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董事会秘书工作细则
第一章 总则
第一条 为了促进公司的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董
事会秘书工作的管理与监督，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司
法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）、《上市公司股东会规则》
《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）、《深圳
证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》（以下
简称《规范运作指引》）等有关法律、法规、规章、规范性文件及《湖北祥源新
材科技股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》），特制定本工作细则。
第二章 董事会秘书的任职资格及职责
第二条 董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责，承担法律、法
规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权。
第三条 董事会秘书作为公司与深圳证券交易所之间的指定联络人。董事会
秘书负责管理证券投资部，处理公司信息披露相关事务。
第四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人
及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方
面的工作。
董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披
露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及
时提供相关资料和信息。董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻
挠时，可以直接向深圳证券交易所报告。
第五条 董事会秘书应当由公司董事、副总经理、财务负责人或者《公司章
程》规定的其他高级管理人员担任。董事会秘书应当熟悉履职相关的法律法规、
具备与岗位要求相适应的职业操守、具备相应的专业胜任能力与从业经验。有
下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任高级管理人员
的情形；
（二）被中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）采取不得担
任上市公司高级管理人员的证券市场禁入措施，期限尚未届满；
（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人
员等，期限尚未届满；
（四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚的；
（五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；
（六）深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第六条 董事会秘书的主要职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信
息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监
管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东会，参加股东会、董事会会议及高级管
理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及
时向深圳证券交易所报告并公告；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深圳证券
交易所问询；
（六）组织董事、高级管理人员进行证券法律法规、深圳证券交易所相关
规则的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律、法规、《股票上市规则》《规范
运作指引》、深圳证券交易所其他相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出
的承诺：在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立
即如实地向深圳证券交易所报告；
（八）《公司法》《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他
职责。
第三章 董事会秘书的工作程序
第七条 董事会会议筹备、组织：
（一）关于会议的召开时间、地点，董事会秘书应组织证券投资部按照《
公司章程》及其他有关规则规定的时限、方式和内容发出通知；
（二）凡需提交董事会会议审议的议案，由董事会秘书负责审核其关联性
与程序性后确定是否提交董事会会议审议。
（三）董事会秘书在会议召开前，应组织证券投资部按照规定的时间将会
议资料送达各与会者；
（四）董事会秘书应组织证券投资部作会议记录并至少保存十年。
第八条 信息及重大事项的发布：
（一）根据有关法律、法规，决定是否需发布信息及重大事项；
（二）对外公告的信息及重大事项，董事会秘书应与相关部门责任人确认；
（三）对于信息公告的发布，董事会秘书应确认审核后发布。
第九条 监管部门及证券交易所对公司的问询函，董事会秘书应组织协调相
关部门准备资料回答问题，完成后进行审核。
第四章 董事会秘书的聘任
第十条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。
第十一条 公司不得无故解聘董事会秘书，解聘董事会秘书或董事会秘书辞
职时，公司董事会应当向深圳证券交易所报告、说明原因并公告。
第十二条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。公
司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会
秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。董事会秘书空缺期间超过
三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事
会秘书的聘任工作。
第十三条 公司应聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会
秘书不能履行其职责时，代行董事会秘书的职责，在此期间，并不当然免除董
事会秘书对公司信息披露事务负有的责任。
第十四条 公司应当在聘任董事会秘书时要求其承诺在任职期间以及离任后
持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。
第五章 董事会秘书的法律责任
第十五条 董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应当遵守《公司章程》
，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。
第十六条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起在一
个月内解聘董事会秘书：
（一）出现本细则第五条所规定情形之一；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或者投资者造成重大损
失；
（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《股票上市规则》《
规范运作指引》、深圳证券交易所其他规定和《公司章程》，给公司或者投资者
造成重大损失。
第十七条 董事会秘书离任前应接受董事会的离任审查，并在审计委员会的
监督下移交有关档案文件、正在办理和待办理事项。
第六章 附则
第十八条 除非有特别说明，本细则所使用的术语与《公司章程》中该等术
语的含义相同。
第十九条 本细则有关内容若与国家颁布的法律、法规不一致时，以法律法
规规定为准。本规定未尽事宜，按《公司法》和《公司章程》等有关规定执行。
第二十条 本细则由公司董事会审议通过后生效，修改时亦同。
第二十一条 本细则解释权属公司董事会。
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二零二五年十二月
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