杭州微光电子股份有限公司
董事会秘书工作规则
（2026 年 07 月修订）
第一章 总 则
第一条 为规范杭州微光电子股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书
的行为，促进和保障董事会秘书积极履行职责，保护投资者的合法权益，根据《中
华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》
《上市公司信息披露管理办法》《上市公司董事会秘书监管规则》《深圳证券交
易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）等有关法律法规、规范性文件
及《杭州微光电子股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等有关规定，
结合公司实际，制定本规则。
第二条 公司设董事会秘书 1 名，董事会秘书为公司的高级管理人员，协助
董事会履行职责，向董事会报告工作。董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、
投资者、董事、中国证监会、深圳证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道
的畅通。
第三条 董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证监会规定，以及深圳
证券交易所业务规则、《公司章程》的规定忠实、勤勉地履行职责。董事会秘书
应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操纵证券市场等行
为。
第四条 公司设立证券办公室，专职协助董事会秘书开展各项履职工作。
第二章 董事会秘书的任职资格和任免程序
第五条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业
知识和工作经验，具有良好的职业道德和个人品德。
前款所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律合规、
金融从业或者其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法
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律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有
五年以上工作经验。
有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、高级管理
人员的情形；
（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场
禁入措施，期限尚未届满；
（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员
等，期限尚未届满；
（四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚或者被中国证监会采取三
次以上行政监督管理措施；
（五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（六）法律法规、中国证监会规定、深圳证券交易所业务规则规定的其他情
形。
公司应当就董事会秘书候选人符合本条要求作出说明并予以披露。
第六条 董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副总经理、财务
负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务
的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及深圳证券交易所业务规则的学习，
不断提高履职能力。
第七条 董事会秘书由董事会聘任。董事会提名委员会对董事会秘书人选及
其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第八条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董
事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利
并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有
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的责任。
证券事务代表的任职条件参照本规则第五条执行。
第九条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向深圳证
券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件，包括符合本规则任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交
变更后的资料。
第十条 董事会秘书有下列情形之一的，董事会秘书应当立即停止履职并辞
去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉相关事实发生后应
当立即召开会议将其解聘：
（一）不符合本规则第五条的规定；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失
或者对公司产生重大影响；
（四）违反法律法规、《上市规则》、深圳证券交易所其他规定或者《公司
章程》、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影
响。
公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。
董事会秘书被解聘或辞职的，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原
因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证
券交易所提交个人陈述报告。
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第十一条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会
秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第三章 董事会秘书的职责和义务
第十二条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息
披露事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守
信息披露有关规定。
董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当
及时向董事会报告，提出整改建议。
（二）负责组织和协调定期报告草案的编制工作，督促总经理、财务负责人
等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定汇总形成
定期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核，建议董事长
召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的财务数据异常、
经营与业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形并及时开展核实，发
现问题的，向董事会报告并提出整改建议。
（三）负责及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按照
规定编制临时报告，组织临时报告的披露工作。
董事长、总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、
完整性、及时性、公平性承担主要责任。
（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的
登记、保管和报送工作。
（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订公司内幕信息管理制度并维
护公司内幕信息管理制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情
人档案，在未公开重大信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告。
（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出
召开会议的建议；组织筹备董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，
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确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
《上市规则》、深圳证券交易所其他规定及《公司章程》的规定。
（七）发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法
规、《上市规则》及深圳证券交易所其他规定的，向董事会报告，并提出整改建
议；发现财务信息、内部控制问题或者违法违规线索的，及时向审计委员会报告。
（八）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解
和认同；协调公司与股东及实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证券
监管机构等之间的信息沟通，确保联络渠道的畅通。
（九）关注有关公司的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，向董事会
报告并提出澄清等符合规定的处理建议，督促董事会等有关主体及时回复深圳证
券交易所问询。
（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及
其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业
意见。
（十一）组织董事、高级管理人员及其他相关人员进行相关法律法规、《上
市规则》及深圳证券交易所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息
披露中的职责。
（十二）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、《上市规
则》、深圳证券交易所其他规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在
知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当
予以提醒并立即如实向深圳证券交易所报告。
（十三）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务，管理公司股东名册，
每季度核实持有公司 5%以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等
持有公司股票及其衍生品种情况。
（十四）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第十三条 出现需要召开董事会会议情形的，董事会秘书应当建议董事长召
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集董事会会议。董事长不能履行或者不履行召集职责的，应当建议其他董事按规
定推举一名董事召集。
董事会召开会议的，董事会秘书应当按照《公司章程》规定的时限提前通知
全体董事，并将会议资料送达全体董事。
董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、深圳证券交
易所业务规则和《公司章程》的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决
议效力情形的，应当向董事会报告。
董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议情况，提醒
出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（二）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
（三）每位董事的发言情况；
（四）每一决议事项的表决方式和结果；
（五）《公司章程》规定其他应当记载的事项。
第十四条 出现下列情形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事
会会议并作出是否召开股东会会议的决议：
（一）公司需要召开年度股东会会议的；
（二）单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东请求召开临时股东会会
议的；
（三）审计委员会提议召开临时股东会会议的；
（四）过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（五）其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董
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事会秘书应当按照规定及时组织披露。
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召集或者股东自行召
集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。
董事会秘书负责筹备股东会会议，确保会议召集、召开和表决程序符合法律
法规、深圳证券交易所业务规则和《公司章程》的规定。
董事会秘书负责股东会的会议记录，确保会议记录如实反映会议情况。会议
记录应当记载以下内容：
（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；
（二）会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；
（三）出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司
股份总数的比例；
（四）每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；
（五）股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；
（六）律师及计票人、监票人姓名；
（七）《公司章程》规定应当记载的其他内容。
第十五条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会
秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和
经营等情况，或者要求公司有关部门和人员对相关事项作出说明。
公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事件报告、传递、
审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确保董事
会秘书及时、准确、全面地获取信息。董事及其他高级管理人员、公司有关部门
应当支持、配合董事会秘书工作，知悉重大事件、已披露事项进展等的，应当按
照公司规定及时履行报告义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供
相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为，董事会秘书应
当建议董事会及时披露。公司内部审计机构发现重大问题或者违法违规线索的，
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应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，应当及时向董事
长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到
不当妨碍或者阻挠的，应当直接向中国证监会、深圳证券交易所报告，并提供相
关证据。
第十六条 董事会秘书应当保证公司信息披露文件在深圳证券交易所的网站
和符合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形
式代替公司应当履行的报告、公告义务。
第十七条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，
信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事
项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、深圳证券交易所报告。
董事会秘书按照中国证监会、深圳证券交易所有关规定向董事会及其专门委
员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、深圳证券交易所报告。
第十八条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与
其职责相匹配的评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追究；
情节严重的，应当及时更换董事会秘书。
第四章 附 则
第十九条 本规则所称“以上”含本数。
第二十条 本规则未尽事宜或如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序
修改后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定
执行。
第二十一条 本规则经董事会批准之日起生效并实施，修改时亦同。
第二十二条 本规则由董事会负责解释。
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董事会
二〇二六年七月二十一日
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