大湖水殖股份有限公司
档案管理制度
文号 DHGF-1J-HB-003
关联父项文号（如有） -
版次 A.1
管理部门 综合办公室 发文日期 2025-09-12 实施日期 2025-09-12
历次修改记载
序号 时间 修改内容
第一章 总则
第一条 目的及适用范围
为进一步加强大湖水殖股份有限公司（以下简称公司）档案管理工作，更好
地为公司生产经营和发展服务，降低未按要求将档案材料归档造成档案缺失，无
法提供利用和参考的风险，制定本制度。本制度适用于公司、子公司及其他分支
机构，子公司及其他分支机构如确有必要，应在本制度原则下制定符合各自实际
的档案管理办法。
第二条 概念范围
（一）本办法所称的档案是指各单位在生产、经营运作、管理、投融资、工
程建设等各项活动中形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各种形式的文
件材料。
（二）档案管理是指对各类档案进行收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、
编研等各项业务环节。
（三）档案工作是指统筹规划、组织协调、统一制度、监督检查、业务指导、
咨询服务等各项档案管理职能以及档案管理的各项业务。
（四）公司的档案工作实行集中管理和责任分摊相结合的管理原则，公司综
合办公室为档案集中管理归口部门，各业务部门对各自档案具有归集、保管的责
任。
第三条 档案的分类
公司档案基本分类包括公司工商档案资料、发文文书、会议资料、资质证件、
制度文档、财务档案、合同档案、内部流程资料、信息披露资料等。具体细分类
目参见《管理类文件材料归档范围及归档要求》。
第四条 档案的形式
（一）实物形式资料
制度原件、会议决议和会议记录、函件资料、有关部门告知及惩处文件等。
（二）电子形式资料
主要包括电子文档、音频文件、影像文件、电子函件等。
第二章 档案管理机构及管理权限
第五条 档案管理机构
（一）综合办公室。负责对行政管理相关档案的归档和保管工作，负责组织
编制《管理类文件材料归档范围及归档要求》；负责根据公司各职能部门要求，
组织开展相关档案业务培训;监督和指导各部门及分、子公司开展文书档案管理
工作。
（二）财务部。负责财务档案（会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会
计核算的资料）的具体装订、归档和保管工作。
（三）董事会秘书办公室。负责信息披露档案（会议议案以及决议资料、培
训资料、公司高管档案以及工作底稿等）的装订、归档和保管工作。
（四）内审部。负责内审档案（内审工作报告、内审工作底稿等）的装订、
归档和保管工作。
（五）人力资源部。负责人事档案（劳动合同、人员档案、任免资料等）的
装订、归档和保管工作。
（六）投资发展部。负责投资档案（立项报告、可行性研究报告、项目推进
档案、批复文件等）的装订、归档和保管工作。
（七）资产管理部。负责对公司资产的购置、使用、调拨、报废等业务及重
要合同管理档案的收集、整理归档和保管工作。
（八）资金信贷部。负责对公司内、外部借款相关融资资料及相关合同的收
集、整理归档和保管工作。
（九）各业务部门。负责各项业务档案（业务合同、组织规划、工作计划、
工作总结等）的装订、归档和保管工作。
（十）各分、子公司根据自身实际情况，参照上述公司部门的职责进行相关
档案的装订、归档和保管工作并接受公司综合办公室的监督与管理。
与财务相关的档案文件，由分、子公司财务部门统一进行归档；与劳动人事
相关的档案文件，由分、子公司人力资源部门统一进行归档；与业务相关的档案
文件由各承办部门统一进行归档；如遇相关文件无法确定归口部门的，由具有行
政职能的分、子公司办公室进行统一归档。
第三章 档案管理工作原则
第六条 保存形式原则
公司档案按照具体分类，保存形式包括纸质文档及电子档案，档案的具体管
理可以实施纸质与电子并存的方式进行，但应维护对应关系，便于调阅和管理。
对于重要档案应当以纸质文档方式存档管理。
第七条 档案工作管理原则
（一）各部门应遵守《档案法》，依法开展档案工作，加强对档案工作的领
导，提高职工档案意识，做好档案管理工作，确保档案完整、准确和安全。
（二）各部门应将文件材料的积累、整理和归档工作纳入本单位的管理程序、
职责及有关人员岗位职责，由各部门指定人员负责归档文件材料的收集和整理，
并按要求存放指定档案柜，任何人不得拒绝归档。
（三）各部门应按照国家和公司有关规定，明确各类文件材料的归档范围、
时间和要求，不断完善《管理类文件材料归档范围及归档要求》，并对归档文件
材料按其形成规律进行积累和整理，确保归档文件材料的完整、准确和系统。
（四）综合办公室应按照国家有关规定认真做好公司及其续延分支的档案统
计工作。组织续延分支每年按时上报档案工作统计年报，认真做好对国家和社会
具有保存价值档案的登记和有关档案信息报送工作。
（五）综合办公室可对各单位档案管理事宜进行定期或不定期的抽查，一经
发现未按要求归档的，可责令限期整改并通报批评。对给公司造成严重后果的，
公司将按照《董事和主要管理层人员内部追责制度》规定，进行追责。
第四章 附则
第八条 本制度自公司董事会审议通过后生效，修改时亦同。
第九条 本制度的解释权和修订权属公司董事会。
附件：管理类文件材料归档范围及归档要求
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
变更后 3 个工
