湖南博云新材料股份有限公司
董事会议事规则
第一条 宗旨
为了进一步规范湖南博云新材料股份有限公司（以下简称“公司”）董事
会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规
范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、
《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）等法律法规以及公司章程等
有关规定，制订本规则。
第二条 定期会议
董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。
第三条 董事会会议的提案
就董事会职权范围内的任何事务，下列人员有权随时向董事会提出议案：
（1）董事长；
（2）任何一名董事。
就其职责所涉及的任何事务，以下人员有权随时向董事会提出议案：
（1）总裁；
（2）董事会秘书；
（3）财务负责人。
第四条 临时会议
有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：
（一）代表 1/10 以上表决权的股东提议时；
（二）1/3 以上董事联名提议时；
（三）审计委员会提议时；
（四）董事长认为必要时；
（五）1/2 以上独立董事提议时；
（六）总裁提议时。
第五条 临时会议的提议程序
按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当向董事长提交经提议人签
字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：
（一）提议人的姓名或者名称；
（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；
（三）明确和具体的提案；
（四）提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案
有关的材料应当一并提交。
董事长应当自接到提议后 10 日内，召集董事会会议并主持会议。
第六条 会议的召集和主持
董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，
由副董事长（如有）召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由
过半数的董事共同推举一名董事召集和主持。
第七条 会议通知
召开董事会定期会议和临时会议，董事会秘书应当分别提前 10 日和 3 日将
会议通知，通过专人送达、邮寄、传真、电子邮件、电子信息传输等方式，提交
全体董事以及总裁、董事会秘书。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做
相应记录。
情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或者其他
口头方式发出会议通知或不经发出会议通知而直接召开董事会临时会议，但召集
人应当在会议上做出说明。
第八条 会议通知的内容
会议通知应当至少包括以下内容：
（一）会议的时间、地点；
（二）会议的召开方式；
（三）拟审议的事项（会议提案）；
（四）会议召集人、主持人、临时会议的提议人及其书面提议；
（五）董事表决所必需的会议材料；
（六）董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；
（七）联系人和联系方式；
（八）发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需
要尽快召开董事会临时会议的说明。
第九条 会议通知的变更
董事会定期会议的通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或
者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前 3 日发出变更通知，
说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足 3 日的，会议日期应当相应顺延
或者取得过半数的董事的同意。
董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事
项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好
相应记录。
第十条 会议的召开
董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。
第十一条 列席会议
总裁和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董事会会议。会议主持人认为有
必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。经任何董事提议，副总裁和其
他高级管理人员有权列席董事会会议；经董事会邀请，任何其他人士均可以列席
董事会会议。
董事会研究决定有关职工工资、福利、安全生产以及劳动保护、劳动保险
等涉及职工切身利益的问题，应当邀请工会或者职工代表列席董事会会议。
与董事会会议审议事项有关的列席人员有权在会议上发言；经会议主席同
意，其他列席人员亦有权在会议上发言。
第十二条 亲自出席和委托出席
董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应当事先审
阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。
委托书应当载明：
（一）委托人和受托人的姓名、身份证号码；
（二）委托人不能出席会议的原因；
（三）委托人对每项提案的简要意见；
（四）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；
（五）委托人和受托人的签字、日期等。
受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出
席的情况。
第十三条 关于委托出席的限制
委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：
（一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；
关联董事也不得接受非关联董事的委托；
（二）独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独
立董事的委托；
（三）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全
权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。
（四）一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受
其他董事委托的董事代为出席。
第十四条 会议文件的预先分发
有关审议项目的重要信息和数据应在会议开始以前以书面文件的形式分发
给各位董事。文件的起草人及/或提供人应使会议文件能准确完整地提供所有信
息而又尽可能的简明。
第十五条 会议召开方式
董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意见的前提
下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真或者电子
邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召
开。
非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的
董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交
的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
第十六条 会议审议程序
会议主持人应当逐一提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意
见。
