浙江洁美电子科技股份有限公司
第一章 总 则
第一条 本制度依据《中华人民共和国公司法》（以下称“《公司法》”）、
《深圳证券交易所股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 1
号——主板上市公司规范运作》《上市公司董事会秘书监管规则》及其他有关法
律、法规规定和《浙江洁美电子科技股份有限公司章程》（以下称“公司章程”）
而制定。
第二条 公司设董事会秘书 1 名。董事会秘书为公司的高级管理人员，对董
事会负责，协助董事会履行职责，向董事会报告工作。
第三条 董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会（以
下简称“中国证监会”）规定，以及证券交易所业务规则、公司章程的规定忠实、
勤勉地履行职责。
董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操
纵证券市场等行为。
第二章 董事会秘书的任职资格
第四条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法
规和证券交易所业务规则。公司聘任董事会秘书，应当就候选人符合下列情形作
出说明，并予以披露：
（一）具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或者其他与履行董事会
秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以
上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验。
（二）不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形；；
（三）最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督
管理措施；
（四）最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（五）未被中国证监会采取不得担任公司董事、高级管理人员的证券市场禁
入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级
管理人员等或者期限已届满；；
（六）法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。
第五条 董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副总经理、财务
负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务
的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断
提高履职能力。
第三章 董事会秘书的职责
第六条 董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证
监会、证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。
第七条 董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度
的有效执行，办理公司信息披露事务。
董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当
及时向董事会报告，提出整改建议。
第八条 总经理、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员应当及时编制定
期报告草案。董事会秘书负责组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、
财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规
定的内容和格式汇总形成定期报告草案。
定期报告草案编制完成后，董事会秘书应当建议董事会审计与风险管理委员
会召开会议对定期报告中的财务信息进行审核。审计与风险管理委员会审议通过
后，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露。
董事会秘书应当在职责范围内，关注定期报告出现的财务数据异常、经营与
业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形，并及时开展核实；发现问
题的，向董事会报告，提出整改建议。
第九条 董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息，并报告董
事会，按照规定的内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作。
董事长、总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、
完整性、及时性、公平性承担主要责任。
第十条 董事会秘书应当保证公司信息披露文件在证券交易所的网站和符
合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代
替公司应当履行的报告、公告义务。
第十一条 董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负
责暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。
第十二条 董事会秘书负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管
理制度并维护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，
在未公开重大信息泄露时，及时向证券交易所报告并公告。
第十三条 董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核
实相关情况，并向董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促董事会等
有关主体及时回复证券交易所问询。
第十四条 董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资
者对公司的了解和认同。
第十五条 董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需
要召开董事会会议情形的，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长
不能履行或者不履行召集职责的，应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。
第十六条 董事会召开会议的，董事会秘书应当按照公司章程规定的时限提
前通知全体董事，并将会议资料送达全体董事。
董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、证券交易所
业务规则和公司章程的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效力情
形的，应当向董事会报告。
第十七条 董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议
情况，提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；
（二）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；
（三）每位董事的发言情况；
（四）每一决议事项的表决方式和结果；
（五）公司章程规定其他应当记载的事项。
第十八条 董事会秘书应当协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董
事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够
的资源和必要的专业意见。
第十九条 董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下
列情形之一的，董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开
股东会会议的决议：
（一）公司需要召开年度股东会会议的；
（二）单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会
会议的；
（三）审计与风险管理委员会提议召开临时股东会会议的；
（四）过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；
（五）其他需要召开临时股东会会议的情形。
董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会
议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董
事会秘书应当按照规定及时组织披露。
