青岛碱业：2014年度内部控制评价报告_股票频道

青岛碱业股份有限公司

2014 年度内部控制评价报告

青岛碱业股份有限公司全体股东:

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要

求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制

度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司 2014 年 12

月 31 日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其

有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建

立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公

司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假

记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个

别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及

相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存

在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化

可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部

控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准

日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制

规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基

准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部

控制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风

险领域。

纳入评价范围的主要单位包括:公司及子公司住商肥料(青岛)有限公司、

青岛海湾集团进出口有限公司、佛山住商肥料有限公司、青岛天柱化肥有限责任

公司、青岛华东制钙有限公司。纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表

资产总额的 118.82 %,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的

112.56%。

纳入评价范围的主要业务和事项包括:

1、组织架构

(1)治理结构

公司严格按照《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》等法律法规的规

定,以及中国证监会、上海证券交易所关于公司治理的相关要求,建立了由股东

大会、董事会、监事会、经理层组成的治理结构,明确了职责权限、人员编制和

工作程序,通过规范运作,强化管理,保证科学决策、良性运行和执行力,达到

不断完善法人治理结构,着力提高公司治理水平的目标。

目前,公司董事会由董事长及董事共 9 人组成,监事会由监事会主席及监事

共 5 人组成,经理层由总经理、副总经理、董事会秘书、财务负责人、总经理助

理共 10 人组成。

①股东与股东大会

2014 年,公司共召开三次股东大会,包括一次年度股东大会,两次临时股东

大会。会议的召集、召开严格按照中国证监会《股东大会规范意见》和公司《股

东大会议事规则》的要求,经律师现场见证,严格遵守有关表决事项和表决程序

的规定。

公司修订完善了《股东大会议事规则》,充分保障所有股东对法律、行政法规

和《公司章程》规定的公司重大事项平等的享有知情权和参与权,确保股东大会

的工作效率和科学决策。

②控股股东与上市公司

公司具有独立的业务能力和自主经营能力,董事会、监事会和内部机构能够

独立运作。公司上市以来得到了控股股东在资金、人才和资源等各方面的大力支

持和帮助,未发生大股东占用上市公司资金和资产的情况。公司与控股股东进行

的关联交易公平合理,并在人员、资产、财务、机构、业务方面做到了"五独立"。

控股股东通过股东大会行使出资人权利,没有超越股东大会直接或间接干预公司

决策和经营活动。

③董事与董事会

2014 年,公司继续建立健全董事会各项职责,严格执行《董事会议事规则》、

《独立董事工作制度》、《董事会审计委员会年报工作规程》、《独立董事年报工作

制度》,修订完善了《公司章程》、《募集资金管理办法》,董事会下设审计委员会、

薪酬与考核委员会、提名委员会、战略与投资委员会,董事会会议按规定议程进

行,会议记录真实完整,董事会运作规范,决策客观科学。

同时,董事会对公司内部控制体系的设计和运行、内部控制制度的制定和有

效执行负有领导监督的责任。

④监事与监事会

公司监事会严格执行有关法律、法规的规定,人数和人员构成符合要求,监

