金陵华软科技股份有限公司
第一章 总 则
第一条 为规范金陵华软科技股份有限公司（以下简称“公司”）合同管理
工作，切实维护公司利益，防范经营风险，充分发挥合同在生产经营和管理中的
作用，根据《民法典》和公司章程等规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及公司全资、控股及实际控制的子公司（以下简
称“下属公司”）在经营管理活动中的各种合同管理活动。
第三条 本制度所称的合同是指公司经营过程中与民事主体（法人、非法人
组织及自然人）之间签订、变更、终止民事法律关系的协议，包括合同、协议、
约定书、备忘录、意向书和其他具有合同性质的书面形式文件。
第四条 本制度所称的合同管理是对各类合同洽谈、签订、审核、履行、纠
纷处理以及档案管理等进行的管理活动。
第二章 合同管理职责
第五条 公司合同实行“统一管理、分级负责”。公司指定风险控制中心、
财务中心按照各自的职责履行相应合同管理职责；合同承办部门负责各自所在部
门的合同管理。
第六条 合同管理部门职责：
（一）风险控制中心工作职责如下：
签约的推荐文本；
大合同的履行情况；
件的处理，协助制定解决方案，代理合同纠纷诉讼和仲裁；
行情况、纠正违反合同管理制度的行为；
（二）财务部合同管理职责
过程中，对涉及财务的事项出具意见或配合开展相关工作；
财务管理制度；
第七条 合同承办部门工作职责如下：
（一）负责对合同相关方的调查，收集、整理合同起草所需资料，合同相关
方资质、资信状况和履约能力的审查，客户信息收集、进行商务谈判等相关工作；
（二）负责合同的起草、报批、签订、履行、变更、解除等相关工作；对合
同基本的交易、价款、质量、运输方式、付款方式等提出具体要求，合同不得损
害公司及下属公司利益，合同承办部门对合同实质性条款的可执行性负主要责任；
（三）与相关方协商或谈判合同条款及内容的，涉及法规、投资、财务等事
项，必要时应会同其他相关部门参与谈判过程，充分听取相关部门专业人员的意
见与建议，修订、完善合同；
（四）协助风险控制中心处理合同纠纷案件，对合同履行过程中出现的重大
异常情况及时向公司汇报。
（五）其他相关合同管理事宜。
第八条 其他职能部门参与合同管理，工作职责如下：
（一）审核合同中涉及本部门职责的有关内容，审查是否符合国家法律法规
和公司相关制度；
（二）根据合同管理需要，对合同签订、变更、履行、争议等事项出具部门
意见或配合开展相关工作。
第三章 合同前期准备及起草
第九条 承办部门在合同业务开始前应当进行充分的背景和风险分析，包括
业务背景分析、合同相关方的履约资质分析等；对合同相关方的营业执照、法定
代表人身份证明书、法人授权委托书、经营资质等资料进行审查。
第十条 一般情况下，除合同相关方提供外，合同由承办部门负责起草。如
遇对外重要合同，由承办部门牵头起草，风险控制中心予以协助。如遇无法归口
于具体承办部门草拟的合同，由风险控制中心负责起草。
第十一条 起草的合同文本必须能够明确合同主体的权利和义务，做到内容
详实，用语严谨、简练、准确，以确保合同全面履行。如公司存有模板的，原则
上应当优先适用。
第十二条 合同内容一般应包括：当事人的法定名称和住所、合同标的、标
的物的数量、标的物的质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、通讯方式、
送达地址、违约责任、争议解决方法等。根据具体合同性质与业务需要，合同内
容还应包括验收、质保、安全生产管理、知识产权、保密、廉政、续签等条款或
合同附件等。
第十三条 签订合同前，合同承办部门须至少确定一位具体负责的承办人。
重大的合同谈判，应由风险控制中心会同该合同所涉及其他专业人员组成小组参
加，进行技术、商务、财务、法律等方面论证，必要时外聘顾问参与合同谈判。
第十四条 以下合同为重大合同，签订前承办部门应事先通知财务中心、风
险控制中心、其他职能部门（如需）参加有关谈判：
（一）涉及公司对外投资、资产转让、融资、对外担保、建设工程、技术转
让、技术开发等内容的合同；
（二）风险较大的经济合同；
（三）其它可能对公司利益产生重大影响的合同。
第四章 合同审批
第十五条 所有合同签订前应当审批，未经审批的合同不得签订。
第十六条 合同审批要点：业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同
技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。审
批时应参照《重大经营决策程序规则》等制度规定，若达到相应的审议批准和信
息披露要求的，应按规定先履行相应的审议批准手续，报送相应信息后由公司进
行公告。
第十七条 合同审批遵循逐级审批的原则。承办部门的合同经办人（以下简
称“经办人”）在审批系统上发起相关合同审批流程的，应将电子版合同或扫描
合同及相关材料作为附件上传系统。
第十八条 合同审批权限：
（一）合同审批流程发起后，一般由以下部门审核：承办部门、风险控制中
心、财务部、下属公司负责人、公司相关负责人（审核流程可根据实际情况调整）
。
（二）审批过程如审批人员对合同提出疑问或异议，经办人应予全面解释，
