海伦钢琴股份有限公司
独立董事专门会议工作制度
第一条 为进一步规范海伦钢琴股份有限公司（以下简称“公司”）独立董
事专门会议的议事方式和决策程序，促使独立董事有效地履行其职责。根据《上
市公司独立董事管理办法》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号——
创业板上市公司规范运作》等相关法律、行政法规、规范性文件及《海伦钢琴股
份有限公司独立董事工作细则》等有关规定，制订本制度。
第二条 独立董事对本公司及全体股东负有忠实与勤勉义务，应当按照法律、
行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和《公司章程》的规定，认真
履行职责，在董事会、董事会专门委员会及独立董事专门会议中发挥参与决策、
监督制衡、专业咨询作用，维护公司整体利益，保护中小股东合法权益。
第三条 独立董事专门会议是指全部由公司独立董事参加的会议。独立董事
专门会议对所议事项进行独立研讨，从公司和全体股东利益角度进行独立判断。
第四条 公司独立董事根据需要不定期召开独立董事专门会议，会议应于会
议召开前三天通知全体独立董事。
情况紧急，需要尽快召开临时会议的，可以随时通过电话或者其他口头方式
发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。
第五条 独立董事专门会议可通过现场、通讯方式（含视频、电话会议等）
或现场与通讯相结合的方式召开。
第六条 独立董事专门会议通知应至少包括以下内容：
（一）会议召开时间、地点；
（二）会议需要讨论的议题；
（三）会议联系人及联系方式；
（四）发出通知的日期。
第七条 独立董事专门会议由三分之二以上的独立董事出席或委托出席方可
举行。独立董事应当亲自出席专门会议，因故不能亲自出席会议的，应当事先审
阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为出席。独立董事履
职中关注到专门会议职责范围内的公司重大事项，可以依照程序及时提请专门会
议进行讨论和审议。
第八条 独立董事专门会议由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集和
主持；召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推举
一名代表主持。
第九条 独立董事专门会议的表决，实行一人一票，会议作出的书面意见须
经全体独立董事过半数同意。表决方式包括举手表决或投票表决等。
第十条 下列事项应当经独立董事专门会议讨论，并经全体独立董事过半数
同意后，提交董事会审议：
（一）应当披露的关联交易；
（二）公司及相关方变更或豁免承诺的方案；
（三）公司被收购时，董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；
（四）法律、行政法规、中国证监会规定和《公司章程》规定的其他事项。
第十一条 独立董事行使以下特别职权前，应经独立董事专门会议讨论：
（一）独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核查；
（二）向董事会提议召开临时股东会；
（三）提议召开董事会会议。
独立董事行使上述职权，应当经全体独立董事过半数同意。
独立董事行使第一款所列职权的，公司应当及时披露。上述职权不能正常行
使的，公司应当披露具体情况和理由。
第十二条 独立董事履行下列职责，可以根据需要召开专门会议对相关事项
进行研究讨论：
（一）参与董事会决策并对所议事项发表明确意见；
（二）按照《上市公司独立董事管理办法》《深圳证券交易所上市公司自律
监管指引第 2 号——创业板上市公司规范运作》的有关规定，对公司与其控股股
东、实际控制人、董事、高级管理人员之间的潜在重大利益冲突事项进行监督，
促使董事会决策符合公司整体利益，保护中小股东合法权益；
（三）对公司经营发展提供专业、客观的建议，促进提升董事会决策水平；
（四）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和《公司章
程》规定的其他职责。
第十三条 独立董事专门会议应当按规定制作会议记录，会议记录应当真实、
准确、完整，充分反映与会人员对所审议事项提出的意见。
出席会议的董事、董事会秘书和记录人员等相关人员应当在会议记录上签名
确认。董事会会议记录应当妥善保存。
独立董事专门会议应当对讨论事项记录如下事项：
（一）所讨论事项的基本情况；
（二）发表意见的依据，包括所履行的程序、核查的文件、现场检查的内容
等；
（三）所讨论事项的合法合规性；
（四）对公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施
是否有效；
（五）发表的结论性意见。
第十四条 独立董事应在专门会议中发表独立意见，意见类型包括同意、保
留意见及其理由、反对意见及其理由和无法发表意见及其障碍，所发表的意见应
当明确、清楚。
第十五条立董事专门会议应当按规定制作会议记录，独立董事的意见应当在
会议记录中载明。独立董事应当对会议记录签字确认。 会议记录应当至少保存
十年。
第十五条 公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，
并承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用,指定
证券部、董事会秘书等专门部门和专门人员协助独立董事专门会议的召开。公司
应当保障独立董事召开专门会议前提供公司运营情况资料，组织或者配合开展实
地考察等工作。
第十六条 出席会议的独立董事均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披
露有关信息。
第十七条 本制度未尽事宜，按国家有关法律、行政法规、中国证监会规范
性文件、证券交易所规则及《公司章程》的规定执行。本制度如与国家日后颁布
的新法律、行政法规、中国证监会规范性文件、证券交易所规则及《公司章程》
相抵触或不一致时，按国家有关新实施的法律、行政法规、中国证监会规范性文
件、证券交易所规则及《公司章程》的规定执行。
第十八条 本制度经公司董事会审议通过之日起执行，由董事会负责解释、
修订。
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