责会议记录，确保会议记录如实反映会议情况，
提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（1）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（2）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
（3）每位董事的发言情况；
（4）每一决议事项的表决方式和结果；
（5）《公司章程》规定其他应当记载的事项。
除会议记录外，董事会秘书还可以对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，
根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议纪录；
（四）董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效力情形的，应当向董事
会报告；
（五）公司依照有关法律、法规、《公司章程》及深圳证券交易所的规定在
董事会会议结束后将董事会决议及有关资料进行公告；
（六）依照《公司章程》的规定认真保管董事会会议文件、会议记录，并装
订成册，建立档案。
第七条 董事会秘书应负责做好以下与股东会有关的工作：
（一）依照有关法律、法规及《公司章程》的规定及时完成股东会的筹备工
作；
（二）董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下列情
形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开股东
会会议的决议：
（1） 公司需要召开年度股东会会议的；
（2） 单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东
会会议的；
（3） 审计委员会提议召开临时股东会会议的；
（4） 过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（5） 其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议不召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定及时组织披露；
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召开或者股东自行召集临
时股东会会议的，董事会秘书应当配合；
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。在年度股东会召开二十日前、临时股
东会召开十五日前以公告方式通知公司股东。
（三）在会议召开前，按规定取得有权出席本次会议的股东名册，并建立出
席会议人员的签到簿；在会议召开日根据前述股东名册，负责核对出席会议股东
（包括股东代理人）的资格是否合法、有效，对不具有合法资格的股东（包括股
东代理人）有权拒绝其进入会场和参加会议；
（四）应在股东会召开前，将下列资料置备于会议通知中载明的会议地址，
以供出席会议的股东（包括股东代理人）查阅：
同或协议，以及董事会关于前述重大事项的起因、必要性、可行性及经济利益等
所作的解释和说明；
的利害关系及利害关系的性质和程度，以及这种利害关系对公司和除关联股东外
的其他股东的影响；
的其他有关资料。
（五）协助董事会依法召集并按公告日期召开股东会；因不可抗力或其他异
常原因导致股东会不能正常召开或未能作出任何决议时，协助董事会向深圳证券
交易所说明原因并按规定进行公告；
（六）协助董事会采取必要的措施保证股东会的严肃性和正常秩序；
（七）按有关法律法规、《公司章程》的规定做好股东会的会议记录确保会
议记录如实反映会议情况。会议记录应当记载以下内容：
（1）会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；
（2）会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；
（3）出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司
股份总数的比例；
（4）每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；
（5）股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；
（6）律师及计票人、监票人姓名；
（7）公司章程规定应当记载的其他内容。
（八）依照有关法律、法规、《公司章程》及深圳证券交易所的规定及时将
股东会决议进行公告；
（九）认真管理保存公司股东会会议文件、会议记录，并装订成册，建立档
案。
第八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事件报告、
传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确
保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。
董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，
知悉公司经营、财务等方面出现的重大事件、已披露事项进展情况等，应当按照
公司规定及时履行报告义务，并通知董事会秘书，董事会秘书应当建议董事会及
时披露。根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事
会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问题或者违法违规线索的，
应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应当及时向董事长
报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到不
当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、证券交易所报告，并提供受到不当妨碍
或者阻挠的证据。
第九条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，信
息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事项
审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
董事会秘书按照中国证监会、证券交易所有关规定向董事会及其专门委员会
提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
第三章 董事会秘书的任职资格
第十条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，
具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法规和证券交易所业务规则。
公司聘任董事会秘书，应当就候选人符合下列情形作出说明，并予以披露：
（一）具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘
书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上
工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验；
（二）不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形；
（三）最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督
管理措施；
（四）最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（五）未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市
场禁入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董
事、高级管理人员等或者期限已届满；
（六）法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。
第十一条 拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法
违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任
该人士的原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。
第四章 董事会秘书的任免
第十二条 董事会秘书由董事会聘任或解聘，对公司和董事会负责。董事会
提名委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建
议。
第十三条 董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副总经理、财
务负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职
务的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断
提高履职能力。
第十四条 董事会秘书在任职期间出现下列情形之一的，董事会秘书应当立
即停止履职并辞去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉该
事实发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘：
（一）不符合本细则第十条所列的情形；
（二）连续不能履行职责达到三个月以上；
（三）履行职责存在重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对
公司产生重大影响的；
（四）其他违反法律法规、证券交易所业务规则和《公司章程》、内部管理
制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。
公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与其职责相匹
配的评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追究；情节严重的，
应当及时更换董事会秘书。
第十五条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董
事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个
人陈述报告。
公司应当在原任董事会秘书被解聘或者辞职后六个月内聘任董事会秘书。在
董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书离任前,应当接受董事会的离任审查,在董事会的监督下移交有
关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。
第十六条 公司在聘任董事会秘书时,应当与其签订保密协议,要求董事会秘
书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及
公司违法违规的信息除外。
第十七条 公司应当聘任证券事务代表、设立由董事会秘书分管的工作部门，
为董事会秘书依法履职提供必要保障，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书
不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当
然免除董事会秘书对公司信息披露事务负有的责任。
公司应当保证董事会秘书、证券事务代表在任职期间按要求参加深圳证券交
易所组织的董事会秘书后续培训。
第五章 附则
第十八条 本细则自公司董事会审议通过之日起生效。
第十九条 本细则由公司董事会负责解释与修订。
第二十条 本细则未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定
执行；本细则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的《公司章程》
相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行，并立即修订，报
董事会审议通过。
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