事均能按照《监事会议事规则》认真履行职责,本着对股东负责的态度列席报告

期内的董事会和股东大会,对公司财务状况,股东大会决议执行情况,公司董事、

高级管理人员履行职责的合法和合规性进行有效监督,并就公司重要事项发表独

立意见。

⑤经理层

公司施行董事会领导下的总经理负责制,按照《公司章程》的规定,经理层

由董事会聘任和解聘。总经理是公司管理层的负责人,主要在董事会授权范围内

开展工作,副总经理和其他高级管理人员在总经理领导下负责处理分管的工作。

公司建立了高级管理人员与经营责任、经营风险、经营绩效挂钩的绩效评价

标准和激励约束机制,根据公司经济效益和下达的考核指标完成情况进行分配。

(2)内部机构

2014 年,公司提出了提质提效创新的工作目标,采取多种方式提高职能部门

的运行效率,并通过全面评估发现缺陷,及时优化调整。

①对管理部室的职责权限进行了修订,使管理层和员工充分了解和掌握组织

机构设计和权责分配情况,保证部门间职责明确,相互牵制。

②适应公司搬迁发展需要,成立了仓储物流部,明晰了管理职责和工作程序。

③对公司的内部控制制度进行了全面细致的梳理,按照“制度化、程序化、

标准化”的要求,着力弥补制度漏洞,修订完善与工作实际不符的管理制度,提

高制度的指导性、科学性和操作性,达到健全公司制度体系,以制度规范日常工

作,提高工作效率的目标。

(3)内部审计机构

公司董事会下设审计委员会,根据《审计委员会工作细则》、《内部控制制度》

等规定,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。公司审计部负责公司

内部的财务审计、工程项目审计和各类专项审计与监督工作。

2014 年,在公司董事会、监事会的监督与指导下,审计部依法独立开展公司

内部审计、监督工作,采取定期与不定期检查方式,对公司及子公司财务、重大

项目、生产经营活动等进行审计、核查,对经济效益的真实性、合法性、合理性

作出合理评价,并对公司内部管理体系以及子公司内部控制制度的情况进行监督

检查,有效防范违规行为的发生,降低经营风险。

2、发展战略

公司制定了《企业发展战略规划管理程序》,在综合考虑宏观经济政策、国

内外市场需求变化、技术发展趋势、行业及竞争对手状况、可利用资源水平和自

身优劣势等影响因素的基础上,对“十二五”乃至中长期发展规划进行持续的优

化调整。

董事会下设战略与投资决策委员会,是负责发展战略管理工作的专门机构,

主要负责对公司的长期发展规划、重大投融资方案、重大资本运作、资产经营项

目决策进行研究并提出建议。委员会委员具有较强的综合素质和实践经验,熟悉

公司业务经营运作特点,具有市场敏感性和综合判断能力,了解国家宏观政策走

向及国内外经济、行业发展趋势。

3、人力资源

2014 年,适应内部控制的要求,从人力资源的引进、开发、使用、培养、考

核、激励、退出等多个方面入手,完善制度和流程,提高管理水平,为公司发展

提供充足合理的人力资源配置。

(1)制度建设。新建了《外借人员管理程序》,修订了《考勤管理程序》、《劳

动合同管理程序》、《外来务工管理程序》、《劳动力管理程序》、《工资管理办法》、

《绩效考核管理办法》、《经济责任制管理办法》等,有效促进人力资源工作的制

度化、程序化、标准化。

(2)人力资源引进与开发。为满足公司搬迁发展和生产经营对专业技术人员的

需求,在内部挖潜和人员合理匹配上开拓思路,同时积极与国内多所专业院校联

系,招聘所需专业毕业生。目前,已结合 8 万吨/年硫酸钾联产项目的可行性研究

报告及公司现有人员状况,拟定了人员配置方案,并根据项目进展情况,确定了

各装置定员。

针对性的编制了《2014 年员工培训计划》,组织全体员工对新修订的《考勤管

理程序》和《劳动合同管理程序》进行学习,完善培训档案,并按照柯氏四级评

估的标准要求,及时追踪评估,取得了较好的培训效果。

(3)人力资源使用与退出。通过完善相关的激励约束机制,对各级管理人员和

全体员工进行考核与评价,确保员工队伍处于持续优化状态;规范了薪酬核算及

发放审批程序,严格按《工资总额控制管理办法》的规定,对本部及分子公司工

资总额实施了有效控制。

(4)按公司搬迁发展的总体部署,结合《青岛市人民政府关于推进老城区企业

搬迁改造工作的意见》(青政发〔2008〕44 号)、青岛市老城区企业搬迁改造协调

领导小组《〈关于推进老城区企业搬迁改造工作的意见〉实施细则》(青湾企发

〔2008〕8 号)及《关于印发搬迁企业职工安置操作规范的通知》(青人社字〔2010〕

195 号)等文件精神和公司实际,拟定了《青岛碱业股份有限公司企业搬迁劳动关

系调整和职工分流安置方案》实施细则草案,并于 11 月通过了公司职代会审议,

现已报上级主管部门审批,为下一步公司搬迁人员分流打下基础。

4、社会责任

公司以战略化的思维和眼光,承担并履行了一家上市公司应尽的社会职责和

义务,努力做到经济效益与社会效益、短期利益与长远利益、自身发展与社会发

展相互协调,实现公司与员工、社会、环境的健康和谐发展。

(1)安全生产。公司坚持“安全第一、预防为主、综合治理”的方针,牢固树

立“以人为本、安全发展”的理念,以“强化安全基础、推动安全发展”为主题,

认真落实各项安全生产制度,明确安全职责,建立健全监管体制,深化隐患排查

治理,加大宣传教育力度,以法制化、标准化、规范化、系统化的方式推进安全

