合肥立方制药股份有限公司
内部控制自我评价报告
合肥立方制药股份有限公司全体股东:
根据财政部、证监会等部门联合发布的《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价方法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司截止至2020年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制建立的合理性、完整性和实施的有效性进行了评价,并就内部控制设计和运行中存在的缺陷进行了认定。现将公司截至2020年12月31日与公司财务报表相关的内部控制自我评价情况报告如下:
一、重要声明
内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。在公司治理层的监督下,按照企业内部控制规范体系的规定,设计、实施和维护有效的内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是本公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。
建立与实施内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策或程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价工作组织情况
内部控制评价工作由公司董事会及其下设的审计委员会领导,组成以审计部门为主导多部门参与的评价小组,对纳入评价范围的主要风险领域和单位进行评价。
(一)评价程序:成立评价小组,制定评价方案;现场检查;评价小组研究认定内部控制缺陷;整改方案进行讨论和审核;按照规定权限和程序报董事会审议批准。
(二)评价方法:组成评价小组综合运用个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、统计抽样、比较分析等多种方法,广泛收集本公司内部控制设计和有效运行的证据,研究认定内部控制设计缺陷和运行缺陷。
三、内部控制评价范围
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:合肥立方制药股份有限公司及子公司安徽立方药业有限公司、合肥诚志生物制药有限公司、安徽立方连锁药房有限公司、金寨立方制药有限公司和合肥大禹制药有限公司。纳入合并范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100.00%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入的100.00%。
纳入评价范围的主要业务包括:销售与收款管理流程、采购与付款管理流程、投资管理、资金管理、募集资金管理、固定资产管理、存货与生产管理、研发管理、人事薪金管理等。
纳入评价范围的事项包括:公司层面的公司治理、组织架构、发展战略、企业文化、信息披露、信息系统、内部审计;业务层面的人力资源、财务报告、销售业务、采购业务、资金管理、资产管理、合同管理、担保业务、研究与开发、关联交易、对子公司的管控等。
重点关注的高风险领域主要包括销售与收款管理流程、采购与付款管理流程、募集资金的管理和使用情况、对外投资和重大资产购置业务和关联方及关联方交易情况等高风险领域。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(一)治理结构
公司按照《公司法》、《证券法》和《公司章程》等法律和相关规定建立了规范的法人治理结构和议事规则,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。
1.股东大会是公司最高权力机构,制定了《股东大会议事规则》,对股东大会的性质、职权及股东大会的召集与通知、提案、表决、决议等工作程序作出了明确规定。该规则的制定并有效执行,保证了股东大会依法行使重大事项的决策权,有利于保障股东的合法权益。
2.董事会是公司的常设决策机构,向股东大会负责,对公司经营活动中的重大决策问题进行审议并做出决定,或提交公司股东大会审议。董事由股东大会选举产生,董事长由董事会选举产生。董事会由7名董事组成,设董事长1人,其中独立董事3名。下设战略委员会、审计委员会、薪酬与考核委员会、提名委员会四个专门委员会;专门委员会均由公司董事、独立董事担任。公司制定了《董事会议事规则》、《独立董事工作制度》、《战略委员会工作细则》、《审计委员会工作细则》、《薪酬与考核委员会工作细则》、《提名委员会工作细则》、《审计委员会年报工作制度》、《独立董事年报工作制度》,规定了董事的选聘程序、董事的义务、董事会的构成和职责、董事会议事规则、独立董事工作程序、各专门委员会的构成和职责等。这些制度的制定并有效执行,能保证专门委员会有效履行职责,为董事会科学决策提供帮助。
