中粮糖业控股股份有限公司
董事会秘书工作制度
（2025 年 8 月修订）
第一章 总 则
第一条 为规范中粮糖业控股股份有限公司（以下简称公司）董事会秘书行
为，明确董事会秘书职责权限，保障董事会秘书履行勤勉尽责的义务，根据《公
司法》《证券法》《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）
《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》《公司章程》等
法律法规及其他规范性文件的规定，制定本制度。
第二条 公司董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠
实、勤勉地履行职责。
第三条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。公司
指派董事会秘书和代行董事会秘书职责的人员、证券事务代表负责与上海证券交
易所联系，以公司名义办理信息披露、股票及其衍生品种变动管理等事务。
第四条 公司设董事会办公室，负责处理董事会日常事务，董事会秘书领导
董事会办公室工作。
第二章 任职资格
第五条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专
业知识，具有良好的职业道德和个人品质。
第六条 具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：
（一）《公司法》《股票上市规则》等法律法规以及规范性文件规定的不得
担任上市公司董事或者高级管理人员的情形；
（二）最近 3 年受到过中国证监会的行政处罚；
（三）最近 3 年受到过证券交易所公开谴责或者 3 次以上通报批评；
（四）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第七条 公司董事或其他高级管理人员可以兼任董事会秘书。
董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则
该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。
第三章 任免程序
第八条 董事会秘书由董事会提名委员会提名，经董事会聘任或者解聘。
第九条 董事会聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海证券交易所提交
下列资料：
（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合《股票上市规则》规定的任职条
件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；
（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；
（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址
及专用电子邮箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交
变更后的资料。
第十条 公司解聘董事会秘书应当具备充分的理由，不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或者辞任时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明
原因并公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞任有关的情况，向上海证券交易
所提交个人陈述报告。
第十一条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日
起 1 个月内将其解聘:
（一）出现本制度第六条规定的任何一种情形；
（二）连续 3 个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失；
（四）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》等，给公司、
投资者造成重大损失。
第十二条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
董事会秘书空缺期间，董事会应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行
董事会秘书职责并公告，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会
秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺时间
超过3个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的6个月内完成董事
会秘书的聘任工作。
第四章 履 职
第十三条 董事会秘书履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息
披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制
人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及
高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上
海证券交易所报告并披露；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上
海证券交易所问询；
（六）组织公司董事和高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易所相关
规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（七）督促董事和高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和
《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事和高级管理人员作
出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交
易所报告；
（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；
（九）法律法规、中国证监会和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第十四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、高级
管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的履职行为。
第十五条 公司董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，
参加涉及信息披露的有关会议，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关
部门和人员及时提供相关资料和信息。
第十六条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及
时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。
第十七条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻
挠时，可以直接向上海证券交易所报告。
第十八条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离
任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行为
的信息不属于前述应当履行保密的范围。
第十九条 董事会秘书在任职期间应按要求参加上海证券交易所组织的董
事会秘书后续培训。
第二十条 公司董事会应当聘请证券事务代表协助公司董事会秘书履行职
责。在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，
并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。
证券事务代表的任职条件参照本制度第五条及第六条执行。
第五章 附 则
第二十一条 本制度由公司董事会负责解释。
第二十二条 本制度自董事会审议通过之日起生效。
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