生产,不断提高企业本质化安全水平。

安全投入方面,制定了《安全生产专项资金提取及使用管理制度》,从人力、

物力、资金、技术等方面为安全生产提供必要的保障和资金投入。

强化监督方面,加强重大危险源管理和应急救援管理,定期对液氨库检测评

估,发现安全隐患及时整改,并按应急救援预案要求进行演练;除日常安全检查

外,定期组织安全综合检查、专项检查、节前安全大检查等,对于检查出的问题

和隐患下达整改通知书,追踪整改效果。

加强培训方面,对安全管理人员、特种作业人员、外来务工人员等进行安全

培训,使职工了解和掌握施工作业危险点,严格按照操作规程作业,避免发生安

全事故。

制度建设方面,公司建立了较为全面、具有较强操作性的安全规章制度,并

通过不断提高制度执行力实现安全管理的目标。《安全生产责任制》中明确了各级

人员和部门的安全职责,各部门安全管理负责人签定了《安全目标责任书》,严格

执行各级安全生产责任制和安全事故责任追究规定,公司安委会负责监督、检查

和考核。

(2)产品质量。2014 年是公司的“提质提效创新年”,公司严格管控产品质量,

发挥品质优势,将创新思维融入生产经营各个环节。

生产管理方面,牢固树立质量意识,严格控制生产过程,将提高产品质量的

要求内化于心,外化于行。加大监督考核力度,努力降低质量事故发生率,继续

保持和发挥产品品质优势,为进一步占领高端市场提供品质保证,实现质量强企

梦。

制度建设方面,及时更新公司适用的有关产品质量方面的法律法规及相关要

求;修订了《化工工艺管理程序》、《化工工艺技术管理程序》等 8 个程序文件,

并结合公司实际和用户要求,对部分产品包装物标准进行了修订。

(3)环境保护。公司始终重视环保工作,继续强化内部监督,降低污染物排放

水平,深化扬尘治理,实现清洁生产,努力建设资源节约型、环境友好型企业。

根据青岛市大气污染防治要求,2014 年公司开展了锅炉脱硝改造工作。2015

年所有锅炉的氮氧化物排放浓度将全部达标,每年可减少氮氧化物排放量约 1600

吨。公司施行了扬尘深化治理项目,对于堆场扬尘、装卸作业扬尘、厂区道路扬

尘实现了有效控制。

制度建设方面,根据《新环保法》的相关规定,结合公司实际情况,对《环

境运行控制程序》、《环境绩效监视和测量程序》及《环保经济责任制考核标准》

进行了修订,满足了内控管理的要求。

(4)促进就业、员工权益保护。

公司以确保员工职业健康安全、创造和谐劳工关系为目标,坚持以人为本,

充分吸引、凝聚、激励和使用各类优秀人才,及时办理员工社会保险,足额缴纳

社会保险费,保障员工依法享受社会保险待遇。

在维护员工权益方面,积极改善工作环境,足量发放劳动保护用品;强化民

主管理,严格落实职代会制度,表决通过了《青岛碱业股份有限公司企业搬迁劳

动关系调整和职工分流安置方案》;全面落实工资、集体合同集体协商制度,组织

签订了 2014 年工资集体协议;通过爱心基金、日常救济、节日走访等方式,完善

助困帮扶机制。

5、企业文化

公司正处于战略转型的关键时期,如何培育适应现阶段需要的积极向上的企

业文化,提振信心,增强认同感和凝聚力,为公司发展提供强有力的精神支撑,

是企业文化建设关注的重点。

目前,公司正着手按照海湾集团企业文化推进工作的总体要求和企业搬迁发

展的具体情况,对《企业文化手册》中与当前生产经营发展形势不相适应的部分

进行修订。同时通过内部刊物《青岛碱业》等促进下情上达、上情下达,形成沟

通交流的互动平台和执行落实的管理工具,保持内部文化的统一性,增强凝聚力、

向心力,树立公司的整体形象。

6、资金活动

公司新建了《产成品销售结算管理程序》、《付款管理制度》,修订了《应收票

据管理制度》、《现金银行管理制度》、《成本管理制度》等制度加强对营运资金的

系统控制,严格规范资金的收支条件、程序和审批权限;通过实施 i6 系统,对公

司的费用报销流程、报销标准、审批权限等进行了规范化约束,进一步规范了公

司的财经纪律。

公司财务部负责筹资业务的执行,在《公司章程》、《筹资管理制度》等制度

中对筹资审批权限进行了明确的界定,严格执行筹集资金的专户存储、使用、变

更、管理、监督等规定。

公司经济运行部负责公司投资业务的管理,通过《公司章程》、《投资管理制

度》、《分、子公司管理制度》、《“三重一大”集体决策制度》等对公司及下属控股

子公司重大投资管理的范围、审批权限、决策控制、执行管理、处置控制、信息

披露等方面进行了规范。

公司财务部对各部门进行公司预算控制,所申请资金支出或报销事项均需通

过预算额度审核。报告期内,公司资金营运管理切实遵守已经制定的相关规章制

度,未发现违规事项。大额度资金运作事项严格遵守《“三重一大”集体决策制度》

的相关规定执行。

7、采购业务

为保证合理采购,规范采购行为,防范采购风险,公司结合实际情况,对采

购业务流程做了全面梳理,对《物资采购管理程序》、《物资招标采购管理程序》

等涉及采购业务的相关制度进行了修订,统筹安排采购计划,明确职责和审批权

限,采取有效控制措施,确保物资采购满足公司的生产经营需要。

采购过程中,公司对采购计划、供应商选择、采购方式、采购验收及付款等

可能出现风险的环节做了重点关注、适时跟踪。

采购计划管理方面,原材料采购严格按照公司年度、月度生产计划和市场变

化趋势,按月制定采购计划,进行价格申报,经公司价格委员会审核后予以执行;

