南京新街口百货商店股份有限公司
董事会秘书工作制度
（2025年11月）
第一章 总则
第一条 为提高南京新街口百货商店股份有限公司（以下简称“公
司”）的治理水平，明确董事会秘书职责和权限，充分发挥董事会秘
书的作用，根据《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上
市规则》（以下简称“上市规则”）等法律法规和其他规范性文件，
结合公司实际情况制订本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名。公司董事会秘书为上市公司高
级管理人员，对上市公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。
第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所（以下简称“上证
所”）之间的指定联络人，由董事会秘书或代行董事会秘书职责的人
员负责以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责
范围内的事务。
第四条 公司建立董事会秘书工作制度，并设立董事会办公室为
董事会秘书分管的工作部门，协助董事会秘书工作。
第二章 聘任与解聘
第五条 董事会秘书经董事会聘任或者解聘。
第六条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法
律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质。具有下列情形之一
的人士不得担任董事会秘书：
（一）上海证券交易所《股票上市规则》规定的不得被提名担任
上市公司董事、高级管理人员的情形；
（二）最近 3 年受到过中国证监会的行政处罚；
（三）最近 3 年受到过证券交易所公开谴责或者 3 次以上通报批
评；
（四）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第七条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海证券交
易所提交下列资料：
（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合上海证券交易所《股
票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品
德等内容；
（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；
（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、
通信地址及专用电子邮箱地址等。
第八条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其
解聘。
董事会秘书被解聘或者辞任时，公司应当及时向上海证券交易所
报告，说明原因并公告。
董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞任有关的情况，向上
海证券交易所提交个人陈述报告。
第九条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实
发生之日起 1 个月内将其解聘：
（一）出现本制度第六条规定的任何一种情形；
（二）连续 3 个月以上不能履行职责；
（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造
成重大损失；
（四）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程等，
给公司、投资者造成重大损失。
第十条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当及时指定一名董
事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董
事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司
董事长代行董事会秘书职责。
公司董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应当代行董事会
秘书职责，并在代行后的 6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第三章 履 职
第十一条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制
定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守
信息披露相关规定；
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者
及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董
事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签
字；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，
立即向上海证券交易所报告并披露；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体
及时回复本所问询；
（六）组织公司董事、高级管理人员就相关法律法规、上海证券
交易所相关规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职
责；
（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所
相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、
高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提
醒并立即如实向上海证券交易所报告；
（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；
（九）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。
第十二条 董事会秘书协助公司董事会制定公司资本市场发展战
略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务，受委
托承办董事会及其有关委员会的日常工作。
第十三条 董事会秘书协助董事会加强公司治理机制建设，包
括：
（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、股
东会会议；
（二）建立健全公司内部控制制度；
（三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；
（四）积极推动公司建立健全激励约束机制；
（五）积极推动公司承担社会责任。
第十四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董
事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合
董事会秘书的工作。
第十五条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营
情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有
关部门和人员及时提供相关资料和信息。
第十六条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项
的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。
第十七条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者
严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。
第十八条 公司应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职
责。在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。
在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的
责任。
证券事务代表的任职条件参照本制度第六条执行。
第四章 附 则
第十九条 本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性
文件以及公司章程的有关规定执行。本制度的相关规定如与日后颁布
或修改的法律、法规、规章和依法定程序修改后的公司章程相抵触，
则应根据法律、法规、规章和公司章程的规定执行，公司董事会应及
时对本制度进行修订。
第二十条 本制度由公司董事会负责解释。
第二十一条 本制度经公司董事会审议通过后实施。
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