董事会决议不召开临时股东会会议，但审计与风险管理委员会决议召集或者
股东自行召集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。
第二十条 董事会秘书负责筹备股东会会议，确保会议召集、召开和表决程
序符合法律法规、证券交易所业务规则和公司章程的规定。
第二十一条 董事会秘书负责股东会的会议记录，确保会议记录如实反映会
议情况。会议记录应当记载以下内容：
（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；
（二）会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；
（三）出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司
股份总数的比例；
（四）每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；
（五）股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；
（六）律师及计票人、监票人姓名；
（七）公司章程规定应当记载的其他内容。
第二十二条 董事会秘书负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务，管理
公司股东名册，每季度核实持有公司 5%以上股份的股东、实际控制人、董事、
高级管理人员等持有公司股票及其衍生品种情况。
第二十三条 董事会秘书发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配等
不符合法律法规和证券交易所业务规则的，应当向董事会报告，提出整改的建议；
发现财务信息、内部控制问题或者违法违规线索的，及时向审计与风险管理委员
会报告。
第二十四条 董事会秘书应当定期组织董事、高级管理人员及其他相关人员
进行相关法律法规、证券交易所业务规则要求的培训，协助前述人员了解各自在
信息披露中的职责。
第二十五条 董事会秘书应当督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守
法律法规、证券交易所业务规则和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉
公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以
提醒并立即如实向证券交易所报告。
第四章 董事会秘书的任免及工作制度
第二十六条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。董事会提名
委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
董事兼任董事会秘书的，如果某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该
兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。
第二十七条 公司应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董
事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，
并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
证券事务代表的任职条件参照本制度第四条执行。
第二十八条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向证
券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件，包括符合证券交易所规则的任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向证券交易所提交变更
后的资料。
第二十九条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。董事
会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个
人陈述报告。
第三十条 董事会秘书具有下列情形之一的，董事会秘书应当立即停止履职
并辞去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会知悉或者应当知悉相关事实发生
后应当立即召开会议将其解聘：
（一）不符合本制度第四条的规定；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失
或者对公司产生重大影响；
（四）其他违反法律法规、证券交易所业务规则和公司章程、内部管理制度
等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响。
第三十一条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事
会秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但
涉及公司违法违规行为的信息除外。
董事会秘书离任前，应当接受董事会和审计与风险管理委员会的离任审查，
在审计与风险管理委员会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他
待办理事项。
第三十二条 公司应当在首次公开发行股票并上市后三个月内，或者原任董
事会秘书离职后六个月内聘任董事会秘书。公司董事会秘书空缺期间，应当由董
事长代行董事会秘书职责。
第三十三条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事
会秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务
和经营等情况，或者要求公司有关部门和人员对相关事项作出说明。
董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，
根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的
正常履职行为。
第三十四条 公司应当制定重大事件报告、传递、审核、披露程序，将董事
会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确保董事会秘书及时、准确、全面
地获取信息。
董事、其他高级管理人员及公司其他人员知悉公司经营、财务等方面出现的
重大事件、已披露事项进展情况等，应当按照公司规定及时履行报告义务，并通
知董事会秘书，董事会秘书应当建议董事会及时披露。
第三十五条 公司内部审计部门发现重大问题或者违法违规线索的，应当及
时向审计与风险管理委员会报告，并通报董事会秘书。董事会秘书在履行职责过
程中发现财务信息、内部控制问题或者线索的，应当及时向审计与风险管理委员
会报告。
第三十六条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和阻挠的，应当及
时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书
仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、证券交易所报告，并提供受
到不当妨碍或者阻挠的证据。
第三十七条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信
息，信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重
大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
董事会秘书按照中国证监会、证券交易所有关规定向董事会及其专门委员会
提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
第三十八条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定
与其职责相匹配的考核评价标准；发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任
追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。
第三十九条 董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规、规范性文件
和公司章程的规定，给公司造成损失的，应当承担相应的法律和经济责任。
第五章 附则
第四十条 本制度所称“以上”“以下”都含本数，“超过”不含本数。
第四十一条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规及公司章程执行。
第四十二条 本制度经公司董事会通过之日起实施。
第四十三条 本制度的修改及解释权属于公司董事会。
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