海南航空控股股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总则
第一条 为提高海南航空控股股份有限公司（以下简称“公
司”）治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职、培训和考
核工作，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券
法》《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称《股票上市规
则》）及《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——规
范运作》等法律法规和其他规范性文件及《海南航空控股股份有
限公司章程》（以下简称《公司章程》）的相关规定，特制定本
制度。
第二条 董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会
负责，应忠实、勤勉地履行职责。
第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所（以下简称
“上交所”）之间的指定联络人。董事会秘书或代行董事会秘书
职责的人员负责公司股东会和董事会会议的筹备及文件保管、公
司股东资料的管理、办理信息披露事务、投资者关系工作等事宜。
第四条 公司设立证券部，由董事会秘书分管，负责协助董
事会秘书履行职责。
第二章 选任
第五条 董事会秘书由董事会聘任或解聘，原任董事会秘书
离职的，董事会应当自其离职之日后的三个月内聘任新的董事会
秘书。
第六条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、
管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质。
第七条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘
书：
（一）《股票上市规则》第 4.3.3 条规定的不得担任上市公
司董事、高级管理人员的情形。
（二）最近三年受到过中国证监会行政处罚。
（三）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通
报批评。
（四）上交所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第八条 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行
职责。在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履
行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等
事务所负有的责任。
证券事务代表的任职条件参照本制度第七条执行。
第九条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时
公告并向上交所提交下列资料：
（一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合
《股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、
个人品德等内容。
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印
件。
（三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决
议。
（四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电
话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上交
所提交变更后的资料。
第十条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无
故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞任时，公司应当及时向上
交所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘
或者与辞任有关的情况，向上交所提交个人陈述报告。
第十一条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相
关事实发生之日起一个月内将其解聘：
（一）《股票上市规则》第 4.4.4 条规定的任何一种情形。
（二）连续三个月以上不能履行职责。
（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者
造成重大损失。
（四）违反法律法规、上交所相关规定和公司章程等，给公
司、投资者造成重大损失。
第十二条 董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定
一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时
尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人
员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。
公司董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应当代行董
事会秘书职责，并在代行后的 6 个月内完成董事会秘书的聘任工
作。
第三章 履职
第十三条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组
织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义
务人遵守信息披露相关规定。
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投
资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。
（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、
董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作
并签字。
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄
露时，立即向上交所报告并披露。
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关
主体及时回复上交所问询。
（六）组织公司董事、高级管理人员就相关法律法规、上交
所相关规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职
责。
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、上交所相关
规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、
高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予
以提醒并立即如实向上交所报告。
（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务。
（九）法律法规和上交所要求履行的其他职责。
第十四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，
董事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、
配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，
参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关
部门和人员及时提供相关资料和信息。
第十五条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍
或者严重阻挠时，可以直接向上交所报告。
第十六条 董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任
期期间及离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，
但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当履行保密的范
围。
第四章 附则
第十七条 本制度未作规定的，适用有关法律、行政法规、
部门规章及规范性文件和《公司章程》的规定。如本制度与日后
颁布或修改的法律、行政法规、部门规章、规范性文件及《公司
章程》相抵触时，则应根据有关法律、行政法规、部门规章、规
范性文件及《公司章程》的规定执行。
第十八条 本制度由公司董事会负责解释。
第十九条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施，修改
时亦同。
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