湖南天雁机械股份有限公司
特定对象来访接待管理制度
第一章 总则
第一条 为贯彻证券市场公开、公平、公正原则,进一步规范湖南天雁机械股份有限公司(以下简称“公司”)与投资者、媒体等特定对象的信息沟通,提高公司投资者关系管理水平,维护投资者合法权益,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司信息披露管理办法》、《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规和规范性文件以及《公司章程》、《公司信息披露事务管理制度》的规定,结合公司实际,制定本制度。
第二条 本制度所称特定对象包括但不限于:
(一)从事证券分析、咨询及其他证券服务业的机构、个人及其关联人;
(二)从事证券投资的机构、个人及其关联人;
(三)新闻媒体和新闻从业人员及其关联人;
(四)证券监管部门认定的其他机构或个人。
第二章 基本目的与工作原则
第三条 特定对象来访接待工作的基本目的
(一)维护信息披露的公平性,保护中小投资者的合法权益;
(二)加强投资者关系管理工作,加深投资者对公司的了解与认同;
(三)建立优质的投资者关系管理平台,树立公司良好的社会形象;
(四)促进公司诚信自律、规范运作,提高公司治理水平。
第四条 特定对象来访接待工作的基本原则
(一)公平信息披露原则。公司应公平对待所有股东及潜在投资者,不得私下提前向机构投资者、分析师、新闻媒体等特定对象单独披露、透露或泄露本公司尚未公开披露的信息;
(二)合规披露信息原则。公司应遵守国家法律、法规及证券监管部门、证券交易所对上市公司信息披露的规定,保证信息披露真实、准确、完整、及时。在接待特定对象调研、采访等相关活动时,应注意尚未公布信息及其他内部信息的保密,一旦出现泄密的情形,公司应当按有关规定及时予以披露;
(三)保密原则。公司的接待人员不得擅自向特定对象披露、透露或泄露非公开重大信息,也不得在公司内部刊物或网络上刊载非公开的重大信息。
(四)高效低耗原则。进行特定对象来访接待工作时,公司将充分考虑提高沟通效率,降低沟通成本。
(四)预约登记管理原则。特定对象到公司调研、采访,以及参加业绩说明会、分析师会议等相关活动,必须进行预约登记,并报董事会秘书批准;
(四)现场登记管理原则。公司接待特定对象调研、采访等相关活动时,必须于现场对特定对象身份信息予以登记并详细核实;
(五)归口管理原则。公司由董事会秘书对口接待参加调研、采访等相关活动的特定对象。
第三章 特定对象来访接待工作中的沟通内容
第五条 特定对象来访接待工作中的沟通内容主要包括:
(一)公司的发展战略,包括公司的发展方向、发展规划、竞争战略和经营方针等;
(二)公司法定的信息披露及其说明,包括定期报告和临时公告等;
(三)公司已公开披露的经营管理信息及其说明,包括生产经营状况、财务状况、经营业绩、股利分配等;
(四)公司已公开披露的重大事项及其说明,包括公司的重大投资及其变化、资产重组、收购兼并、对外合作、重大合同、关联交易、重大诉讼或仲裁、管理层变动以及大股东变化等信息;
(五)企业文化建设;
(六)公司其他依法可以披露的相关信息及已公开披露的信息。
第四章 特定对象来访接待工作的职责划分
第六条 董事会秘书为公司接待特定对象调研、采访等相关活动的主管负责人, 负责公司接待特定对象调研、采访等相关活动事务的组织及协调工作。
第七条 董事会秘书办公室和财务(证券)部在董事会秘书的领导下负责公司接待特定对象调研、采访等相关活动的日常事务。
第八条 财务(证券)部在接待前应告知特定对象提供来访目的及拟咨询的问题提纲,由董事会秘书审定后交相关部门准备材料。在不影响公司正常生产经营和泄露公司机密的前提下,公司相关部门、控股子公司、分公司的负责人有义务协助董事会秘书完成相关工作。
第九条 公司董事、监事、高级管理人员在接受特定对象调研、采访前,应知会董事会秘书,董事会秘书应妥善安排调研或采访,并全程参加。
第十条 公司相关接待人员在回答特定对象调研、采访的询问时, 应保证回答的真实性、准确性,同时尽量避免使用带有预测性的语言。
第十一条 董事会秘书负责在事前对相关接待人员给予必要的培训和指导。
第十二条 未经董事会秘书的明确授权,公司员工不得在特定对象来访接待工作中代表公司发言。
第五章 特定对象来访接待活动
第十三条 公司的特定对象来访接待工作应平等对待所有投资者,为中小投资者公平获取公司信息提供良好途径。
第十四条 特定对象来访前应通过邮件、电话或传真等方式进行预先沟通,待公司同意后,由财务(证券)部对来访人员进行接待预约登记,原则上公司不接待没有经过预约登记的特定对象。
第十五条 对于特定对象基于对公司调研或采访形成的投资价值分析报告、新闻稿等文件,在对外发布或使用前应知会公司。公司董事会秘书应认真核查特定对象知会的投资价值分析报告、新闻稿等文件。如发现其中涉及公司未公开重大信息、错误或误导性记载的,应要求其改正;拒不改正的,公司应及时发出澄清公告进行说明。对于涉及未公开重大信息的,应立即报告上海证券交易所并公告,同时要求特定对象在公司正式公告前不得对外泄漏该信息,并明确告知其在此期间不得买卖公司证券。
第十六条 公司建立接待来访登记记录表并形成会议记录,对接受或邀请对象的调研、采访等活动予以详细记载,由董事会秘书签字确认。至少应记载以下内容:
(一)活动参与人员、时间、地点;
(二)活动的详细内容;
(三)其他内容。
第十七条 公司可以为特定对象的调研或采访等活动提供便利,但不得为其工作提供资助和赠送礼品。特定对象考察公司费用自理。
第十八条 在来访接待工作中,公司如以任何方式发布了依法应披露而未披露的重大信息,应及时向上海证券交易所报告,并在下一交易日开市前进行正式披露。
第十九条 公司在定期报告披露前30 日内尽量回绝特定对象来访,防止泄漏未公开的内幕信息。
第六章 责任
第二十条 公司接待人员及非授权人员违反本制度,给公司造成重大损害或损失的,应根据《公司信息披露事务管理制度》承担相应责任。
第二十一条 公司及董事、监事、高级管理人员、股东、实际控制人等相关信息披露义务人违反本制度,给公司造成重大损害或损失的,应根据《公司信息披露事务管理制度》承担相应责任。
第七章 附则
第二十二条 本制度由公司董事会负责解释和修订。
第二十三条 本制度未尽事宜,按照国家有关法律、法规、规范性文件和本公司章程、公司信息披露事务管理制度等相关规定执行;本制度如与日后颁布的法律、法规、规范性文件或经合法程序修改后的公司章程相抵触时,按有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。
第二十四条 本制度自公司董事会审议通过之日起执行。
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