设备材料采购由使用部门、工程设备部、审计部、环境安全部、技术中心、质量

监督部等职能部门以及公司成立的项目小组负责采购计划的编制、评审和下达。

供应商选择方面,严格执行《合格供方评定准则》:对新供应商采取实地考察

的方式,从经营资质、生产能力、质量状况、财务状况、信誉状况等方面综合评

价;每年组织供应商年度评审,评定内容涉及供货质量、供货时效、售后服务、

安全环保等,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整,并建立合格供方档案。

每个月与确定的大宗原燃材料供应商签订采购合同,明确双方的权利、义务和违

约责任,依据公司需求和供应商供货情况,不断完善合同条款。

设备材料采购方式选择方面,严格执行《物资招标采购管理程序》,设备、备

品备件、包装物、助剂等物资的采购,坚持“公正、公开、公平”的原则,采取

招投标定价方式,严格授权审批制度,既提高了采购业务效率,降低了采购成本,

也有效避免了舞弊和质次价高问题的出现。重要和技术性较强的采购业务,经由

公司专家论证,施行集体决策定价。

采购验收及付款方面,按照公司相关质量检验规定的要求,规范验收。进一

步完善了付款流程,加强过程控制和跟踪管理,同时严格付款审核,明确审核人

的责任和权力,避免出现资金损失和信用受损。

8、资产管理

公司成立了仓储物流部,负责产成品仓储管理,新制定的《仓储物流管理程

序》进一步明确了验收入库、仓储保管、领用发出、清查盘点、日常保管等环节

的管理要求,确保管理过程中的风险得到有效控制。公司充分利用信息系统,完

善出入库相关记录,严格按照《仓储物资盘存管理程序》的规定加强盘存管理,

保证账实相符。

固定资产管理方面,修订了《固定资产管理程序》,适应公司搬迁发展需要,

进一步完善了固定资产处置流程和审批权限;重视固定资产盘存管理,制定了分

工详细、步骤清晰、目标明确的盘点计划,详细记录盘点过程中发现的问题并编

制盘点报告,对盘盈、盘亏等情况进行认真分析。

无形资产管理方面,全面梳理了无形资产的取得、验收、使用、保全处置等

业务流程;明确了无形资产业务各环节的职责权限和岗位分离要求,完善了无形

资产管理的相关规章制度;制定符合国家统一要求的无形资产成本核算、摊销等

方法,保证无形资产财务信息的真实可靠。

9、销售业务

为促进销售稳定增长,扩大市场份额,规范销售行为,防范销售风险,公司

结合实际情况,对《销售管理程序》、《产品价格审批制度》、《货款回收管理

制度》等涉及销售业务的相关制度进行了修订,确定适当的销售政策和策略,明

确职责和审批权限,采取有效控制措施,确保实现销售目标。

营销策略方面,根据产品特性,进行市场细分,定位高端市场,采取灵活有

效的措施扩大直供户销量;公司及供销部领导积极参加中国纯碱行业协会的相关

会议,根据市场情况及上下游用户的产品走势,结合销售人员掌握的市场信息,

做出市场预测,分析制定营销策略并适时进行调整,将因销售不畅导致的库存积

压和经营困难降至最低,不断提高市场占有率,促进实现销售目标。

销售合同方面,按照《合同评审程序》的规定,严格审批手续,积极洽谈相

关细节,对用户的信用、资金、价格、交货期等进行约定,明确双方的权利和义

务。同时,加强对合同履行情况的跟踪记录,及时分析评估。

客户服务方面,严格执行《服务管理程序》和《顾客投诉管理程序》,建立客

户档案,坚持每月走访,每年组织满意度调查。对于顾客投诉,加强现场调查、

受理、评审及处理结果反馈的管理,确保妥善解决,达到以顾客为中心,满足顾

客要求的目标。

货款回收方面,严格执行《货款回收管理制度》,加强对应收账款的控制,做

到每户货款都有专人负责,确保资金回收的安全性和有效性,预防发生坏账及票

据问题。

10、研究与开发

为推动战略目标的实现,提高核心竞争力,公司历来十分重视研发工作,积

极促进研发成果的转化和有效利用,不断提升自主创新能力。

适应转型发展的需要,经多方调研和重重筛选,确定了董家口工业园年产 50

