北京数字认证股份有限公司
董事会议事规则
第一章 总则
第一条 为了进一步规范北京数字认证股份有限公司（以下简称“公司”）董
事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会
规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证
券法》、中国证监会《上市公司治理准则》
《深圳证券交易所创业板股票上市规则》
等法律法规、规范性文件及《北京数字认证股份有限公司章程》
（以下简称“《公
司章程》”）等规定，结合公司实际情况，制订本规则。
第二条 董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。
第三条 董事会办公室负责人向董事会秘书汇报工作，负责保管董事会印章。
第二章 会议的召集和通知
第四条 董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。董事会秘书负
责领导董事会办公室每年初征集董事会定期会议议题，制定年度议题计划。下列
事项一般应纳入董事会定期会议：
（一）公司年度报告、半年度报告；
（二）年度财务决算及利润分配；
（三）总经理年度工作报告；
（四）董事会年度工作报告；
（五）董事会认为应列入定期会议审议的其他事项。
第五条 在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征求
各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。
董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见，
董事会讨论审议需要法律审核论证的重大事项，必须提前提交总法律顾问组织法
律审核，总法律顾问经审核认为存在重大风险的，应暂缓提交董事会。
董事长、被征求意见的董事、总经理和其他高级管理人员对内幕信息应当严
格履行保密义务。
第六条 有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：
（一）党委会提议时；
（二）代表十分之一以上表决权的股东提议时；
（三）三分之一以上董事联名提议时；
（四）监事会提议时；
（五）董事长认为必要时；
（六）二分之一以上独立董事提议时；
（七）总经理提议时；
（八）证券监管部门要求召开时；
（九）《公司章程》规定的其他情形。
第七条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公室
或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明
下列事项：
（一）提议人的姓名或者名称；
（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；
（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；
（四）明确和具体的提案；
（五）提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有
关的材料应当一并提交。
董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。
董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改
或者补充。
董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内，召集董事会会议
并主持会议。
董事会研究、审议公司重大事项的，应按规定经公司党委会前置审议。
第八条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会办公室应当分别提前十日
和五日将书面会议通知，通过专人送达、邮件或传真等书面方式，提交全体董事、
监事以及总经理、董事会秘书。
情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或者其他口
头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。
第九条 董事会会议通知应当至少包括以下内容：
（一）会议日期和地点（含召开方式）；
（二）会议期限；
（三）事由及议题；
（四）发出通知的日期；
（五）参会人员、列席人员名单；
（六）联系人和联系方式。
口头会议通知至少应包括上述第（一）项内容，以及情况紧急需要尽快召开
董事会临时会议的说明。
第十条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、
地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前三日
发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，会
议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项
或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相
应记录。
第三章 会议的召开
第十一条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履
行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。
第十二条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不出
席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时，董事长和董事会
秘书应当及时向监管部门报告。
监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董
事会会议。财务负责人、总法律顾问按照有关规定列席董事会会议。会议主持人
认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。
第十三条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应
当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。
委托书应当载明：
（一）委托人和受托人的姓名；
（二）代理事项、授权范围（应明确写明对每项议案的表决意见）和有效期
限；
（三）委托人签名或盖章。
受托董事应当于会议议程开始前向会议主持人提交书面委托书，在会议签到
簿上说明受托出席的情况。
董事未亲自出席董事会会议，也未委托其他董事代为出席会议的，视为放弃
在该次会议上的投票权。
董事连续两次未亲自出席，也不委托其他董事代为出席董事会会议的，视为
不能履行职责，董事会有权建议股东大会予以撤换。
第十四条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：
（一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关
联董事也不得接受非关联董事的委托；
（二）独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立
董事的委托；
（三）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权
委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。
（四）一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受两
名其他董事委托的董事代为出席。
第十五条 董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意
见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真
或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行
的方式召开。
非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董
事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的
曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
董事会审议重大事项原则上应以现场会议形式召开。
第四章 会议的审议及表决
第十六条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确
的意见。
第十七条 已经专门委员会研究的议题，专门委员会应向董事会提交书面意
见，并在该议题讨论前宣读。
对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论有关提
案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。
董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制
止。
除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知中
的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他
董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第十八条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、
审慎地发表意见。
董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、
各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的
信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情
况。
第十九条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表
决。
会议表决实行一人一票，以书面记名投票表决方式进行。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其
一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新
选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。
第二十条 与会董事表决完成后，证券事务代表和董事会办公室有关工作人
员应当及时收集董事的表决票，交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下
进行统计。
现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主
持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表
决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，
其表决情况不予统计。
第二十一条 除本规则第二十二条规定的情形外，董事会审议通过会议提案
并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成
票。法律、行政法规和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意
的，从其规定。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。
第二十二条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：
（一）《深圳证券交易所创业板股票上市规则》规定董事应当回避的情形；
（二）董事本人认为应当回避的情形；
（三）《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而需
回避的其他情形。
在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席
即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董
事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东大会审
议。
第二十三条 董事会应当严格按照股东大会和《公司章程》的授权行事，不
得越权形成决议。
第二十四条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，
董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。
第二十五条 二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明
确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断
时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。
提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第二十六条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需
要进行全程录音。
第二十七条 董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好
记录。出席会议的董事、董事会秘书和记录人应当在会议记录上签名。会议记录
应当包括以下内容：
（一）会议召开的日期、地点、召开方式、召集人和主持人姓名；
（二）出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事（代理人）姓名；
（三）会议议程；
（四）董事发言要点；
（五）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权
的票数）；
（六）与会董事认为应当记载的其他事项。
第二十八条 除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工
作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所
形成的决议制作单独的决议记录。
第二十九条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议
记录和会议决议进行签字确认。董事对会议记录或者会议决议有不同意见的，可
以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开
声明。
董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明的，视
为完全同意会议记录和会议决议的内容。
董事对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规、《公司
章程》、股东大会决议，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负赔
偿责任，但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可免除责任。
第三十条 受其他董事委托出席董事会的董事，除以自己的名义在董事会决
议上签署自己的姓名以外，还应该代表被代理的董事签署自己的姓名并附注被代
理之董事的姓名。
第三十一条 董事会决议公告事宜，由董事会秘书根据《深圳证券交易所创
业板股票上市规则》及《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》的有关
规定办理。在决议公告披露之前，与会董事和会议列席人员、记录和服务人员等
负有对决议内容保密的义务。
第三十二条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情
况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第三十三条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董
事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议
记录、会议决议、决议记录（如有）、决议公告（如有）等，由董事会办公室负
责保存。
董事会会议记录和决议保存期限与公司经营期限相同。
第五章 附则
第三十四条 在本规则中，“以上”包括本数。
第三十五条 本规则自股东大会审议通过之日起生效施行，公司原《董事会
议事规则》（2020 年版）同时废止。
第三十六条 本规则由董事会负责解释。
第三十七条 本规则未尽事宜或与有关法律法规、规范性文件及《公司章程》
不一致时，按照有关法律法规、规范性文件及《公司章程》执行。
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