苏州纳微科技股份有限公司
董事会议事规则
第一章 总则
第一条 为了进一步规范苏州纳微科技股份有限公司(以下简称“公司”)
董事会的议事方式和决策程序,促使董事和董事会有效地履行其职责,提高董事
会规范运作和科学决策水平,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公
司法》”)、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则(2018修订)》、
《上海证券交易所科创板股票上市规则》(以下简称“《股票上市规则》”)、
《上海证券交易所科创板上市公司自律监管指引第1号——规范运作》和《苏州
纳微科技股份有限公司章程》(以下简称“公司章程”)等法律、行政法规、部
门规章、自律性规则的有关规定,制订本规则。
第二条 公司依法设立董事会,董事会对股东大会负责。董事会应遵守《公
司法》等法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司章程及本规则的规定,
履行其职责。
第二章 董事会的组成和职权
第三条 公司董事会由九名董事组成,其中独立董事三名。
第四条 董事会行使下列职权:
(一)召集股东大会,并向股东大会报告工作;
(二)执行股东大会的决议;
(三)决定公司的经营计划和投资方案;
(四)制订公司的年度财务预算方案、决算方案;
(五)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;
(六)制订公司增加或减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案;
(七)拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公
司形式的方案;
(八)在股东大会授权范围内,决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵
押、对外担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项;
(九)决定公司内部一级管理机构的设置;
(十)决定聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书及其他高级管理人员,并
决定其报酬事项和奖惩事项;根据总经理的提名,决定聘任或者解聘公司副总经
理、财务负责人等高级管理人员,并决定其报酬事项和奖惩事项;
(十一)制定公司的基本管理制度;
(十二)制订公司章程的修改方案;
(十三)管理公司信息披露事项;
(十四)向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所;
(十五)听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作;
(十六)法律、行政法规、部门规章或公司章程授予的其他职权。
超过股东大会授权范围的事项,董事会应提交股东大会审议。
第五条 公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具的非标准审计意
见向股东大会作出说明。
第六条 董事会应当确定对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事
项、委托理财、关联交易、对外捐赠的权限,建立严格的审查和决策程序;重大
投资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审,并报股东大会批准。
(一)董事会有权决定下列交易事项(提供担保、受赠现金、单纯减免公司
义务的债务除外):
公司最近一期经审计总资产的 10%以上;但占公司最近一期经审计总资
产 50%以上的,还应提交股东大会审议;
以上的,还应提交股东大会审议;
但占公司市值 50%以上的,还应提交股东大会审议;
绝对金额超过 100 万元;但交易产生的利润占公司最近一个会计年度经
审计净利润的 50%以上,且绝对金额超过 500 万元,还应提交股东大会
审议;
个会计年度经审计营业收入的 10%以上,且绝对金额超过 1,000 万元;但
交易标的(如股权)在最近一个会计年度相关的营业收入占公司最近一
个会计年度经审计营业收入的 50%以上,且绝对金额超过 5,000 万元的,
还应提交股东大会审议;
会计年度经审计净利润的 10%以上,且绝对金额超过 100 万元;但交易
标的(如股权)在最近一个会计年度相关的净利润占上市公司最近一个
会计年度经审计净利润的 50%以上,且绝对金额超过 500 万元的,还应
提交股东大会审议;
(二)对于单个项目发生的交易(提供担保、受赠现金、单纯减免公司义务
的债务除外)符合下列标准之一的,由总经理批准决定:
公司最近一期经审计总资产的 10%(不含 10%)以内;
含 10%)以内;
个会计年度经审计营业收入的 10%(不含 10%)以内,且绝对金额不超
过 1,000 万元;
会计年度经审计净利润的 10%(不含 10%)以内,或绝对金额不超过 100
万元。
(三)董事会有权决定下列对外担保事项:
除公司章程第四十一条所规定的担保行为应提交股东大会审议外,公司其他
对外担保行为均由董事会批准。对于董事会权限范围内的担保事项,除应当经全
体董事的过半数通过外,还应当经出席董事会会议的三分之二以上董事同意。
(四)董事会有权决定下列关联交易事项:
公司与关联自然人发生的交易金额在 30 万元以上的关联交易,或与关联法
人发生的交易金额在 300 万元以上,且占公司最近一期经审计总资产或市值 0.1%
以上的关联交易;但公司与关联人发生的交易(提供担保、受赠现金资产、单纯
减免公司义务的债务除外)金额在 3,000 万元以上,且占公司最近一期经审计总
资产或市值 1%以上的关联交易还应提交股东大会审议。
未达到上述董事会审议权限的关联交易事项(对外担保除外),由总经理批