万吨/年苯乙烯项目,开展了可行性研究,并编制了可行性研究报告、环境影响评

价报告及安全评价报告,现已立项。

为有效防范研发风险,公司继续加强研发过程管理,及时跟踪检查项目进展

情况,确保研究过程高效、可控。同时,合理配备专业人员,严格落实岗位责任

制,建立严格的核心研究人员管理制度,通过《商业秘密及知识产权保护管理规

定》、《竞业限制管理规定》等制度,加强对核心研究人员的管理和研究成果的保

护。

11、工程项目

公司严格按照相关制度规定的权限和程序对工程项目进行决策。

工程立项方面,委托具有相应资质的专业机构开展可行性研究,并按照有关

要求形成可行性研究报告。重大工程项目立项,报经董事会审议批准。工程项目

立项后、正式施工前,均依法取得建设用地、城市规划、环境保护、安全、施工

等方面的许可。

工程招标方面,全部采用公开招标的方式,遵循公开、公正、平等竞争的原

则,择优选择具有相应资质的承包单位和监理单位。2014 年,公司在《中国招标

网》注册,发布招标公告,扩大招标范围,同时制定了《招标网站使用管理规定》,

保证招标网的有效使用。

工程造价方面,严格签订施工合同前的预算审核,以及竣工验收后的结算审

核,定额、材料价格及取费标准均执行青岛市及公司的相关规定,对工程预付款

和进度款加强控制。

工程建设方面,重大设备和大宗材料执行招标采购,严禁不合格工程物资投

入工程项目建设。公司施行严格的工程监理制度,委托经过招标确定的监理单位

进行监理,对承包单位在施工质量、工期、进度、安全和资金使用等方面实施监

督。

12、担保业务

公司对外担保遵循合法、审慎、互利、安全的原则,严控担保风险,严格执

行《对外担保管理制度》,根据担保的基本原则和担保的决策权限、担保类型、担

保形式等,建立相应的申请、受理、调查评估、审批、签订担保合同、日常监控

等管理程序,保证了公司的财务安全,规避和降低了经营风险。

13、关联交易

为规范关联交易行为,公司根据《上海证券交易所上市公司关联交易实施指

引》的要求,对《关联交易管理制度》进行了修订,明确了关联人报备制度的相

关内容,及时更新上市公司关联人名单及关联关系信息,以便及时识别新发生的

关联交易,避免因关联交易而产生的风险。

公司对关联交易的定价严格遵循市场价格的原则。交易双方依据关联交易协

议中约定的价格和实际交易数量计算交易价款,按关联交易协议中约定的支付方

式和支付时间支付。公司与关联方发生的交易销售价格每月由供销部根据市场价

格向公司办公会提报,经公司办公会通过,由总经理批准执行。同时,对原材料

采购业务的关联交易严格遵循按市场价格执行的原则。

公司董事会在审议关联交易议案时,关联董事、关联股东均采取回避表决,

独立董事对相关关联交易发表了独立意见,关联交易内容定期在公司指定媒体详

细披露。报告期内不存在损害公司和非关联股东利益的行为。

14、财务报告

公司配备相应人员保证财会工作顺利进行。会计机构人员实行岗位责任制,

对不相容岗位实施分离。财务报告的编制以真实的交易和事项及完整准确的账簿

记录等资料为依据,按照有关法律法规、国家统一的会计制度规定的编制基础、

编制依据、编制原则和方法进行。同时,公司修订了《财务报告编制管理制度》,

对重大事项予以关注,建立重大事项处理流程,报适当管理层审批后执行。

报告期内,公司的财务报告编制及重大事项的会计处理、财产清查、核对往

来款项、定期结账、编制个别财务报告、编制合并财务报告、财务报告对外公告

前管理层的审核审批、中介机构的审计等阶段,均能按照公司制度规定的要求有

序进行,确保了财务报告信息的真实性、有效性。

15、全面预算

预算管理委员会负责公司全面预算的指导、监督、审批、考核及预算调整等

工作。公司补充完善了《全面预算管理制度》,明确规定预算调整条件为外部环境

或内部经营情况发生重大变化时,以充分发挥预算对公司实际的调控作用。

财务部是公司预算的归口管理部门。预算执行中,依靠会计信息系统,对各

