杭州中亚机械股份有限公司
特定对象来访接待管理制度
第一章 总则
第一条 为贯彻证券市场公开、公平、公正原则,规范杭州中亚机械股份有
限公司有限公司(以下简称“公司”)投资者接待和推广的行为,促进公司与投
资者、潜在投资者(以下统称“投资者”)、特定对象等主体之间的良性关系,
加强公司与外界的交流和沟通,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和
国证券法》、《上市公司信息披露管理办法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规
则》(以下简称“《上市规则》”)、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》
(以下简称“《规范运作指引》”)以及《杭州中亚机械股份有限公司章程》(以下
简称“《公司章程》”)等法律、法规和规章,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条 本规定所述的特定对象,是指比一般中小投资者更容易接触到信息
披露主体,更具信息优势,且有可能利用有关信息进行证券交易或传播有关信息
的机构和个人,包括:(一)从事证券分析、咨询及其他证券服务业的机构、个
人及其关联人;(二)从事证券投资的机构、个人及其关联人;(三)持有、控制
公司 5%以上股份的股东及其关联人;(四)新闻媒体和新闻从业人员及其关联
人;(五)深圳证券交易所认定的其他单位或个人。
第二章 目的和遵循原则
第三条 制定本规定的目的在于规范公司在接受特定对象调研、采访、沟通
或进行对外宣传、推广等活动时,增加公司信息披露的透明度及公平性,改善公
司治理结构,增进外界对公司的了解和支持。
第四条 公司接待工作遵循以下基本原则:
(一)公平、公正、公开原则:公司人员在进行接待活动中,应严格遵循公
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平、公正、公开原则,不得实行差别对待政策,不得有选择性的、私下向特定对
象披露、透露或泄露非公开重大信息。
(二)诚实守信的原则:公司相关的接待工作应客观、真实和准确,不得有
虚假记载和误导性陈述。
(三)保密原则:公司的接待人员不得擅自向对方披露、透露或泄露非公开
重大信息,也不得在网络上刊载非公开的重大信息。
(四)合规披露信息原则:公司遵守国家法律、法规及证券监管部门对上市
公司信息披露的规定,在接待过程中保证信息披露真实、准确、完整、及时、公
平。
(五)高效节约原则:在进行接待工作中,公司应充分注意提高工作效率,
降低接待成本。
(六)互动沟通原则:公司应主动听取投资者及来访者的意见、建议,实现
双向沟通,形成良性互动。
第三章 责任人和从职人员素质要求
第五条 公司对外接待事务工作的第一负责人为公司董事会秘书。公司董事
会办公室为负责公司接待具体工作的部门,对外接待工作至少要有两名公司人员
在场,避免公司人员私下向特定对象披露、透露或泄露非公开重大信息。
第六条 公司从事接待工作的人员需要具备以下素质:(一)熟悉公司运营、
财务等状况,对公司有全面地了解;(二)具备良好的知识结构,熟悉证券、法
律、财务等方面的相关知识,了解公司的信息披露管理制度;(三)具有良好的
沟通、品行端正,诚实信用,有较强的协调能力和应变能力;
第四章 接待工作
第七条 机构投资者、分析师、新闻媒体等特定对象到公司实地调研时,由
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董事会秘书及董事会办公室人员负责接待,如遇董事会秘书出差或公干时,由至
少两名董事会办公室人员负责接待。
第八条 机构投资者、分析师、新闻媒体等特定对象到公司现场参观、座谈
沟通时,公司应合理、妥善地安排参观过程,避免参观者有机会获取未公开信息。
公司应派人陪同参观,并由专人对参观人员的提问进行回答。
第九条 公司在定期报告披露前三十日内、重大信息临时公告前十五日内,
应尽量避免进行投资者关系活动,防止泄漏未公开重大信息。
第十条 公司与特定对象进行直接沟通的,应要求特定对象出具公司证明或
身份证等资料,并要求特定对象签署承诺书,具体格式见附件一。但公司应邀参
加证券公司研究所等机构举办的投资策略分析会等情形除外。公司在与特定对象
直接沟通后,应根据深圳证券交易所相关规定向其报备有关情况。
特定对象可以以个人名义或者以所在机构名义与公司签署承诺书。特定对象
可以与公司就单次调研、参观、采访、座谈等直接沟通事项签署承诺书,也可以
与公司签署一定期限内有效的承诺书。特定对象与公司签署一定期限内有效的承
诺书的,只能以所在机构名义签署。
第十一条 对于特定对象基于对公司调研或采访形成的投资价值分析报告、
新闻稿等文件,在对外发布或使用前应至少提前两个工作日知会公司。公司应在
收到文件后两个交易日内按照深圳证券交易所《创业板上市公司规范运作指引》
的规定认真核查。公司发现其中存在错误、误导性陈述的,应要求其改正;拒不
改正的,公司应及时发出澄清公告进行说明。发现其中涉及未公开重大信息的,
应立即报告深圳证券交易所并公告,同时要求其在公司正式公告前不得对外泄露
该信息并明确告知在此期间不得买卖公司证券。
公司应当建立与特定对象交流沟通的事后复核程序,及时检查是否存在可能
因疏忽而导致任何未公开重大信息的泄漏,并明确一旦出现此类情形的应急处理
流程和措施。
第十二条 公司在进行商务谈判、银行贷款等事项时,因特殊情况确实需要
向对方提供未公开重大信息的,公司应要求对方签署保密协议,保证不对外泄露
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有关信息,并承诺在有关信息公告前不买卖该公司证券。一旦出现泄露、市场传
闻或证券交易异常,公司应及时采取措施、报告深圳证券交易所并立即公告。
第十三条 公司在股东大会上向股东通报的事件属于未公开重大信息的,应
