东莞金太阳研磨股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总 则
第一条 为促进东莞金太阳研磨股份有限公司（以下简称“公司”）的规范
运作，规范董事会秘书的行为，加强对董事会秘书工作的指导，充分发挥董事会
秘书的作用，根据《中华人民共和国公司法》
（以下简称“
《公司法》”）、
《深圳证
券交易所创业板股票上市规则》
、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号
——创业板上市公司规范运作》等文件及《东莞金太阳研磨股份有限公司章程》
（以下简称“《公司章程》”）的规定,特制订本工作制度。
第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司的高级管理人员，对董
事会负责。法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于
董事会秘书。
第二章 任职资格
第三条 董事会秘书应当具备以下基本条件：
（一）具有良好的职业道德和个人品德；
（二）熟悉证券法律、行政法规、规章以及其他规范性文件，具备履行职责
所必需的财务、管理、法律专业知识。
第四条 董事会秘书应当由公司董事、副总经理或财务总监或者公司章程规
定的其他高级管理人员担任。
第五条 具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：
（一）《公司章程》规定的任何一种不得担任公司董事、高级管理人员的情
形；
（二）最近三十六个月收到中国证监会行政处罚；
（三）最近三十六个月受过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）法律、法规或其他规范性文件及中国证监会、证券交易所规定的不宜
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担任董事会秘书的其他情形。
拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中
国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的
原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。
《公司章程》关于董事的忠实义务和勤勉义务的规定，同时适用于董事会秘
书。
第六条 公司聘任的会计师事务所的注册会计师、律师事务所的律师、国家
公务员及其他中介机构的人员不得兼任董事会秘书。
第三章 工作职责
第七条 董事会秘书是公司与监管机构、证券交易所之间的指定联络人，负
责公司与监管机构及交易所之间的及时沟通和联络，依法准备和及时递交中国证
监会、公司注册地证监局、政府有关部门及证券交易所要求董事会、股东会出具
的报告和文件。
第八条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息
披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管
机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东会，参加股东会、董事会会议及高级管理
人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时
向公司股票上市交易所报告并公告；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复公司股票上
市交易所所有问询；
（六）组织董事、高级管理人员进行证券法律法规及相关规定的培训，协助
前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；
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（七）督促董事、高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、其他
相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出
违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向公司股票上市交易所报告；
（八）《公司法》等法律、法规、规范性文件及《公司章程》以及中国证监
会和公司股票上市交易所要求履行的其他职责。
第九条 董事会秘书依法负责公司信息披露事务，并保证公司有关信息及
时、真实、完整、规范地进行披露。
第十条 当出现、发生或即将发生可能对公司股票及其衍生品种的交易价格
产生较大影响的情形或事件时，负有报告义务的责任人应当及时将相关信息向公
司董事会和董事会秘书进行报告；当董事会秘书需了解重大事项的情况和进展
时，相关部门（包括公司控股子公司）及人员应当予以积极配合和协助，及时、
准确、完整地进行回复，并根据要求提供相关资料。
第十一条 董事会秘书应当为董事会决策提供意见或建议，协助董事会在行
使职权时切实遵守国家法律、法规、公司章程及证券交易所所有关规章制度，在
董事会作出违反有关规定的决议时，应及时提出异议，并有权如实向中国证监会、
公司注册地证监局及证券交易所反映情况。
第十二条 董事会秘书负责管理和保存公司股东名册资料，保管董事会印
章，确保符合资格的投资人及时得到公司披露的资料。
第十三条 董事会秘书负责公司咨询业务，协调处理公司与股东之间的相关
事务和股东日常接待及信访工作。
第十四条 董事会秘书负责筹备公司境内外推介宣传活动。
公司董事、高级管理人员在接受特定对象采访和调研前，应知会董事会
秘书，董事会秘书应妥善安排采访或调研过程并全程参加。接受采访或调研
人员应就调研过程和会谈内容形成书面记录，与采访或调研人员共同亲笔签
字确认。董事会秘书应同时签字确认。
董事会秘书应在相关人员接受特定对象采访和调研后五个工作日内，将
由前款人员共同亲笔签字确认的书面记录报送证券交易所备案。
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第十五条 董事会秘书负责办理公司与董事、中国证监会、公司注册地证监
局、证券交易所、各中介机构之间的有关事宜。
第十六条 董事会秘书应当按照中国证监会的要求，参加中国证监会及其授
权机构组织的培训。
第十七条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、其他高级
管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书的工作，对于董事会秘书提
出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。
董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加相关会议，查
阅有关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向证券
交易所报告。
第四章 任免程序
第十八条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。
董事会聘任董事会秘书，应及时公告并向中国证监会、公司注册地证监局和
证券交易所备案。
公司在聘任董事会秘书的同时，应当另外聘任证券事务代表，协助董事会秘
书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行
其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务负有的责任。
公司证券事务代表应当经过证券交易所的董事会秘书资格培训并取得董事
会秘书资格证书。
第十九条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告
并向深圳证券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
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传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向本所提交变更后的资
料。
第二十条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明
原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提
交个人陈述报告。
第二十一条 董事会秘书在任职期间出现下列情形之一时，公司董事会应当
自该事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：
（一）出现本制度第五条规定的情形之一的；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司或者股东造成重大损失；
（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、证券交易所规章制度
及《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失的。
第二十二条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺
在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司
违法违规的信息除外。
第二十三条 公司董事会终止聘任前任董事会秘书的同时，须按本制度第十
八条至第十九条所要求提供的资料和必须履行的手续，重新聘任董事会秘书。
第二十四条 董事会秘书离任前，应接受公司董事会的离任审查，在公司审
计委员会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。
第二十五条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管
理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。
董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在
代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
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第五章 法律责任
第二十六条 如董事会的决议违反法律、法规或公司章程，致使公司遭受严
重损失时，除依照《公司法》一百二十五条第二款的规定由参与决策的董事对公
司负赔偿责任外，董事会秘书也应承担相应责任；除非董事会秘书能够提供证据
证明自己已经履行了本制度第八条的职责。
第六章 附 则
第二十七条 本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、其他规范性文件
以及《公司章程》的有关规定执行。本制度与有关法律、法规、其他规范性文件
以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、其他规范性文件以
及《公司章程》的规定为准。
第二十八条 本制度由公司董事会负责制定、修改、解释。
第二十九条 本制度自公司董事会审议通过之日起施行，修订时亦同。
东莞金太阳研磨股份有限公司
二零二五年十一月十三日
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