准决定。
董事会可以根据公司实际情况对前款董事会权限范围内的事项具体授权给
董事长执行。
本条所述的“交易”,包括购买或出售资产(不含购买原材料、燃料和动力,
以及出售产品、商品等与日常经营相关的资产,但资产置换中涉及到的此类资产
购买或者出售行为,仍包含在内);对外投资(购买银行理财产品的除外);提供
财务资助;提供担保;租入或租出资产;委托或者受托管理资产和业务;赠与或
者受赠资产;债权、债务重组;签订许可使用协议;转让或者受让研究与开发项
目;上海证券交易所认定的其他交易。
第三章 董事长
第七条 董事会设董事长一名,董事长由董事会以全体董事的过半数选举产
生。
第八条 董事长行使下列职权:
(一)主持股东大会和召集、主持董事会会议;
(二)督促、检查董事会决议的执行;
(三)签署公司股票、公司债券及其他有价证券;
(四)签署董事会重要文件和其他应由公司法定代表人签署的其他文件;
(五)行使法定代表人的职权;
(六)在发生特大自然灾害等不可抗力的紧急情况下,对公司事务行使符合
法律规定和公司利益的特别处置权,并在事后向公司董事会和股东大会报告;
(七)法律、行政法规、部门规章、公司章程或董事会决议授予的其他职权。
第九条 董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举
一名董事履行职务。
第四章 董事会组织机构
第十条 公司设董事会秘书一名,由董事会聘任或解聘。董事会秘书是公司
高级管理人员,对董事会负责。
第十一条 董事会下设董事会办公室(即“证券事务部”),处理董事会日
常事务。
董事会秘书兼任董事会办公室负责人,保管董事会和董事会办公室印章。董
事会秘书可以指定证券事务代表等有关人员协助其处理日常事务。
第十二条 公司董事会设立战略、审计、提名、薪酬与考核四个专门委员会,
对董事会负责。
(一)战略委员会的主要职责是对公司长期发展战略和重大投资决策进行研
究并提出建议。
(二)审计委员会的主要职责是提议聘请或更换外部审计机构;监督公司的
内部审计制度及其实施;负责内部审计与外部审计之间的沟通;审核公司的财务
信息及其披露;审查公司的内控制度。
(三)提名委员会的主要职责是研究董事、经理人员的选择标准和程序并提
出建议;广泛搜寻合格的董事和经理人员的人选;对董事候选人和经理人选进行
审查并提出建议。
(四)薪酬与考核委员会的主要职责是研究董事与经理人员考核的标准,进
行考核并提出建议;研究和审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案。
第五章 董事会议案
第十三条 董事会成员、总经理可以向公司董事会提出议案,代表十分之一
以上表决权的股东、三分之一以上的董事或者监事会在其提议召开临时董事会时
可以提出临时董事会议案。
董事会提案应当符合下列条件:
(一)提案内容与法律、法规、规范性文件和公司章程规定不相抵触,并且
属于董事会的职责范围;
(二)有明确的议题和具体决议事项。
所提出的议案如属于各专门委员会职责范围内的,应由各专门委员会审议后
提交董事会审议。
第十四条 除代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上的董事或者监
事会、二分之一以上独董、董事长、总经理应在其提议召开临时董事会时提出临
时董事会议案外,其他向董事会提出的各项议案应在定期董事会召开前10日或临
时董事会召开前5日送交董事会秘书,由董事长决定是否列入董事会审议议案。
如董事长未将提案人提交的议案列入董事会审议议案,董事长应向提案人说明理
由,提案人不同意的,应由董事会以全体董事过半数通过的方式决定是否列入审
议议案。
第十五条 公司需经董事会审议的生产经营事项以下列方式提交董事会审议:
(一)公司年度发展计划、生产经营计划由总经理负责拟订后由董事长向董
事会提出;
(二)有关公司财务预算、决算方案由财务负责人会同总经理拟订后由董事
长向董事会提出;
(三)有关公司盈余分配和弥补亏损方案由财务负责人会同总经理、董事会
秘书共同拟订后向董事会提出;
(四)涉及公司对外担保、贷款方案的议案,应包括担保或贷款金额、被担
保方的基本情况及财务状况、贷款用途、担保期限、担保方式、贷款期限、对公
司财务结构的影响等,由公司拟订后提交。
第十六条 有关需由董事会决定的公司人事任免的议案,董事长、总经理应
根据提名委员会的审议结果分别按照其权限向董事会提出。
第十七条 有关公司内部一级管理机构设置、基本管理制度的议案,由总经
理负责拟订并向董事会提出。
第十八条 在发出召开董事会定期会议的通知前,董事会办公室应当逐一征
求各董事的意见,初步形成会议提案后交董事长拟定。
董事长在拟定提案前,应当视需要征求总经理或其他高级管理人员的意见。
第六章 董事会会议的召集
第十九条 董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。
第二十条 有下列情形之一的,董事会应当召开临时会议:
(一)代表十分之一以上表决权的股东提议时;
(二)三分之一以上董事联名提议时;
(三)二分之一以上独立董事提议时;
(四)监事会提议时;
(五)董事长认为必要时;
(六)总经理提议时;
(七)证券监管部门要求召开时;
(八)公司章程规定的其他情形。
第二十一条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的,应当通过董事会办
公室或者直接向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当
载明下列事项:
(一)提议人的姓名或者名称;
(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四)明确和具体的提案;
(五)提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于公司章程规定的董事会职权范围内的事项,与提案有关的
