唐山港集团股份有限公司
外部信息报送和使用管理制度
第一章 总则
第一条 为进一步加强唐山港集团股份有限公司（以下简称公司）定期报告、
临时报告及重大事项在编制、审议和披露期间相关信息的对外报送及使用的管
理，规范外部信息报送管理事务，确保公平信息披露，杜绝泄露内幕信息、内
幕交易等违法违规行为，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券
法》《上市公司信息披露管理办法》《上海证券交易所股票上市规则》等法律、
法规、规范性文件和《唐山港集团股份有限公司章程》《唐山港集团股份有限公
司信息披露事务管理制度》《唐山港集团股份有限公司内幕信息知情人登记管理
制度》等有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度的适用范围包括本公司（下设的各部门、分公司）、控股子
公司和公司的董事、高级管理人员及其他相关人员，公司对外报送信息涉及的
外部单位、组织或个人。
第三条 本制度所指的信息是指所有对公司股票交易价格可能产生影响的信
息，包括但不限于定期报告、临时报告、财务数据、统计数据及需报批的重大
事项等所涉及的信息。
第四条 董事会秘书办公室是公司对外信息报送和使用的统一管理部门。公
司各归口单位或相关人员应依照本制度的规定履行对外报送程序。
第二章 对外信息报送的管理及流程
第五条 公司的董事、高级管理人员及其他相关人员应当遵守信息披露相关
法律、法规、制度的要求，对公司定期报告、临时报告及重大事项履行必要的
传递、审核和披露流程。
第六条 公司的董事、高级管理人员及其他相关人员在定期报告、临时报告
公开披露前以及在公司重大事项的筹划、洽谈期间负有保密义务，不得向其他
任何单位或个人泄露相关信息。
在定期报告、临时报告公开披露前，公司及其董事、高级管理人员和其他
相关人员不得以任何形式、任何途径（包括但不限于业绩说明会、分析师会议、
接受投资者调研座谈等）向外界或特定人员泄露定期报告、临时报告的内容。
第七条 在公司公开披露定期报告前，公司不得向无法律法规依据的外部单
位提前报送有关统计报表等资料。
对于外部单位提出的报送有关统计报表等无法律法规依据的要求，公司应
当拒绝报送。特殊情况下，经公司分管领导审批、董事会秘书审核及公司总经
理、董事长批准，且外部单位出具《保密承诺函》（格式见附件一）的，方可报
送。
第八条 公司依据法律法规规定向特定外部信息使用人报送定期报告相关信
息的，提供时间不得早于公司业绩快报的披露时间，业绩快报的披露内容不得
少于向外部信息使用人提供的信息内容。
第九条 公司依据统计、税收征管等法律法规的规定向政府有关部门或其他
外部单位报送统计报表等资料的，或公司申请授信、贷款、融资、商务谈判等
事项时因特殊情况确实需要向对方提供公司的未公开重大信息的，公司应根据
第十条规定履行内幕信息登记流程。
第十条 公司应当将对外报送的未公开重大信息作为内幕信息，将报送的外
部单位相关人员作为内幕知情人登记在案备查，具体流程如下：
报送信息前，应当由经办人员填写《对外信息报送审批表》（格式见附件二），
经部门负责人、分公司负责人、控股子公司负责人、公司分管领导审批、董事
会秘书审核及公司总经理、董事长批准后方可对外报送。
关人员认真履行有关法律法规设定的保密义务和禁止内幕交易的义务，向接收
方提供《保密提示函》（格式参见附件三），并要求接收方签署《保密承诺函》，
《保密承诺函》中应当列明接收、使用本公司报送信息的人员情况。
对于法律法规政策要求需定期报送例行信息的外部行政主管单位，在报送
部门、内容等未发生重大变化的情况下，可将其视为同一内幕信息事项，要求
其出具一次性保密承诺函，在同一张表格中登记此外部部门的名称，并持续登
记报送信息的时间；对于其他报送事项，采取一事一函的方式。
第十一条 公司（下设的各部门、分公司）、控股子公司相关部门对外报送
信息后，该部门负责人应负责将《保密提示函》《保密承诺函》复印件留本部门
备查，原件交由董事会秘书办公室保留存档，保管期限为 10 年。董事会秘书
办公室根据《唐山港集团股份有限公司内幕信息知情人登记管理制度》的规定，
负责将外部单位和相关人员作为内幕信息知情人登记备案。
第三章 责任追究与处罚
第十二条 在本公司依法定程序公告相关信息前，外部单位或个人不得以任
何方式泄露其所知悉的本公司未公开重大信息，也不得利用所知悉的未公开重
大信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。
