深圳市汇川技术股份有限公司 董事会秘书工作制度
深圳市汇川技术股份有限公司
董事会秘书工作制度
（经公司第六届董事会第十四次会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为进一步完善公司的法人治理结构,依照《中华人民共和国公司法》
（以下简称“《公司法》”）、《上市公司董事会秘书监管规则》《深圳市汇川
技术股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）及深圳证券交易所的有
关规定，特制定本公司董事会秘书工作制度。
第二条 董事会设董事会秘书,董事会秘书是公司高级管理人员,依据《公司
法》《上市公司董事会秘书监管规则》及深圳证券交易所有关规定赋予的职权开
展工作，履行职责，对董事会负责。
第二章 任职条件
第三条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法
规和证券交易所业务规则；具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他
与履行董事会秘书职责相关的5年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并
且具有5年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有5年以上工作经验。
有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
的情形；
措施，期限尚未届满；
期限尚未届满；
措施；
第四条 董事会秘书可以由公司董事兼任。但董事兼任董事会秘书的，如果
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某一行为应当由董事及董事会秘书分别作出时，则兼任公司董事会秘书的董事不
得以双重身份作出。
董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副总经理、财务负责人。董事
会秘书兼任上市公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，
确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。
第五条 公司聘任的会计师事务所的会计师和律师事务所的律师不得兼任董
事会秘书。
第三章 职责
第六条 董事会秘书应认真履行下列职责：
事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息
披露有关规定。
级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定汇总形成定期
报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核，建议董事长召集
董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情形并及时
开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议。
编制临时报告，组织临时报告的披露工作。
保管和报送工作。
度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大
信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告。
会议的建议；组织筹备董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，确
保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、
中国证监会规定、深圳证券交易所相关规定及《公司章程》的规定。
监会规定、深圳证券交易所规则规定的，向董事会报告，并提出整改建议；发现
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财务信息、内部控制问题或者违法违规线索的，及时向审计委员会报告。
同；协调公司与股东及实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证券监管
机构等之间的信息沟通，确保联络渠道的畅通。
并提出澄清等符合规定的处理建议，督促董事会等有关主体及时回复深圳证券交
易所问询。
他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业意
见。
会、深圳证券交易所相关规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中
的职责。
定、深圳证券交易所规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公
司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提
醒并立即如实向深圳证券交易所报告。
第七条 董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，信
息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事项
审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
董事会秘书在履行职责过程中向董事会及其专门委员会提出建议但未被采
纳的，应当及时向中国证监会、证券交易所报告。
第八条 董事会秘书应当列席股东会、董事会会议，为履行职责有权参加高
级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经营等情况，或
者要求公司有关部门和人员对相关事项作出说明。
公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事件报告、传递、
审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确保董事
会秘书及时、准确、全面地获取信息。
董事及其他高级管理人员、公司各职能部门应当支持、配合董事会秘书工作，
知悉重大事件、已披露事项进展等的，应当按照公司规定及时履行报告义务并通
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知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干
预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问题或者违法违规线
索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，应当及时向董事
长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到
不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、深圳证券交易所报告，并提供相关证
据。
第四章 任免程序
第九条 董事会秘书由董事长提名，董事会聘任或解聘。董事会提名委员会
对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。
第十条 公司董事会正式聘任董事会秘书后应当及时公告，公告内容至少包
括个人简历、办公电话、传真、电子邮箱等，并向深圳证券交易所提交聘任书或
者相关董事会决议、聘任说明文件、董事会秘书的个人简历、学历证明、通讯方
式。上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后的资
料并公告。
第十一条 董事会秘书有下列情形之一的，董事会知悉或者应当知悉该事实
发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘：
司产生重大影响的；
程》、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响
的。
公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明
原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易
所提交个人陈述报告。
第十二条 董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在6个月内聘任新的董
事会秘书。公司董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。
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第十三条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在
任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违
法违规的信息除外。
董事会秘书离任前，应当接受董事会、审计委员会的离任审查，在公司审计
委员会的监督下移交有关档案文件、正在办理或者待办理事项。
第十四条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助
董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权
利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负
有的责任。
第十五条 公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与
其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追
究；情节严重的，及时更换董事会秘书。
第五章 附则
第十六条 本制度的具体规定将根据最新颁布的法律法规、中国证监会规定、
深圳证券交易所规则和最新修订的《公司章程》之要求进行相应调整并与其保持
一致。
第十七条 本制度未尽事项按国家和监管部门的有关法律、法规和《公司章
程》执行。
第十八条 本制度由董事会负责解释。
第十九条 本制度自董事会审议通过之日起生效。
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