材料应当一并提交。
董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后,应当于当日转交董事长。
董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的,可以要求提议人修改
或者补充。
董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内,召集董事会会议
并主持会议。
第二十二条 董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不
履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。
第七章 董事会会议的通知
第二十三条 召开董事会定期会议和临时会议,董事会办公室应当分别提前
十日和两日将盖有董事会办公室印章的书面会议通知,通过直接送达、传真、电
子邮件或者其他方式,提交全体董事和监事以及经理、董事会秘书。非直接送达
的,还应当通过电话进行确认并做相应记录。
情况紧急,需要尽快召开董事会临时会议的,可以随时通过电话或者其他口
头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。
第二十四条 董事会书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一)会议的时间、地点;
(二)会议的召开方式;
(三)会议期限;
(四)拟审议的事项(会议提案);
(五)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(六)董事表决所必需的会议材料;
(七)董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求;
(八)联系人和联系方式;
(九)发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容,以及情况紧急需要
尽快召开董事会临时会议的说明。
第二十五条 董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需要变更会议的
时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当在原定会议召开日之
前三日发出书面变更通知,说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日
的,会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按原定日期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事项
或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取得全体与会董事的认可并做好相
应记录。
第二十六条 董事会会议通知以(电子邮件)方式送达的,以电子邮件到达
受送达人特定系统的日期为送达日期;以专人送出的,由被送达人在送达回执上
签名(或盖章),被送达人签收日期为送达日期;以航空邮件送出的,自交付邮
局之日起第三日为送达日期;以传真方式送出的,以被送达人传真回复确认日期
为送达日期;以电报方式送出的,被送达人签收的日期为送达日期。
第二十七条 除本章所述因公司遭遇危机等特殊或紧急情况时召开的临时董
事会外,公司召开董事会会议,董事会应按本章规定的时间事先通知所有董事和
监事,并提供足够的资料(包括会议议题的相关背景材料和有助于董事理解公司
业务进展的信息和数据)。当二名或二名以上的独立董事认为资料不充分或论证
不明确时,可联名以书面形式向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事
项,董事会应予采纳。
第八章 董事会会议的召开和表决
第二十八条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不
出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时,董事长和董事
会秘书应当及时向监管部门报告。
监事可以列席董事会会议;总经理和董事会秘书未兼任董事的,应当列席董
事会会议。会议主持人认为有必要的,可以通知其他有关人员列席董事会会议。
第二十九条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的,
应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,书面委托其他董事代为出席。
委托书应当载明:
(一)委托人和受托人的姓名;
(二)委托人对每项提案的简要意见;
(三)委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;
(四)委托人的签字、日期等。
委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的,应当在委托书中进行专
门授权。对定期报告签署书面确认意见的,不得委托他人签署。
受托董事应当向会议主持人提交书面委托书,在会议签到簿上说明受托出席
的情况。
第三十条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:
(一)在审议关联交易事项时,非关联董事不得委托关联董事代为出席;关
联董事也不得接受非关联董事的委托;
(二)独立董事不得委托非独立董事代为出席,非独立董事也不得接受独立
董事的委托;
(三)董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权
委托其他董事代为出席,有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托;