部门、车间的预算额度和预算执行情况进行跟踪、监督、控制并及时向预算考评

机构汇报。

报告期内,公司预算管理平稳,实现了资源的合理分配和控制,减少了预算

的盲目性,增强了预算的可行性,使预算更符合战略发展的需要。

16、合同管理

按照《合同管理程序》的相关规定,严格执行合同编制、会签、审核、审批

以及合同盖章、存档等程序要求,确保合同规范实施。为确保合同的严密性,对

制度中合同会签审批的内容进行了修订,按照要求全部采用 URP 系统线上审批流

程,将领导审批后的合同采取“无间隙”方式直接盖章,再分发到主管部室实施。

URP 系统的使用,使合同管理水平得到进一步提升,合同的拟定、审批、执行

等环节的程序和要求进一步明确,促进了合同的有效履行,切实维护了公司的合

法权益。

17、内部信息传递

为促进生产经营管理信息在内部各管理层级间的有效沟通和充分利用,公司

一直致力于加强内部信息管理工作,以推动内部信息传递机制的逐步改进与完善。

办公室作为公司信息沟通的中枢部门,严格按照《信息沟通与控制程序》的

要求,做好信息沟通的“上报下达”,对内外部信息沟通与控制过程中产生的信

息进行分类,按规定的程序和方法进行信息的接收传递、反馈协商等,确保了内

外部信息沟通过程及结果的及时性、准确性。

针对由上级主管部门下发的文件、部门通过各种方式获取或其它相关方传递

的外部信息,由办公室统一接收、呈报办理。针对内部信息,主要采取由办公室

呈报、职能部门直接呈报或组织会议等形式,并做好记录。

18、信息系统

公司历来十分重视信息系统在内部控制中的作用,根据内部控制的要求,结

合组织架构、业务范围、技术能力等因素,有序组织信息系统的开发、运行与维

护,优化管理流程,防范经营风险,提升公司的现代化管理水平。

公司使用的 ERP 系统包含财务管理、采购管理、仓储管理、人力资源管理、

销售管理等模块,各模块数据共享,业务协同。为保证信息系统的正常运行,公

司利用防火墙、杀毒软件、内网安全管理系统等安全防护设备和系统,防范病毒

等恶意软件的感染和破坏,定期升级维护。按照《ERP 运行管理制度》的规定,将

每天的数据备份及每月的光盘备份送档案室存档。另外,公司建有计算机主机室,

配备了安全防护、防火、恒温、防雷、防静电等安全设备设施,保证系统的正常

运行。

为防止因系统运行维护或安全措施不到位,可能导致的信息泄漏或毁损,公

司继续加强信息系统制度建设:修订了《ERP 运行管理制度》、《计算机网络系统管

理程序》,对部门职责进行了调整;根据财务部、供销部采购入库的要求,新建了

《ERP 采购入库操作规范》,明确了入库审批及考核规定;为规范项目管理软件的

使用,加强软件运行和维护等方面的管理,新建了《项目管理软件运行管理制度》,

对软件的使用权限、工作流的建立、工作流的审批等做出明确规定。

纳入评价范围的高风险领域主要包括:资金活动、资产管理、采购业务、销

售业务、关联交易、重大项目战略投资。

上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理

的主要方面,不存在重大遗漏。

(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系以及公司内部控制手册和内部控制制度组织

开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的

认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务

报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于公司的内部控制缺陷具

体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

1、财务报告内部控制缺陷认定标准