3.监事会是公司的监督机构,负责对公司董事、经理的行为及公司财务进行监督。公司监事会由3名监事组成,其中1名为职工代表。公司制定了《监事会议事规则》,对监事职责、监事会职权、监事会的召集与通知、决议等作了明确规定。该规则的制定并有效执行,有利于充分发挥监事会的监督作用,保障股东利益、公司利益及员工合法利益不受侵犯。
4.总经理全面负责公司的日常经营管理活动,组织实施董事会的决议。公司制定了《总经理工作细则》,规定了总经理职责、总经理办公会议、总经理报告制度、监督制度等内容。这些制度的制定并有效执行,确保了董事会的各项决策得以有效实施,提高了公司的经营管理水平与风险防范能力。
(二)内部组织结构
公司设置的内部机构有:药物研究所、技术部、本部工厂、营销事业部、人力资源部、财务部、网络信息部、行政管理部、工程部、安全环保部、证券部和审计部。通过合理划分各部门职责及岗位职责,并贯彻不相容职务相分离的原则,使各部门之间形成分工明确、相互配合、相互制衡的机制,确保了公司生产经营活动的有序健康运行,保障了控制目标的实现。
公司现行组织架构图如下:
股东大会
战略委员会
监事会
提名委员会 董事会
薪酬与考核委员会 董事会秘书
审计委员会 总经理
副总经理 财务总监
药 本 营 人 网 行 安
审 物 技 部 销 力 财 络 政 工 全 证
计 研 术 工 事 资 务 信 管 程 环 券
部 究 部 厂 业 源 部 息 理 部 保 部
所 部 部 部 部 部
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(三)发展战略 u
公司秉承“为人以诚、为事以专”经营理念,积极倡导“以效率为核心”的企业管理文化,坚持以高端制剂研发及其高品质产品生产为龙头,以原料药、医药商业为两翼的医药产业链发展战略,实现一体化产业链升级,成为国内一流高品牌知名度的综合性企业。
在医药工业方面,公司坚持以渗透泵控释技术平台为依托,打造渗透泵控释制剂产品群。整合上游原料药布局和下游销售资源,降低生产成本,提升产品市场竞争力。通过产能扩建项目,突破公司产品规模化、国际化面临的硬件设施瓶颈。完善公司治理,加快人才引进与培育,全面提升产品质量管理能力,逐步实现高端渗透泵制剂的国际化。同时,进一步加大研发投入,加快外用软膏剂、口服溶液以及管控类精麻药品等产品研发和上市节奏,丰富公司产品结构,提升企业竞争力。坚持创新能力培育,围绕公司自主知识产权的人源化单抗融合蛋白项目临床前研究开展的同时,努力寻求与外部的全方位合作,为公司的创新研发升级做好储备,实现公司的可持续发展。
在医药商业方面,公司秉持“营销即服务”的经营准则,立足安徽省市场,坚持医疗终端配送、连锁药房零售并行,依靠现代化物流基地,发挥现有营销渠道上下游资源优势,进一步推动药品供应、销售等环节的自动化、信息化。公司拟通过深耕区域市场、降低物流成本、提高配送效率等经营措施,将自身打造成为区域龙头医药商业企业。
(四)企业文化
公司十分重视加强文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作情神,树立现代管理理念,强化风险意识。经过十余年的培育,现已形成了“按章办事、按程序办事,为人以诚、为事以专、满负荷工作”五大支柱为基本架构形式的管理文化体系,秉承“以效率为核心的管理文化”的核心价值观和“营销即服务”经营理念,诚实守信,合法经营。
(五)信息披露
公司制定了《信息披露管理办法》、《重大信息内部报告制度》、《独立董事年报工作制度》、《董事、监事和高级管理人员持股变化管理办法》、《内幕信息知情人登记制度》等,结合相关法律法规的更新及公司上市情况,对《信息披露管理办法》、《董事、监事和高级管理人员持股变化管理办法》、《对外担保管理制度》、《重大财务决策制度》等进行了修订完善。对信息披露的内容与标准、信息披露的流程,公司重大信息的传递报告、披露,重要事项的决策等做出规范要求。明确了信息披露责任人、信息披露事务管理部门和相关义务人、各责任人及义务人职责、工作流程等。
(六)信息与沟通
本公司为向管理层及时有效地提供业绩报告建立了比较强大的信息系统,信息系统人员(包括财务会计人员)恪尽职守、勤勉工作,能够有效地履行赋予的职责。本公司管理层也提供了适当的人力、财力以保障整个信息系统的正常、有效运行。本公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效地沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管者和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。
(1)信息收集渠道畅通。公司可以通过财务会计资料、经营管理资料、专项信息、办公网络等渠道,获取内部信息;也可以通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道,获取外部信息。
