海南机场设施股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 目的
第一条 为提高海南机场设施股份有限公司(以下简称“公司”)治理水平，规范
公司董事会秘书的选任、履职和培训工作，制订本工作制度。
第二章 适用范围
第二条 本制度适用于公司董事会秘书、公司董事会秘书候选人。
第三章 编制依据
第三条 根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所
股票上市规则》（以下简称《上市规则》）《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1
号——规范运作》（以下简称《自律监管指引第1号——规范运作》）等法律法规和其他
规范性文件，制订本工作制度。
第四章 释义
第四条 本制度所用词语除非文义另有要求，其释义与《海南机场设施股份有限公
司章程》（以下简称《公司章程》）、《自律监管指引第1号——规范运作》所用词语释
义相同。
第五章 职责分工
第五条 公司应当设立董事会秘书，作为公司与上海证券交易所之间的指定联络
人，并设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。董事会秘书对上市公司和
董事会负责，履行如下职责：
(一)负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露
事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
(二)负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、
中介机构、媒体等之间的信息沟通；
(三)筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级
管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
(四)负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证
券交易所报告并披露；
(五)关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上海证
券交易所问询；
(六)组织公司董事及高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易所相关规定
进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
(七)督促董事及高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和公司
章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事及高级管理人员作出或者可能
作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告；
(八)负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；
(九)法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第六条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人及其
他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露
的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向上
海证券交易所报告。
第六章 工作程序和标准
第七条 选任
(一)公司董事会应当在公司原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
(二)担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：
(三) 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
形；
(四)公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海证券交易所提交下列材料：
格的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；
电子邮箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变
更后的资料。
(五)公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。
(六)公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一
个月内将其解聘：
成重大损失。
(七)公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会的离任审查，
并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。同时，公司应当及时向上海证券交易所报
告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向
上海证券交易所提交个人陈述报告。
(八)董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、
文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
(九)公司董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级管理
人员代行董事会秘书的职责并向上海证券交易所报告，同时尽快确定董事会秘书的
人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职
责。
(十)公司董事会秘书空缺时间超过3个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，
并在6个月内完成董事会秘书的聘任工作。
(十一)公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不
能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会
秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。
第八条 培训
(一)公司董事会秘书候选人应参加上海证券交易所认可的资格培训，并取得董
事会秘书资格培训合格证书。
(二)公司董事会秘书原则上每两年至少参加一次由上海证券交易所举办的董事
会秘书后续培训。
(三)被上海证券交易所通报批评以及年度考核不合格的公司董事会秘书，应参
加上海证券交易所举办的最近一期董事会秘书后续培训。
第七章 附则
第九条 本制度未尽事宜，公司应当按照有关法律、法规、规范性文件和《公司
章程》的规定执行。如本制度与现行或日后颁布或修改的法律、法规、规范性文件
和《公司章程》存在冲突的，则应根据有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》
的规定执行。
第十条 本制度自公司董事会审议通过之日起执行，由公司董事会负责制定、修
改和解释。
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