对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论有关
提案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。
董事就同一提案重复发言，发言超出提案范围，以致影响其他董事发言或
者阻碍会议正常进行的，会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知
中的提案进行表决。
第十七条 发表意见
董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地
发表意见。
列席会议人员如需在会上发表意见，应获得会议主持人同意并服从会议主持
人的安排。
董事可以在会前向会议召集人、总裁和其他高级管理人员、会计师事务所和
律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主
持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第十八条 会议表决
提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事对提案逐一分别进行
表决。
会议表决实行一人一票，以举手或记名投票的方式进行。董事会临时会议
在保障董事充分表达意见的前提下，可以用其他书面方式进行表决并作出决议，
并由参会董事签字。
董事的表决意向分为同意（赞成）、反对和弃权。与会董事应当从上述意
向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有
关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视
为弃权。
第十九条 表决结果的统计
与会董事表决完成后，公司有关工作人员应当及时收集董事的表决票，交
董事会秘书在一名独立董事或者其他董事的监督下进行统计。
现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议
主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事
表决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，
其表决情况不予统计。
第二十条 决议的形成
董事会审议通过会议提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数
之半数的董事对该提案投赞成票。
法律、行政法规和公司章程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，
从其规定。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以时间上后形成的决议为准。
第二十一条 回避表决
出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：
（一）《深圳证券交易所股票上市规则》规定董事应当回避的情形；
（二）董事本人认为应当回避的情形。
在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出
席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系
董事人数不足 3 人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东会审
议。
第二十二条 不得越权
董事会应当严格按照股东会和公司章程的授权行事，不得越权形成决议。
第二十三条 提案未获通过的处理
提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，董事会会
议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。
第二十四条 暂缓表决
材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求
会议对该议题进行暂缓表决。
提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第二十五条 会议记录
董事会会议记录由董事会秘书负责，董事会秘书应当亲自或安排相关工作
人员对董事会会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：
（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；
（二）会议通知的发出情况；
（三）会议召集人和主持人；
（四）董事亲自出席和受托出席的情况；
（五）关于会议程序和召开情况的说明；
（六）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对
提案的表决意向；
（七）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票
数）；
（八）与会董事认为应当记载的其他事项。
第二十六条 会议纪要和决议记录
除会议记录外，董事会秘书还可以安排工作人员对会议召开情况作成简明
扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。
第二十七条 董事签字
与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录、会议
纪要和决议记录进行签字确认。董事对会议记录、纪要或者决议有不同意见的，
可以在签字时作出书面说明。
董事不按前款规定进行签字确认，不对其不同意见做出书面说明或者向监
管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录、会议纪要和决议记录的
内容。
第二十八条 董事责任
董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或
者公司章程、股东会决议，致使公司遭受严重损失的，参与会议的董事应对公司
负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免
除责任。
第二十九条 董事会闭会
董事会闭会期间，由董事会秘书处理董事会的日常工作事务，各位董事应
充分发挥董事的职能作用，支持董事会秘书开展的日常工作。
第三十条 决议的执行
董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况，并在以
后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
董事可以通过调阅相关文件资料、听取相关人员汇报等方式督促、检查董事
会决议的实施情况。
董事会专门委员会应当通过其调研和论证行为，就董事会决议的实施情况进
行检查并予以督促，并将检查情况向董事会通报。
董事会秘书可以通过搜集和查阅相关文件资料、与相关人员沟通等方式，协
助董事会督促、检查董事会决议的实施情况。
董事会可以要求经理层成员向董事会口头或书面汇报董事会决议的实施情
况及公司的重大生产经营情况。
第三十一条 会议档案的保存
董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席
的授权委托书、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录、
决议公告等，由董事会秘书负责保存。
董事会会议档案的保存期限为 10 年以上。
第三十二条 附则
本规则所称“以上”都含本数；“过”、“超过”不含本数。
本规则是公司章程附件，由董事会拟定、修改、解释，经股东会批准之日起
开始生效实施，修改时亦同。
本规则未尽事宜按照国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。本规则如
与国家日后颁布的法律、法规的有关规定或经合法程序修改后的公司章程相抵触
时，执行国家法律、法规的有关规定及公司章程的规定。
本规则生效之日起，原《湖南博云新材料股份有限公司董事会议事规则》同
时失效。
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