(2)信息传递程序及时。公司能将内部控制相关信息在内部各管理级次、责任单位、业务环节之间,以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商、中介机构和监管部门等有关方面之间进行及时沟通和反馈,信息沟通过程中发现的问题,能及时报告并加以解决。重要信息能及时传递给董事会、监事会和经理层。
(3)信息系统运行安全。公司已建立对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制制度,并设信息安全专岗,监督检查制度执行情况,梳理排查信息安全漏洞,保证信息系统安全稳定运行。
(4)反舞弊机制透明。公司已建立反舞弊机制,明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限,规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。
(七)内部审计机构设立情况
公司董事会下设审计委员会,根据《审计委员会议事规则》等规定,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。审计委员会由3名董事组成,独立董事2名,其中有1名独立董事为会计专业人士,且担任委员会召集人。审计委员会下设审计部,设审计部部长1名,配备审计员3名,具备独立开展审计工作的专业能力。审计部结合内部审计监督,对内部控制的有效性进行监督检查。审计部对监督检查中发现的内部控制缺陷,按照企业内部审计工作程序进行报告;对监督检查中发现的内部控制重大缺陷,有权直接向董事会及其审计委员会、监事会报告。
(八)人力资源政策
公司依据国家相关法律法规,以及管理和发展需要,制定了有利于公司可持续发展的人力资源政策,内容涵盖员工选聘、培训、轮岗、晋升、薪酬福利、绩效考核、合同解除等各方面,并通过一系列制度、操作规范来保障政策的落实和执行到位。
公司目前共有975位员工,其中博士5人,硕士研究生40人,本科生324人,专科生246人。公司非常重视员工发展及人才队伍建设,提出“把培训作为构建立方竞争优势的基础战略”的管理方针,采取多形式对员工进行岗位培训和专业技能培训,提高员工的胜任力;同时对骨干员工和管理人员还进行梯队培养。公司不断优化人力资源配置,以效率、公平为导向,对员工进行分层级、多维度绩效考核,强化公司绩效管理,提升公司管理水平和经营业绩。
(九)财务报告
公司按照会计法、企业会计准则、税法等有关法律法规的规定,建立了较为完善的《财务会计制度》。公司设置了独立的会计机构,在财务管理和会计核算方面均设置了较为合理的岗位,制定了相应的岗位工作说明书,并配备了足够的专职人员以保证财务工作的顺利进行。会计机构人员分工明确,实行岗位责任制,各岗位能够起到互相牵制的作用,批准、执行和记录职能分开。
(十)资金营运管理制度
1.全面预算管理
公司已实施全面预算管理制度,明确各责任单位在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,强化预算约束。
2.货币资金管理
公司制定了《货币资金管理制度》,对货币资金业务建立了严格的授权批准制度,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。审批人根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。对银行账户管理、网银支付管理等也提出具体规定。
3.筹资资金管理
公司为了规范经营过程中的筹资行为,降低资本成本,减少筹资风险,以提高资金运作效益,制定了《筹资管理制度》,制度中对公司权益性筹资和债务性筹资做了明确规定。其中债务性筹资必须经股东大会批准,或股东大会授权董事会或董事长批准方可办理。属于向银行等金融机构筹集资金(包括短期借款、应付票据和长期借款等)由股份公司财务部负责统一组织;属于发行债券(包括发行短期债券和长期债券)由股份公司证券部负责统一组织。
筹措资金要严格按筹资计划拟定的用途和预算使用,确有必要改变资金用途的,必须事先获得该筹资计划批准机构的同意后才能改变资金的用途,资金使用项目应进行严格的会计控制,确保筹措资金的合理、有效使用,防止筹措资金被挤占、挪用、挥霍浪费,具体措施包括对资
金支付设定批准权限,审查资金使用的合法性、真实性、有效性,对资金项目进行严格的预算
控制等。
4.募集资金使用管理
根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《首次公开发行股票并上市管理办法(2020年修订)》、《上市公司监管指引第2号——上市公司募集资金管理和使用的监管要求》《、深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司规范运作指引》等规定,制定了《合肥立方制药股份有限公司募集资金管理办法》,对募集资金的存储、使用、投向变更、管理与监督等方面进行了规范。