(1)公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

重大缺陷:当一个或一组内控缺陷的存在,具备合理的可能性导致无法及时

的预防或发现财务报告中出现下列情形的错报时,被认定为重大缺陷。

类别重大缺陷定量标准

营业收入潜在错报错报≥营业收入总额的 0.5%

利润总额潜在错报错报≥利润总额的 5%

资产总额潜在错报错报≥资产总额的 0.5%

重要缺陷:当一个或一组内控缺陷的存在,具备合理的可能性导致无法及时

的预防或发现财务报告中出现下列情形的错报时,被认定为重要缺陷。

类别重要缺陷定量标准

营业收入潜在错报营业收入总额的 0.25%≦错报<营业收入总额的 0.5%

利润总额潜在错报利润总额的 3%≦错报<利润总额的 5%

资产总额潜在错报资产总额的 0.25%≦错报<资产总额的 0.5%

一般缺陷:对不构成重大和重要缺陷之外的其他缺陷被视为一般缺陷。

类别一般缺陷定量标准

营业收入潜在错报营业收入总额的 0.1%≦错报<营业收入总额的 0.25%

利润总额潜在错报利润总额的 1.5%≦错报<利润总额的 3%

资产总额潜在错报资产总额的 0.1%≦错报<资产总额的 0.25%

(2)公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

重大缺陷:控制环境无效;董事、监事和高级管理人员舞弊;外部审计发现

当期财务报告存在重大错报,公司内部控制在运行过程中未能发现该错报;公司

审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效;重大缺陷未及时在合理期间

得到整改。

重要缺陷:外部审计发现当期财务报告存在重要错报,公司内部控制在运行

过程中未能发现该错报;公司更正已公布的财务报告;重要缺陷未及时在合理期

间得到整改;公司审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督存在重要缺陷。

一般缺陷:对不构成重大和重要缺陷之外的其他缺陷被视为一般缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定标准

(1)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

重大缺陷:直接财产损失金额 500 万元及以上;

重要缺陷:直接财产损失金额 100 万元(含 100 万元)至 500 万元;

一般缺陷:直接财产损失金额小于 100 万元。

(2)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

重大缺陷:决策程序导致重大失误;违反国家法律、法规,如环境污染;重

要业务缺乏制度控制或系统性失效,且缺乏有效的补偿性控制;中高级管理人员

和高级技术人员流失严重;内部控制评价的结果,特别是重大缺陷未得到整改;

其他对公司产生重大负面影响的情形。

重要缺陷:决策程序导致出现一般性失误;重要业务制度或系统存在缺陷;

关键岗位业务人员流失严重;内部控制评价的结果,特别是重要缺陷未得到整改;

其他对公司产生较大负面影响的情形。

一般缺陷:对不构成重大和重要缺陷之外的其他缺陷被视为一般缺陷。

(三)内部控制缺陷认定及整改情况

1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷认定标准,报告期内公司不存在财务报告内

部控制重大缺陷和重要缺陷。

2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务

报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。

董事长:郭汉光

青岛碱业股份有限公司

2015 年 2 月 27 日

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