河南仕佳光子科技股份有限公司 董事会秘书工作细则
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董事会秘书工作细则
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第一章 总 则
第一条 为了进一步健全河南仕佳光子科技股份有限公司（以下简称“公司”）
的规范运作体系，明确董事会秘书的工作职责和程序，保障董事会秘书依法履行
职责，加强对董事会秘书工作的管理与监督，提升公司治理水平。依据《中华人
民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》、《上
海证券交易所科创板股票上市规则》《上市公司董事会秘书监管规则》等法律法
规、规范性文件和《河南仕佳光子科技股份有限公司章程》(以下简称“《公司章
程》”)的规定，结合公司实际情况，特制定本工作制度。
第二条 公司应当设置董事会秘书，协助董事会履行职责，并向董事会报告。
董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责，承担法律、法规及公司章程
对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应报酬。
第二章 任职资格
第三条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业
知识和工作经验，具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法规和上海证
券交易所业务规则。
前款所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律合规、
金融从业或者其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法
律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有
五年以上工作经验。
有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）有《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、高级管理人
员的情形；
（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场
禁入措施，期限尚未届满；
（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员
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等，期限尚未届满；
（四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚或者被中国证监会采取三次
以上行政监督管理措施；
（五）最近三十六个月受到上海证券交易所公开谴责或者三次以上通报批
评；
（六）法律法规、中国证监会规定、上海证券交易所业务规则规定的其他情
形。
公司应当就董事会秘书候选人符合本条要求作出说明并予以披露。
第四条 董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副总经理、财务负责
人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职
责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
第三章 工作职责
第五条 董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证
监会、上海证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。
第六条 董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的
有效执行，办理公司信息披露事务。
董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当
及时向董事会报告，提出整改建议。
第七条 总经理、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员应当及时编制定
期报告草案。董事会秘书负责组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、
财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规
定的内容和格式汇总形成定期报告草案。
定期报告草案编制完成后，董事会秘书应当建议董事会审计委员会召开会议
对定期报告中的财务信息进行审核。审计委员会审议通过后，董事会秘书应当建
议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露。
董事会秘书应当在职责范围内，关注定期报告出现的财务数据异常、经营与
业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形，并及时开展核实；发现问
题的，向董事会报告，提出整改建议。
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第八条 董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息，并报告董
事会，按照规定的内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作。董事长、
总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、完整性、及时
性、公平性承担主要责任。
第九条 董事会秘书应当保证公司信息披露文件在上海证券交易所的网站和
符合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形式
代替公司应当履行的报告、公告义务。
第十条 董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责
暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。
第十一条 董事会秘书负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管
理制度并维护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案。
第十二条 董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核
实相关情况，并向董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议。
第十三条 董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资
者对公司的了解和认同。
第十四条 董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需
要召开董事会会议情形的，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长
不能履行或者不履行召集职责的，应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。
第十五条 董事会召开会议的，董事会秘书应当按照规定的时限提前通知全
体董事，并将会议资料送达全体董事。遇紧急情况需临时召开董事会会议的，会
议通知时限不受前款规定约束，但应尽可能提前向全体董事发出通知。董事会办
公室成员应当协助董事会秘书发出会议通知。
董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、上海证券交
易所业务规则和公司章程的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效
力情形的，应当向董事会报告。
第十六条 董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议
情况，提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（二）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
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（三）每位董事的发言情况；
（四）每一决议事项的表决方式和结果；
（五）公司章程规定其他应当记载的事项。
第十七条 董事会秘书应当协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董
事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够
的资源和必要的专业意见。
第十八条 出现下列情形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事
会会议并作出是否召开股东会会议的决议：
（一）公司需要召开年度股东会会议的；
（二）单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会
会议的；
（三）审计委员会提议召开临时股东会会议的；
（四）过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（五）其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董
事会秘书应当按照规定及时组织披露。
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召集或者股东自行召
集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。
第十九条 董事会秘书负责筹备股东会会议，确保会议召集、召开和表决程
序符合法律法规、上海证券交易所业务规则和公司章程的规定。
第二十条 董事会秘书负责股东会的会议记录，确保会议记录如实反映会议
情况。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；
（二）会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；
（三）出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司
股份总数的比例；
（四）每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；
（五）股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；
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（六）律师及计票人、监票人姓名；
（七）公司章程规定应当记载的其他内容。
第二十一条 董事会秘书负责管理公司股东名册，按照相关规定定期核实持
有百分之五以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有本公司股
份情况。
第二十二条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信
息，信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重
大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。
董事会秘书按照中国证监会及上海证券交易所的有关规定向董事会及其专
门委员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。
第四章 聘任与解聘
第二十三条 董事会秘书由董事会聘任。董事会提名及薪酬委员会对董事会
秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第二十四条 公司董事会应当聘请证券事务代表、设立由董事会秘书分管的
工作部门，为董事会秘书依法履职提供必要保障。在董事会秘书不能履行职责或
者董事会秘书授权时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。在此期间，并
不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
第二十五条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明
原因并公告。
第二十六条 董事会秘书在任职期间出现下列情形之一时，公司董事会知悉
或者应当知悉该事实发生后应当立即召开会议将其解聘：
（一）不符合本制度第三条所列的情形；
（二）连续不能履行职责达到三个月以上；
（三）履行职责存在重大错误或者疏漏，给公司或者投资者造成重大损失或
者对公司产生重大影响的；
（四）其他违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、本制度、上海证
券交易所其他规定和《公司章程》等，给公司或者投资者造成重大损失或者对公
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司产生重大影响的。
第二十七条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事
会秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
第五章 附 则
第二十八条 本规则未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件和《公
司章程》的有关规定执行；本规则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序
修改后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定
执行。
第二十九条 本工作制度经公司董事会表决通过之日起生效，修改时亦同。
第三十条 本工作制度解释权归属于公司董事会。
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