(十一)资产管理
固定资产是企业组织生产经营的重要资产,为加强对本公司固定资产的管理,本公司对固定资产的取得、保管、维护保养、移动、处置都制定了一系列的内控措施,并制定了《固定资产管理制度》。制度规定固定资产的取得必须遵循财务管理制度的要求,使用单位申请新建、购置都须经相关部门主管核准,固定资产的保管、维护保养须落实到具体责任部门和责任人;固定资产的移动须经过相关部门的批准、并办理移动交接,固定资产的处置须经技术和管理部门核准审批。
公司制定了专利管理制度和操作流程,并加强对品牌、商标、专利、专有技术、土地使用权等无形资产管理,落实无形资产管理责任制。公司重视品牌建设,不断打造和培育公司品牌。
(十二)采购和付款业务
公司本部工厂设置物料部,负责本部工厂采购供应管理工作,各子公司设置采购部、货运部。制定了《存货管理制度》、《采购管理制度》、《物料采购管理制度》、《大宗生产用物料招标采购制度》等制度,规范采购过程管理。
采购计划管理:对于日常生产所用原辅材料、包装材料,由物料部采购员根据月度生产计划制定月生产用料采购计划表,物料部经理审批;对各部门所需年度常备物料,由各使用部门编制年度常用物料备料申请表,使用部门经理和物料部经理审核,分管领导审批。采购员根据物料常备量,每周定期补充常备物料。
供应商管理:采购员在市场调查的基础上,收集供应商资料,供应商企业简介、供应商资质、组织机构、人员状况、厂房及设施、生产设备、质检设备、质量系统运行状况等,填写《供应商基本情况调查表》,筛选出三到五个综合情况较优供应商,按公司审批程序执行。对供应商产品进行符合性测试及初步质量评价,并视情况进行实地考察确定最终供应商。对选定的供应商,公司与之签订供应合作协议,在协议中规定双方的权利与义务。
采购合同管理:公司的采购合同由物料部采购员负责签订,合同签订时填写合同审批表,对合同文本内容、主要条款执行严格审批程序,并按公司档案管理规定对供需双方盖有合同章的原件进行归档。
付款管理:物料部(采购部)经办人填写《采购付款申请单》,并保证业务支撑附件(包括但不限于入库单、合同、发票)完整性,对填写内容的真实性负责;财务部对《采购付款申请单》相关附件及填写内容审核,审批人根据资金授权范围进行审批。
(十三)生产流程与成本控制
1.生产和质量管理
生产管理方面,公司自产药品由本部工厂和全资子公司合肥诚志生物制药有限公司负责生产。公司按GMP(药品生产质量管理规范)制定生产流程,严格按照批准的注册工艺和质量标准组织生产。推行精益生产管理方式,优化生产组织方式,确保安全生产、达标排放,对整个生产流程从原料投入到产成品入库实行一体化管理,形成专业化生产与采购、营销、仓储、质检、研发等相关部门有机结合的高效、快捷生产运营体系,确保公司各项生产指标和经济效益的完成。生产计划方面,公司制定年度销售目标,营销事业部据此编制月度分解销售目标,生产技术部会同营销事业部共同编制月度生产计划,有计划组织生产,保证市场有序供应。
质量管理方面,公司为保证产品质量,建立健全了贯穿产品生产全过程的质量管理体系。质量管理部负责公司产品的质量管理工作,主要对公司质量保证体系运行情况的监控与指导,实施GMP内部审计工作,组织实施产品工艺改进、GMP改造指导、产品再注册、质量标准升级等工作,确保产品质量和工艺的稳定性,确保市场产品需求。公司配备了先进的质量检测设备,检验人员经过培训和考核后上岗,并持有资格证书,负责对产品生产和销售过程中的产品质量进行全面管控。
2.成本费用管理
成本核算方面,为了加强和规范公司产品成本的核算和管理,保证产品成本核算的真实性、准确性、完整性,现依据《企业会计准则-存货》准则和财政部印发的《企业产品成本核算制度〔试行〕》等相关法规,结合公司的具体情况公司制定了《工业企业产品成本核算办法》。制度中对会计岗位设置、产品成本核算原则、产品成本项目构成、产品成本归集、分配和结转、会计科目设置及处理等方面做了详细规定。
日常费用方面,公司制定了《成本费用报销制度》,对报销审批权限、报销凭证范围、报销时限和流程、差旅住宿等费用标准做了详细规定。规范了费用报销工作,保证信息真实完整。
人力资源方面,公司人力资源部负责人力资源的引进、开发、培训、升迁、薪酬、考勤、社会保险、劳动管理等实施统一管理。所有工作都是依照《中华人民共和国劳动法》以及公司制定的相关社会保险、劳动合同以及员工的聘用、培训、考核等规章制度来完成的,相关的管理文件包括:《员工工资管理制度》、《员工绩效考核办法》等。为了保证公司的长远利益,公司制定了人力资源规划,对员工的升迁、教育、福利、激励等方面进行了全面的规划,以做到“人尽其才、才尽其用”,发挥每个人的最大的才能,不断为公司注入新的活力,确保其快速、健康发展。
3.存货与仓储管理
公司制定的《仓库管理制度》、《存货管理制度》、《仓库盘点作业标准制度》等制度,确定了存货管理的原则,明确了存货的范围,详细规定了原辅料、产成品等存货的出入库流程,对存货的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行了有效的控制。