(四)一名董事不得接受超过两名董事的委托,董事也不得委托已经接受两
名其他董事委托的董事代为出席。
第三十一条 董事会会议以现场召开为原则。必要时,在保障董事充分表达
意见的前提下,经召集人(主持人)、提议人同意,也可以通过视频、电话、传
真或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进
行的方式召开。
非以现场方式召开的,以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董
事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票,或者董事事后提交的
曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
第三十二条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明
确的意见。
对于根据规定需要独立董事专门会议事前表决同意的提案,会议主持人应当
在讨论有关提案前,指定一名独立董事宣读独立董事专门会议达成的书面表决结
果。
董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的,会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外,董事会会议不得就未包括在会议通知中
的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的,不得代表其他
董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第三十三条 董事应当认真阅读有关会议材料,在充分了解情况的基础上独
立、审慎地发表意见。
董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、
会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息,也可以在
会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
对于列入会议议程需要表决的议案或事项,在进行表决前,应当经过认真审
议讨论,董事可以自由发言,发言时间原则上不超过10分钟,董事也可以以书面
形式发表意见。
第三十四条 每项提案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会董事进行
表决。
会议表决实行一人一票,以记名和书面等方式进行。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其
一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关董事重新
选择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
第三十五条 董事会如以填写表决票的方式进行表决,董事会办公室工作人
员应制作董事会表决票。表决票应至少包括如下内容:
(一)董事会届次、召开时间及地点;
(二)董事姓名;
(三)需审议表决的事项;
(四)投赞成、反对、弃权票的方式指示;
(五)对每一表决事项的表决意见;
(六)其他需要记载的事项。
表决票应在表决之前由董事会秘书负责分发给出席会议的董事,并在表决完
成后由董事会秘书负责收回。表决票作为公司档案由董事会秘书按照公司档案制
度的有关规定予以保存,保存期限至少为十年。
受其他董事委托代为投票的董事,除自己持有一张表决票外,亦应代委托董
事持有一张表决票,并在该表决票上的董事姓名一栏中注明“受某某董事委托投
票”。
第三十六条 采取传真方式表决的,参与表决的董事应当按照通知或会议主
持人的要求在发送截止日期之前将表决票传真至指定地点和传真号码,逾期传真
的表决票无效。
第三十七条 与会董事表决完成后,证券事务代表和董事会办公室有关工作
人员应当及时收集董事的表决票,交董事会秘书在一名监事或独立董事的监督下
进行统计。
现场召开会议的,会议主持人应当当场宣布统计结果;其他情况下,会议主
持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前,通知董事表
决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的,
其表决情况不予统计。
第三十八条 除本规则第三十九条规定的情形外,董事会审议通过会议提案
并形成相关决议,必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。
法律、行政法规和公司章程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的,从其
规定。
董事会根据公司章程的规定,在其权限范围内对担保事项作出决议,除公司
全体董事过半数同意外,还必须经出席会议的三分之二以上董事的同意。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的,以形成时间在后的决议为准。
第三十九条 出现下述情形的,董事应当对有关提案回避表决:
(一)《股票上市规则》规定董事应当回避的情形;
(二)董事本人认为应当回避的情形;
(三)公司章程规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避
的其他情形。
在董事回避表决的情况下,有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席
即可举行,形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董