当将该通报事件与股东大会决议公告同时披露。
第十四条 公司及相关信息披露义务人在与以下特定对象进行相关信息交流
时,一旦出现信息泄漏,公司及相关信息披露义务人应立即报告深圳证券交易所
并公告:(一)从事证券分析、咨询及其它证券服务业的机构、个人及其关联人;
(二)从事证券投资的机构、个人及其关联人;(三)持有公司总股本 5%以上股
份的股东及其关联人;(四)新闻媒体和新闻从业人员及其关联人;(五)交易所
认定的其它单位或个人。
第十五条 公司在与特定对象交流沟通的过程中,应当做好会议记录。公司
应当将会议记录、现场录音(如有)、演示文稿(如有)、向对方提供的文档(如
有)等文件资料存档并妥善保管。
公司进行对外接待活动应实行备查登记制度,对接受或邀请对象的调研、沟
通、采访及宣传、推广等活动予以详细记载。会议记录至少应记载以下内容:(一)
活动参与人员、时间、地点、方式;(二)活动的详细内容;(三)未公开重大信
息泄密的处理过程及责任承担(如有);
第十六条 公司及相关信息披露义务人接受调研、沟通、采访等活动,或进
行对外宣传、推广等活动时,不得以任何形式披露、透露或泄露非公开重大信息。
第十七条 公司在投资者关系活动中一旦以任何方式发布了法律、法规和规
范性文件规定应披露的重大信息,应及时向深圳证券交易所报告,并在下一交易
日开市前进行正式披露。
第十八条 公司进行投资者关系活动应当建立完备的投资者关系管理档案,
投资者关系管理档案至少应当包括下列内容:(一)投资者关系活动参与人员、
时间、地点;(二)投资者关系活动的交流内容;(三)未公开重大信息泄密的处
理过程及责任追究情况(如有);(四)其他内容。公司在投资者关系活动结束后
两个交易日内,应当编制《投资者关系活动记录表》(具体格式见附件二),并将
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该表及活动过程中所使用的演示文稿、提供的文档等附件(如有)及时通过深圳
证券交易所创业板业务专区在深交所指定网站刊载,同时在公司网站刊载。
第五章 责任
第十九条 公司应当对董事、监事、高级管理人员及相关员工进行投资者关
系管理的系统培训,提高其与特定对象进行沟通的能力,增强其对相关法律法规、
业务规则和规章制度的理解,树立公平披露意识。
本公司及其董事、监事、高级管理人员、股东、实际控制人等相关信息披露
义务人和接待人员违反本规定,给公司造成重大损害或损失的,应承担相应责任。
触犯法律的,依法追究法律责任。
第二十条 本公司及其董事、监事、高级管理人员、股东、实际控制人等相
关信息披露义务人在接受调研、沟通、采访及宣传、推广等活动中违反本规定的,
应当承担相应责任。
第六章 附则
第二十一条 本制度由公司董事会负责解释。
第二十二条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施。
第二十三条 本制度未尽事宜,按国家有关法律、行政法规、部门规章、规
范性文件和《公司章程》等的规定执行;如与国家日后颁布的法律行政法规、部
门规章、规范性文件或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时,按国家有关
法律、行政法规、部门规章、规范性文件和《公司章程》的规定执行,并及时修
订本制度,提交公司董事会审议通过。
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附件一: 承诺书
杭州中亚机械股份有限公司:
本人(公司)将对你公司进行调研(或参观、采访、座谈等),根据有关规
定做出如下承诺:
(一)本人(公司)承诺在调研(或参观、采访、座谈等)过程中不故意打探你
公司未公开重大信息,未经你公司许可,不与你公司指定人员以外的人员进行沟
通或问询;
(二)本人(公司)承诺不泄漏在调研(或参观、采访、座谈等)过程中获取的
你公司未公开重大信息,不利用所获取的未公开重大信息买卖你公司证券或建议
他人买卖你公司证券;
(三)本人(公司)承诺在投资价值分析报告、新闻稿等文件中不使用本次调研
(或参观、采访、座谈等)获取的你公司未公开重大信息;
(四)本人(公司)承诺基于本次调研(或参观、采访、座谈等)形成的投资价
值分析报告、新闻稿等文件中涉及盈利预测和股价预测的,注明资料来源,不使
用缺乏事实根据的资料;
(五)本人(公司)承诺基于本次调研(或参观、采访、座谈等)形成的投资价
值分析报告、新闻稿等文件(或涉及基础性信息的部分内容),在对外发布或使
用至少两个工作日前知会你公司,并保证相关内容客观真实;
(六)本人(公司)如违反上述承诺,愿意承担由此引起的一切法律责任;(公
司也可明确规定责任的内容)
(七)本承诺书仅限于本人(公司)对你公司调研(或参观、采访、座谈等)活
动,时间为:_______________________;
(八)本承诺书的有效期为 年 月 日至 年 月 日。经本公司(或研究机
构)书面授权的个人在本承诺书有效期内到你公司现场调研(或参观、采访、座
谈等),视同本公司行为。(此条仅适用于以公司或研究机构名义签署的承诺书)
承诺人(公司): (签章)
(授权代表): (签章)
日期:
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附件二:投资者关系活动记录表格式
证券代码:300512 证券简称:中亚股份
杭州中亚机械股份有限公司投资者关系活动记录表
编号:
投资者关系活动 □特定对象调研 □分析师会议□媒体采访 □业绩说明
类别 会
□新闻发布会 □路演活动
□现场参观
□其他 (请文字说明其他活动内容)
参与单位名称
及人员姓名
时间
地点
上市公司接待
人员姓名
投资者关系活动
主要内容介绍
附件清单(如有)
日期
7
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