上海家化联合股份有限公司 董事会秘书工作制度
上海家化联合股份有限公司
董事会秘书工作制度
（八届二十六次董事会修订）
第一章 总则
第一条 为提高公司治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职和解聘，
根据《公司法》 、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称"《上
市规则》"）以及《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——规范运作》
等法律法规、其他规范性文件和《公司章程》的规定，制订本制度。
第二条 公司董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠
实、勤勉地履行职责。
第三条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。
第四条 公司董事会秘书办公室为董事会秘书分管的工作部门。
第五条 公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加上海证券交易所组
织的董事会秘书后续培训。
第二章 选 任
第六条 公司董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任和解聘。
第七条公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业
知识，具有良好的职业道德和个人品质。
第八条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定，不得担任董事、高级管
理人员的情形；
（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场
禁入措施，期限尚未届满；
（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员，
期限尚未届满；
（四）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；
（五）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（六）法律法规、证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第九条 公司非由职工代表担任的董事或者其他高级管理人员可以兼任公司
董事会秘书。
公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师不得兼任公司
董事会秘书。
第十条 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。在董事会秘
书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除
董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。证券事务代表的任职条件参照
本制度关于董事会秘书的任职资格执行。
第十一条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向上海
证券交易所提交下述资料：
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（一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合《上市规则》规
定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件；
（三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮箱地址等；
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交
变更后的资料。
第三章 履 职
第十二条 公司董事会秘书履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息
披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制
人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及
高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上
海证券交易所报告并披露；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上
海证券交易所问询；
（六）组织公司董事、高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易所相关
规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和
公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或
者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所
报告；
（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；
（九）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第十三条 公司董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：
（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、股东会会议；
（二）建立健全公司内部控制制度；
（三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；
（四）积极推动公司建立健全激励约束机制；
（五）积极推动公司承担社会责任；
（六）其他治理机制建设事项。
第十四条 董事会秘书负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，包括：
（一）保管公司股东持股资料；
（二）办理公司限售股相关事项；
（三）督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关
规定；
（四）其他公司股票及其衍生品种变动管理事项。
第十五条 公司董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，
协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。
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第十六条 公司董事会秘书应履行《公司法》、 中国证监会、上海证券交易所
以及《公司章程》要求履行的其他职责。
第十七条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、高级
管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。
第十八条 公司董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，
查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和
信息。
第十九条 公司召开总经理办公会议以及其他涉及公司重大事项的会议，应
及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。
第二十条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠
时，可以直接向上海证券交易所报告。
第二十一条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及
离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行
为的信息不属于前述应当履行保密的范围。
第四章 解 聘
第二十二条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明
原因并公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上海证券交易
所提交个人陈述报告。
第二十三条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发
生之日起一个月内将其解聘：
（一）出现本制度第八条规定的任何一种情形；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失；
（五）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程等，给公司、投
资者造成重大损失。
第二十四条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和
董事会审计与风险管理委员会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移
交手续。
董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文
件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
第二十五条 公司董事会应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会
秘书。
第二十六条 公司董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事
或高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书的人
选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职
责。
公司董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在
第五章 附 则
第二十七条 本制度由公司董事会负责解释。
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第二十八条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施。
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