新锦动力集团股份有限公司证券事务档案管理制度
新锦动力集团股份有限公司
第一章 总则
第一条 为切实做好新锦动力集团股份有限公司（以下简称“公司”）的证
券事务档案管理工作，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管
理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的发展，最大程度保护公司利益，根
据《中华人民共和国档案法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，
并结合公司实际情况，制定本制度。
第二章 适用范围
第二条 本制度所称档案包括但不限于：
（一）会议资料，包括但不限于：公司董事会及其下设专业委员会、股东会、
独立董事专门会议过程中形成的会议决议、表决票、会议记录、函件、法律意见
等文件资料；
（二）证券事务资料，包括但不限于：公司向中国证券监督管理委员会及其
派出机构和深圳证券交易所报送的各类材料，包括申请文件及批复、报告、函件
等；公司与中介机构、新闻媒体的各类合作协议、意向书；投资者关系维护中形
成的文件资料；公司信息披露中形成的文件资料、备案资料；股东名册、董事名
册、股东及董事持股资料；董事会印章使用记录；信息接收、回复记录等；
（三）专项资料，包括但不限于：中介机构（信用评估机构、会计师事务所、
律师事务所、独立财务顾问等）的评估文件、审计报告及法律意见、发行方案、
发行公告、上市保荐书等；
（四）融资资料，包括首次向不特定对象发行的文件资料、再融资文件资料，
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其中再融资资料按照再融资的方式归档，主要包括但不限于向（不）特定对象发
行股票、可转换公司债券等；
（五）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易、关联
方档案等文件资料；
（六）系统工作资料，包括但不限于历年、历次公司的定期报告系统工作资
料等；
（七）其他资料，其他对公司各项资本活动相关的文件材料。
上述资料包括电子版、纸质版及以任何其他形式存储于任何设备的版本，所
有资料均需保存备份。
第三章 档案文件归档要求
第三条 归档文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。
第四条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由证券事务部档案管理
人员负责组卷、编目。文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保持文件间
的相互联系，按照一类一档的原则进行归档。全部档案分别按不同门类、载体、
保管期限排列编号、固定位置。
第四章 档案保管与移交
第五条 档案保管一般规定：
（一）原则上应该指定专人负责档案的日常维护；
（二）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数量的档
案装具；
（三）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、
传输和存储的文字、图标、音像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件
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的管理，参考国家档案局电子归档相关文件执行；
（四）本部门对重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件一并存
储；
（五）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离
职。
第五章 档案借阅
第六条 档案借阅要求
（一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得转借、复印
和携带档案外出；
（二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要签署“档
案外借保密承诺书”，以避免经办人员有意或者无意泄露文件内容，造成公司利
益受损。
第七条 档案借阅流程
档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评估借阅风险，
报请主管领导审批后，详细登记借阅单位或者个人信息，方可借阅。
第八条 外借档案追踪管理
档案管理人员需追踪外借档案，尤其是对借阅超期的文件，档案管理人员需
要与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向主管领导报
告。
第六章 档案鉴定与销毁
第九条 档案鉴定
（一）公司档案按密级分为：绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密
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级）档案四个等级；
（二）结合公司实际情况本部门做出以下分类：绝密档案涉及最重要的公司
秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档
案和秘密档案涉及一般的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期
限为 30 年；一般档案（无密级）不涉及公司秘密，保管期限为 10 年；
（三）档案密级等级由公司董事长或者董事会秘书确定。
第十条 档案销毁
对于已到存储年限的档案，应报主管领导并提出申请，经董事长或者董事会
秘书批准后，方可销毁。对于销毁的文件形成销毁清册，由一人执行销毁程序，
另一人负责全流程监销，监销人要在销毁清册上签字。在销毁之前需要遵循“保
存从宽，销毁从严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。
第七章 附则
第十一条 本制度未尽事宜，按国家有关法律、行政法规和《公司章程》的
规定执行；本制度如与国家颁布的法律、行政法规或者《公司章程》相抵触时，
按国家有关法律、行政法规和《公司章程》的规定执行，同时，公司应及时修订
本制度，并报董事会审议通过。
第十二条 本制度解释权归公司董事会。
第十三条 本制度自董事会审议通过之日起生效，修改亦同。
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