作日内
公司党委会、党委扩大会、党委民主生活
会等会议记录、会议纪要 作出后/收到后
公司品牌形象策划、传播工作中形成的文
件材料
公司视觉识别系统完善推广工作中形成
的文件材料
公司办公场所形象策划管理中形成的文
件材料
综合办公
公司对外网站管理工作中形成的文件材
室 14 纸质及电子 20 年
料
公司广告、展览管理工作中形成的文件材
料
公司参与社会公益活动、国际活动中形成
的文件材料
公司公共关系策略管理中形成的文件材 发布当月
料
公司重大新闻发布管理工作中形成的文
件材料
新闻中心拍摄、录制的公司重大活动（会
料
获奖申报材料及证书、奖牌、光荣册等文
件材料
公司保密工作检查、评价管理中形成的文
件材料
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
材料
合同签署完成
当月
资产建档后 3
日内
董事会秘 4 内幕信息知情人调查资料 纸质及电子 召开后 3 个工 20 年
书办公室 作日内
证券发行相关资料，以及证券服务机构出
具的专业意见文件
短期投资、金融信用与金融衍生品业务管
理文件材料
外汇管理等国际金融业务工作中形成的
文件材料
归属结账当月
公司担保、委托贷款的审核、清理工作中
形成的文件材料
公司现金平台、资金集中管理及银行开户
管理工作中形成的文件材料
公司资产负债和现金流量预算管理中形
财务部 成的文件材料
公司外汇交易与资产负债管理中形成的
文件材料
检查结束后 1
周内
公司年度资产清查、盘点管理中形成的文 盘点结束后 1
件材料 周内
审计报告出具
后 1 周内
综合统计、生产经营专业统计、财务数据 分析工作完成
统计等工作中形成的文件材料 后 1 周内
公司税务登记、缴纳、减免、返还工作中
形成的文件材料
完成后 1 周内
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
文件材料
总结完毕后 1
周内
培训完毕后 1
周内
制发的组织建设、统战工作的规定、办法、
细则等文件材料
公司领导人员队伍建设工作中形成的文
件材料
公司激励机制建设与薪酬福利体系总体
策划材料
公司工资总额与人工成本管理中形成的
文件材料 发布后 1 周内
公司领导人员薪酬激励管理工作中形成
的文件材料
公司总部员工薪酬福利及绩效评价管理
工作中形成的文件材料
企业年金管理委员会有关年金管理工作
中形成的文件材料（如有）
人力资源
部 5.1 公司员工发展机制的整体策划材料 纸质及电子 永久
公司核心人才培养发展管理工作中形成
的文件材料
发布后 1 周内
员工岗位流动、职业经历管理工作中形成
的文件材料
公司定员、岗位设置管理工作中形成的文
件材料
公司用工方式及劳动组织优化管理中形
成的文件材料
公司员工招募与引进体系建设管理中形
成的文件材料
总结完毕后 1
周内
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
请示、批复、通知、名单、议程、报告、
过的文件、决议、纪要等文件材料
重要的贺信、贺电，筹备工作、选举工作
工作安排、总结等文件材料
公司领导班子民主生活会方案、记录、报
告等文件
党组织建立、撤销、合并、调整、更名等
文件
获奖申报材料及证书、奖牌、光荣册等文
件材料
职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合
工伤保险、住房公积金
办结后后 1 周
内
干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考
核、职称评聘等方面的文件
公司总体规划、中长期发展规划、专项规
划及滚动计划
公司及子公司在产业策划中形成的策划
投资发展 2.2 纸质及电子 30 年
报告 完成后 1 周内
部
规划评审、检查、评估工作中形成的文件
材料
公司及子公司竞争力对标工作中形成的
文件材料
长期投资项目的立项审查、过程管理及后
评价管理工作中形成的文件材料
完成后 1 周内
投资项目立项报告、相关文件以及批准文
件
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
项目可行性方案研究报告、相关文件及批
准文件
项目执行中合作方资料、签署合同、所获
证件等文件
完成审计工作
后 1 个月内
完成审计工作
后 1 个月内
内审部 制发的内控规范工作的规定、办法、细则
等文件材料
配合上级公司各类审计、检查报告以及相
关文件
采购、销
售等业务 1 采购及销售中形成的合同材料 纸质及电子 签署当月 永久
部门
公司本部的投招投标管理中形成的文件
招投标工作完
集采、招 2 材料（邀标、询价、开标、发出中标通知 纸质及电子 永久
成后 1 周内
投标办公 等资料）
室 3 本部门对外签订的合同 纸质及电子 签署当月 永久
招投标工作聘请第三方机构产生的相关
资料
公司本部的投资建设项目管理中形成的
建设工程 3 纸质及电子 办结后 1 周内 永久
文件材料（监理报告、验收报告等）
部
建工过程中聘请第三方机构产生的相关
资料
部门 序号 文件名称 保存形式 归档时间/频率 保管期限
等
注：表格中未列示的资料，纸质文件保存年限应至少为 15 年以上，电子资料为永久保存，
任何人不得私自销毁档案资料。
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