湘潭电化科技股份有限公司
第一章 总 则
第一条 为了促进湘潭电化科技股份有限公司（以下简称“公司”）的规范
运作，充分发挥董事会秘书的作用，进一步明确董事会秘书的职责和权限，根据
《中华人民共和国公司法》《深圳证券交易所股票上市规则》《深圳证券交易所
上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》等有关法律法规、规
范性文件以及《公司章程》规定，制定本制度。
第二章 董事会秘书的主要职责及任职资格
第二条 公司设董事会秘书，负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保
管及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。董事会秘书是公司的高级
管理人员，对董事会负责，承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要
求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应报酬。
第三条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息
披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定。
（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、
股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。
（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理
人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向深
圳证券交易所报告并公告。
（五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及
时回复深圳证券交易所问询。
（六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规的培训，协助前述人员了
解各自在信息披露中的职责。
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、规范性文件和公司章程的规
定，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能
作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向深圳证券交易所报告。
（八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。
（九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第四条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，
具有良好的职业道德和个人品德。有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘
书：
（一）《中华人民共和国公司法》《深圳证券交易所股票上市规则》等规定
的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形；
（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；
（三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；
（四）深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章 董事会秘书的任免和解聘
第五条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。
第六条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管理
人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代
行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
公司董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，
并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第七条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董
事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利
并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有
的责任。证券事务代表的任职条件参照本制度第四条执行。
第八条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向深圳证
券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件，包括符合《深圳证券交易所股票上市规则》任职条件、职务、工作表现及个
人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交
变更后的资料。
第九条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明
原因并公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易
所提交个人陈述报告。
第十条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起一个月
内解聘董事会秘书：
（一）出现《深圳证券交易所股票上市规则》4.4.4条所规定情形之一；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；
（四）违反法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》、深圳证券交易所
其他规定或者《公司章程》，给公司、投资者造成重大损失。
第四章 董事会秘书的履职保障
第十一条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,公司董事、财务
负责人及其他高级管理人员和相关人员应当支持、配合董事会秘书工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披
露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和
信息。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向深圳
证券交易所报告。
第十二条 公司下设董事会工作部，董事会工作部在董事会秘书的指导下开
展工作，协助董事会秘书履行职责。
第五章 董事会秘书的法律责任
第十三条 董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应当遵守公司章程，
切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。
第十四条 被解聘的董事会秘书离任前应接受公司董事会的离任审查，将有
关档案材料、尚未了结的事务、遗留问题，完整移交给新任的董事会秘书。董事
会秘书在离任时应签订必要的保密协议，履行持续保密义务。
第六章 附则
第十五条 本制度各条款与国家有关法律、法规和规范性文件相抵触时，按
国家相关规定办理；本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和规范性文件及《公
司章程》的规定执行。
第十六条 本制度由公司董事会负责解释和修订。
第十七条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施，修订时亦同。
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二〇二五年十二月
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