第十三条 外部单位或个人制作的或在其内部传递的文件、资料、报告等材
料中涉及本公司未公开重大信息的，外部单位或个人应当采取有效措施，限制
信息知情人的范围，并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义
务。
第十四条 外部单位或个人在其对外提交的或公开披露的文件中不得使用公
司的未公开重大信息，除非公司同时公开披露或已经公开披露该信息。
第十五条 外部单位或个人及其工作人员因保密不当致使本公司未公开信息
被泄露的，应当立即通知公司，公司应当及时向上海证券交易所报告并公告。
第十六条 外部单位或个人如违规使用公司报送的未公开重大信息，致使公
司遭受经济损失的，公司有权要求其承担赔偿责任；外部单位或个人如利用其
所知悉的公司未公开重大信息买卖本公司证券的，公司应当及时向证券监管机
构报告并追究其法律责任，外部单位或个人涉嫌构成犯罪的，公司应当移交司
法机关处理。
第四章 附则
第十七条 本制度未尽事宜，依照《中华人民共和国公司法》《中华人民共
和国证券法》《上市公司信息披露管理办法》《上海证券交易所股票上市规则》
《唐山港集团股份有限公司章程》《唐山港集团股份有限公司信息披露事务管理
制度》及《唐山港集团股份有限公司内幕信息知情人登记管理制度》等有关规
定执行。
第十八条 本制度的规定如与国家日后颁布或修订的法律、法规、部门规章、
规范性文件或经合法程序修改后的《唐山港集团股份有限公司章程》的规定不
一致时，按后者的规定执行，并应当及时修改本制度。
第十九条 本制度由公司董事会负责解释和修订。
第二十条 本制度自公司董事会审议通过并公告之日起生效施行，修改时亦
同。
唐山港集团股份有限公司
附件一：唐山港集团股份有限公司保密承诺函
唐山港集团股份有限公司：
现收到你公司报送的下列材料及保密提示函：
本单位/本人在此郑重声明并承诺如下：
并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义务。
密义务。在你公司依法定程序公告相关信息前，本单位/本人以及接收、使用你
公司报送的材料的相关人员不泄露相关未公开信息，也不利用所知悉的未公开
信息买卖你公司证券或建议他人买卖你公司证券。
露的文件中不使用你公司报送的未公开信息，除非你公司同时公开披露或已经
公开披露该信息。
公司的未公开信息被泄露的，本单位/本人将立即通知你公司。
的，应依法承担相应的法律责任。
特此确认！
签收人：（签字、公章）
签署日期： 年 月 日
附件二：唐山港集团股份有限公司对外信息报送审批表
报送信息单位及部门
报送对象
报送信息类别
报送依据
报送时间
对外报送信息的内容：
经办人签字：
部门负责人意见：
公司分管领导意见：
董事会秘书审核：
公司总经理：
公司董事长：
附件三：唐山港集团股份有限公司保密提示函
：
根据我国《证券法》、《公司法》、《上市公司信息披露管理办法》等有关法
律、行政法规、规章、规范性文件和证券监管机构发布的相关监管规则，上市
公司未公开披露的信息应属内幕信息，上市公司应当对内幕信息的报送与使用
进行严格的管理。
本公司此次报送给贵单位/阁下的相关材料属于未公开披露的内幕信息，现
根据证券监管部门的要求，本公司特向贵单位/阁下重点提示如下：
并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义务。
信息知情人，负有信息保密义务。在本公司依法定程序公告相关信息前，所有
内幕信息知情人不得泄露相关材料涉及的信息，也不得利用所知悉的本公司未
公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。
开披露的文件中不得使用本公司的未公开信息，除非本公司同时公开披露或已
经公开披露该信息。
本公司的未公开信息被泄露的，应当立即通知本公司。
报送的未公开信息，致使本公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔
偿责任；如利用其所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖
本公司证券的，本公司将向证券监管机构报告并追究其法律责任，涉嫌构成犯
罪的，本公司将移交司法机关处理。
关信息的人员登记备案，以备调查之用。
敬请贵单位/阁下给予积极配合和协助为盼！特此函告。
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