事人数不足三人的,不得对有关提案进行表决,而应当将该事项提交股东大会审
议。
第四十条 董事会应当严格按照股东大会和公司章程的授权行事,不得越权
形成决议。
第四十一条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的,可以先将拟
提交董事会审议的分配预案通知注册会计师,并要求其据此出具审计报告草案
(除涉及分配之外的其他财务数据均已确定)。董事会作出分配的决议后,应当
要求注册会计师出具正式的审计报告,董事会再根据注册会计师出具的正式审计
报告对定期报告的其他相关事项作出决议。
第四十二条 提案未获通过的,在有关条件和因素未发生重大变化的情况下,
董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。
第四十三条 二分之一以上的与会董事、两名或两名以上独立董事认为提案
不明确、不具体,或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出
判断时,可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项,董事
会应予以采纳,会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。
提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第九章 董事会会议记录
第四十四条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议,可以视需
要进行全程录音。
第四十五条 董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好
记录。会议记录应当包括以下内容:
(一)会议的届次和召开的时间、地点、方式;
(二)会议通知的发出情况;
(三)会议召集人和主持人;
(四)出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事(代理人)姓名;
(五)关于会议程序和召开情况的说明;
(六)会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提
案的表决意向;
(七)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权
的票数);
(八)与会董事认为应当记载的其他事项。
第四十六条 除会议记录外,董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工
作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要,根据统计的表决结果就会议所
形成的决议制作单独的决议记录。
第四十七条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议
记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的,可
以在签字时作出书面说明。必要时,应当及时向监管部门报告,也可以发表公开
声明。
董事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明或者向
监管部门报告、发表公开声明的,视为完全同意会议记录和决议记录的内容。
第四十八条 董事应当在董事会决议上签字并对董事会的决议承担责任。董
事会决议违反法律、法规或者公司章程,致使公司遭受损失的,参与决议的董事
对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事
可以免除责任。如不出席会议,也不委托代表,也未在董事会召开之时或者之前
对所议事项提供书面意见的董事应视作未表示异议,不免除责任。
第四十九条 董事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董
事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议
记录、会议纪要、会议决议等,由董事会秘书负责保存。
董事会会议档案的保存期限为十年。
第十章 决议执行
第五十条 董事会决议公告事宜,由董事会秘书根据《股票上市规则》的有
关规定办理。在决议公告披露之前,与会董事和会议列席人员、记录和服务人员
等负有对决议内容保密的义务。
第五十一条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议,检查决议的实施情
况,并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第十一章 规则的修改
第五十二条 有下列情形之一的,董事会应当及时修订本规则:
(一)国家有关法律、行政法规或规范性文件修改,或制定并颁布新的法律、
行政法规或规范性文件,本规则规定的事项与前述法律、行政法规或规范性文件
的规定相抵触;
(二)公司章程修改后,本规则规定的事项与公司章程的规定相抵触;
(三)股东大会决定修改本规则。
第五十三条 本规则修改事项属于法律、行政法规或规范性文件要求披露的
信息的,按规定予以公告或以其他形式披露。
第十一章 附则
第五十四条 本规则未尽事宜,依照国家法律、法规和公司章程等有关规定
执行。本规则与公司章程等有关规定相抵触的,以公司章程等有关规定为准。
第五十五条 本规则中所称“市值”,按照《股票上市规则》的规定计算。
第五十六条 在本规则中,“以上”、“内”含本数,“过”、“超过”不
含本数。
第五十七条 本规则为公司章程的附件,由公司董事会拟定,于公司股东大
会审议通过之日起生效实施,修改时亦同。
第五十八条 本规则由公司董事会解释。
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