必要时应对合同进行修改，并将修改后的合同作为附件上传系统。
（三）风险控制中心在进行合同审批时，如发现根据合同内容应当追加审批
部门的，应当在系统中予以追加，由被追加部门进行审批。
第十九条 合同承办部门对合同的经济效益、执行的可行性和安全性等负责。
公司风险控制中心对合同的合规性、合同条款和条件设置的合理性、履约风
险和纠纷防范等进行审核。
如需公司财务中心审核的合同，财务中心对执行合同涉及的资金调度、税务
事项的合理性、支付方式以及因合同损失可能造成的资产减值等事项进行审核。
须经董事会、股东大会审议批准的重大合同，按照深圳证券交易所及公司等
相关制度的规定执行。
第五章 合同签订
第二十条 合同审批完成后，方可签订。原则上应由合同相关方先完成签字
盖章后，公司再签字盖章。不得在具体合作事项开始或履行完毕后倒签、补签合
同。
第二十一条 合同签订应采取书面形式，使用传真件、扫描件签订的，事后
应补齐合同相关方签字盖章的原件或针对合同传真件、扫描件与特定客户签订确
认书。
第二十二条 合同签订应当由法定代表人或书面授权委托的代理人进行。代
理人签订合同时必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。
第二十三条 除法律法规明文规定或依照合同性质必须加盖公司公章外，合
同均应加盖合同专用章。用章的具体使用按公司《印章管理制度》执行。
第二十四条 盖章应清晰、并且盖在合同指定位置。单份合同文本达两页以
上的应加盖骑缝章。
第六章 合同的履行及纠纷处理
第二十五条 合法签订并生效的合同具有法律约束力，一切与合同有关的部
门及人员均必须全面依法履行，不得擅自修改、变更、解除或终止合同。
第二十六条 合同需要变更、解除的，承办部门应从维护公司权益出发，按
照本制度规定的合同管理流程谨慎处理。变更或解除合同，一律采用书面形式。
第二十七条 承办部门应即时跟踪合同的履行情况，负责组织、协调合同中
规定的公司义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同相关方义务的履行。
第二十八条 承办部门对合同履行过程中发现的问题应当及时处理：
（一）若公司发生不能全面履行合同的情形，应当及时与合同相关方进行协
商，积极采取补救措施；
（二）若发现合同相关方有不履行或履行有瑕疵的行为的，应及时催促对方
继续履行，并通知主管领导和风险控制中心；若发生合同收款延迟的，应及时通
知主管领导和财务部，并说明理由和拟采取的措施。
（三）若发现合同相关方出现经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金以逃
避债务、丧失商业信誉或存在丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形时，应当
及时通知主管领导和风险控制中心。
（四）对合同履行过程中发现的其他问题，各部门应当充分沟通，共同解决
问题。
第二十九条 在合同履行过程中承办部门如发现合同相关方存在根本违约行
为，应当及时通知风险控制中心发出督促其履行合同、承担违约责任的函件，并
且留存函件扫描件及快递记录等文件。
第三十条 在履行合同过程中出现问题、纠纷的，各部门应及时处理，在维
护公司合法权益的原则下，首先采取协商方式解决，必要时可要求风险控制中心
予以配合。协商不成时，合同承办人或承办部门应当及时报告上级领导，并及时
取得和保留有关证据，证据材料至少在法定时效届满前六个月报公司风险控制中
心处理。风险控制中心在充分调查、了解纠纷的起因和性质，初步掌握有关证据
的基础上，及时提出处理意见或建议，并报告分管领导。确定诉讼或仲裁的，承
办部门应当配合风险控制中心向法院起诉或向仲裁机构申请仲裁。
第三十一条 合同纠纷的处理原则：坚持以事实为依据、以法律和合同约定
为准绳；以双方谈判、协商解决为基本办法。因合同相对方责任引起的纠纷，应
坚持原则，保障公司合法权益不受侵犯；因公司责任引起的纠纷，应尊重合同相
对方的合法权益，并尽量采取补救措施减少公司损失；因双方责任引起的纠纷，
应实事求是，分清双方各自应该承担的责任，合情合理解决。
第七章 合同归档管理
第三十三条 承办部门在档案归档前应当妥善保管合同及合同相关资料。
第三十四条 公司及下属公司须指定合同管理员，负责本单位的合同管理。
合同签署后3日内，承办部门承办人应将合同文本、补充协议及相关附件交予合
同管理员，不得据为己有。
合同管理员应建立合同台账，便于查询、管理，并按文件序号为索引进行整
理，统一保存，合同扫描件应同步存档。
第三十五条 风险控制中心、公司内部审计机构是公司合同的监督部门，根
据各自的职责权限负责对公司及下属公司签订合同状况和执行合同管理制度的
情况进行检查。
第八章 附 则
第三十六条 各下属公司可参照本制度结合本企业实际情况制定本企业合同
管理办法。
第三十七条 本制度风险控制中心制定并负责解释。
第三十八条 本制度自董事会审议通过后生效，自发布之日起实施。
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