(十四)销售和收款业务
公司的产品销售分工业销售和商业配送销售两类。根据业务模式不同,公司制定了《工业产品销售管理规定》、《药品集中采购投标管理规定》、《销售管理制度》、《应收账款管理制度》等制度。
工业销售采用专业化学术推广和招商代理两种销售模式。公司设置营销事业部进行统一管理,营销事业部下设市场部、市场准入部、销售管理部、培训部、营销中心等管理部门,负责公司已上市品种的销售工作。为保障产品销售的畅通,营销事业部在主要省份分别设置了销售团队,负责公司的产品销售与宣传推广工作。工业销售一般以先款后货为主,执行两票制后公司对一些国有大型医药商业公司进行授信,在销售合同中约定回款期限和回款方式。
商业配送销售分为医疗终端销售模式、非医疗终端销售模式两大类。子公司安徽立方药业有限公司是一家以西药、中药和医疗器械批发、物流配送为核心业务的药品经营企业,根据业务需要设立了医院部、调拨部、连锁部、采购部、运营部、质量部等。公司会根据商业惯例对下游客户进行授信,要求客户按授信账期进行回款。
(十五)研究与开发
为加强研发项目的实施管理,明确落实项目责任,建立项目研究过程控制、项目管理档案、成果验收及退出机制,保障项目的科学管理,提高药学研究结果的真实性、有效性、完整性与规范性,有效推进项目进度,公司制定了《研发项目管理规定》。制度中对公司确定立项的注册申报类研发项目或技术改进、攻关、转让、二次开发、一致性评价等行为进行规范。
制定了《研究开发支出核算办法》,明确了研发资本性支出及费用化支出的划分标准,规范了研究开发支出按研发项目核算的具体会计科目及处理。
(十六)对外投资管理
公司对外投资遵循合法、审慎、安全、有效的原则,控制投资风险、注重投资效益。公司指定专门机构,负责对公司重大投资项目的可行性、投资风险、投资回报等事宜进行专门研究和评估,监督重大投资项目的执行进展;如发现投资项目出现异常情况,及时向公司董事会报告。公司对外投资建立了《对外投资管理制度》,明确了对外投资的相关权限,并按照规定的权限和程序办理对外投资业务,确保对外投资全过程得到有效控制。
(十七)关联交易管理
公司关联交易遵循诚实信用、平等、自愿、公平、公开、公允的原则,不得损害公司和其他股东的利益。按照《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《关联交易管理办法》的规定,公司明确划分股东大会、董事会对关联交易事项的审批权限,规定关联交易事项的审议程序和回避表决要求。
(十八)对外担保管理
公司对外担保遵循合法、审慎、互利、安全的原则,严格控制担保风险。制定了《对外担保管理制度》,明确规定对外担保事项的审批权限;明确股东大会、董事会关于对外担保事项的审批权限,以及违反审批权限和审议程序的责任追究机制。公司应当调查被担保人的经营和信誉情况。董事会应当认真审议分析被担保方的财务状况、营运状况、行业前景和信用情况,审慎依法作出决定。必要时,公司可聘请外部专业机构对实施对外担保的风险进行评估,以作为董事会或股东大会进行决策的依据。公司对外担保必须要求对方提供反担保,谨慎判断反担保提供方的实际担保能力和反担保的可执行性。公司独立董事应当在董事会审议对外担保事项时发表独立意见,必要时可聘请会计师事务所对公司累计和当期对外担保情况进行核查;如发现异常,应当及时向董事会报告。如发现被担保人经营状况严重恶化或发生公司解散、分立等重大事项的,有关责任人应当及时报告董事会。董事会有义务采取有效措施,将损失降低到最小程度。对外担保的债务到期后,公司应当督促被担保人在限定时间内履行偿债义务。如被担保人未能按时履行义务,公司应当及时采取必要的补救措施。
(十九)对子公司的管控
公司根据《公司章程》、《公司总经理工作细则》以及其他相关制度的规定,对子公司法人、总经理的资金审批权、日常管理审批权、公司级印章用印审批权、人力资源审批权进行明确的授权。
公司通过外派财务经理形式来保证对子公司的有效管理和监督,子公司的财务负责人由母公司提出人选,总经理办公会议讨论决定后向子公司派驻财务负责人。公司统一并规范了公司的会计核算相关内容,包括但不限于会计制度的选用、会计标准和会计政策的制定、核算流程的组织等。
公司审计部每年定期或不定期组织相关部门对子公司经营管理、财务收支及其有关的经济业务活动等进行内部审计。
四、内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据企业内部控制规范体系及公司内部控制评价方法规定的程序组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
(一)财务报告内部控制缺陷认定标准
1.公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准
重大缺陷:一个或者多个控制缺陷的组合,可能导致企业严重偏离控制目标的情形(可能导致的错报金额≥整体重要性水平));
重要缺陷:一个或者多个控制缺陷的组合,其严重程度和经济后果低于重大缺陷,但仍有可能导致企业偏离控制目标的情形(整体重要性水平>可能导致的错报金额≥实际执行的重要性水平));
一般缺陷:除重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷(可能导致的错报金额<实际执行的
重要性水平))。
表格列示如下:
事项 评价基准 重大缺陷 重要缺陷 一般缺陷
资产总额潜在错报 资产总额 错报金额≥基准1% 基准0.5%≤错报金 错报金 额<基准
额<基准1% 0.5%
净资产潜在错报 净资产 错报金额≥基准1% 基准0.5%≤错报金 错报金 额<基准
额<基准1% 0.5%
营业收入潜在错报 营业收入 错报金额≥基准1% 基准0.5%≤错报金 错报金 额<基准
额<基准1% 0.5%
利润总额潜在错报 利润总额 错报金额≥基准5% 基准3%≤错报金额 错报金额<基准3%
<基准5%
2.公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性评价标准
定性标准,指涉及业务性质的严重程度,根据其直接或潜在负面影响的性质、范围等因素确定。公司在进行内部控制自我评价时,对可能存在的内部控制缺陷定性标准如下:
财务报告重大缺陷的迹象包括:公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为、公司更正已公布的财务报告、注册会计师发现的却未被公司内部控制识别的当期财务报告中的重大错报、审计委员会和审计部对公司的对外财务报告和财务报告内部控制监督无效;
财务报告重要缺陷的迹象包括:未建立反舞弊程序和控制措施、对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制、对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表达到真实、准确的目标;
一般缺陷是指除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。
(二)非财务报告内部控制缺陷认定标准
1.公司确定的非财务报告内部控制缺陷定量标准
根据可能造成直接财产损失的绝对金额或潜在负面影响等因素确定非财务报告内部控制缺陷的定量评价标准如下:
重大缺陷:是指金额在200万元(含))以上,对公司定期报告披露造成负面影响;
重要缺陷:是指金额在100万(含))—200万元之间,对公司定期报告披露造成负面影响;
一般缺陷:是指金额在100万元以下的,未对公司定期报告披露造成负面影响。
2.公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准
重大缺陷迹象:公司决策程序不科学导致重大决策失败;违犯国家法律、法规;重大偏离预算;制度缺失导致系统性失效;前期重大缺陷或重要缺陷未得到整改;管理人员和技术人员流失严重;媒体负面新闻频现;其他对公司负面影响重大的情形。
重要缺陷迹象:公司决策程序不科学对公司经营产生中度影响;违反行业规范,受到政府部门或监管机构处罚;部分偏离预算;重要制度不完善,导致系统性运行障碍;前期重要缺陷不能得到整改;公司关键岗位业务人员流失严重;媒体负面新闻对公司产生中度负面影响;其他对公司负面影响重要的情形。
一般缺陷迹象:除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。
五、内部控制缺陷认定及其整改措施
(一)财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷,对于检查中发现的其他内部控制缺陷,其可能导致的风险均在可控范围之内,对公司财务报告目标的实现不构成实质性影响,并且公司已安排落实整改公司研究制定整改方案和计划,并及时跟进和监督整改落实情况。
(二)非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷,对于检查中发现的其他内部控制缺陷,公司研究制定整改方案和计划,并及时跟进和监督整改落实情况。
公司应经营环境及业务的变化,将继续完善内部控制制度,规范内部控制制度执行,强化内部控制监督检查,促进公司健康、可持续发展。
六、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已经按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
七、其他内部控制相关重大事项说明
报告期内,公司不存在其他可能对投资者理解内部控制评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的其他内部控制信息。
董事长:
合肥立方制药股份有限公司
2021年4月7日
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