海控南海发展股份有限公司
2020年度内部控制评价报告
海控南海发展股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引和《海控南海发
展股份有限公司内部控制手册》的规定和要求,结合本公司(以下
简称公司)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项
监督的基础上,我们对公司内部控制的有效性进行了自我评价。
一、董事会声明
公司董事会及全体董事保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。
建立健全并有效实施内部控制是公司董事会的责任;监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督;经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。
公司内部控制的目标是:合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价工作的总体情况
公司董事会授权纪检审计部负责内部控制评价的具体组织实施工作,并成立了以董事长为组长,总经理任小组副组长,总会计师、总经理助理、副总审计师为成员的全面风险管理和内部控制领导小组。同时,设置了以副总审计师兼纪检审计部经理为办公室主任,总经理助理为办公室副主任,公司各职能部门经理和风控主管为成员的全面风险管理和内部控制办公室,组织开展本部及下属各单位的内部控制评价工作。纪检审计部下发了公司内部控制评价工作的具体要求、评价工作的具体时间安排和总部各部门人员分工,对纳入评价范围的高风险领域和单位进行评价。
三、内部控制评价的范围
内部控制评价的范围涵盖了公司及其所属单位的主要业务
和事项,重点关注了下列高风险领域:
序号 风险名称
1 运营风险-健康安全环保风险
2 法律风险-诉讼风险
3 运营风险-质量与服务风险
纳入评价范围的单位包括:海控南海发展股份有限公司本公司(含大亚湾分公司)和控股子公司分别为:海南海控特玻科技有限公司、海控三鑫(蚌埠)新能源材料有限公司、广东海控特种玻璃技术有限公司、三鑫(惠州)幕墙产品有限公司、深圳市三鑫科技发展有限公司、深圳市三鑫精美特玻璃有限公司、海南海控龙马矿业有限公司、海南海控小惠矿业有限公司。
纳入评价范围的主要业务和事项包括:内部环境(包括组织架构、发展战略、人力资源、社会责任和企业文化)、风险评估、信息沟通、内部监督、资金活动(包括筹资、投资、资金运营活动)、采购业务、资产管理(包括存货、固定资产、无形资产)、销售业务、研究与开发、工程管理、担保业务、财务报告、全面预算、税务管理、合同管理、信息系统、信息披露等。
上述业务和事项的内部控制涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
四、内部控制评价的程序和方法
内部控制评价工作严格遵循基本规范、评价指引及海控南海发展股份有限公司内部控制手册规定的程序执行,通过1、制定评价工作方案,成立内部控制评价工作小组;2、对总部各部门及下属各单位下发内部控制评价的分工和要求;3、总部各部门及下属各单位按照分工和要求进行内部控制缺陷的识别查找,针对发现的缺陷制定整改方案,编制完成评价工作底稿和内部控制评价报告;4、总部风控部门审阅评价工作底稿和内部控制评价报告;5、总部风控部门汇总评价结果,编制公司内部控制评价报告,提交公司董事会审议。
在内部控制评价过程中,各单位根据本单位实际情况,分别采取:个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样和比较分析等方法,进行内部控制的评价工作,识别内部控制缺陷、组织制定整改方案,填制工作底稿,编制完成内部控制评价报告。
公司未聘请专业中介机构提供内部控制咨询服务;公司也未聘请专业中介机构协助开展内部控制评价工作;
五、内部控制缺陷及其认定
公司董事会根据基本规范、应用指引以及《海控南海发展股份有限公司内部控制手册》对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,研究确定了适用本公司的内部控制缺陷具体认定标准,包括定性标准和定量标准,并与以前年度保持了一致。
定量评价是指对控制缺陷可能导致后果的严重程度进行量化,并与客观、适当的标准进行比对,从而确定缺陷等级。定量评价的标准根据相关的控制目标来制定,如财务报告内部控制缺陷的标准可以参考财务报告重要性水平。
定性评价是就被评价的控制缺陷,谨慎考虑与该问题相关的事实依据并结合专业判断,来确定其严重程度,从而对缺陷等级进行判定。
公司制定了财务报告及非财务报告内部控制缺陷的认定标准,具体情况如下:
(一)财务报告内部控制重大、重要缺陷的认定标准
1、错报影响净利润金额(按合并报表口径)时,错报影
重 大 缺 陷 响金额≥净利润的3%且绝对净额不低于3000万元。
定量标准 2、错报影响资产负债金额(按合并报表口径)时,错报
影响金额≥总资产1% 。
不属于重大缺陷,错报影响净利润金额(按合并报表口
重 要 缺 陷 径)时,错报影响金额≥净利润的 2%且绝对净额不低于
定量标准 2000万元。
错报影响资产负债金额(按合并报表口径)时,资产总额
的0.5%≤错报影响金额<总资产1%。
通常重大缺陷的迹象包括,但不限于:
A、发现公司董事、监事、高级管理人员存在舞弊行为;
重 大 缺 陷 B、控制环境无效;
定性标准 C、内部监督无效;
D、已经发现并报告给管理层的重大内部控制缺陷经过合
理的时间后,并未加以改正;
E、外部审计发现重大错报,而公司内部控制过程中未发
现该错报;
F、报告期内提交的财务报告完全不能满足需求、受到监
管机构的严厉处罚;
G、其他可能影响报表使用者正确判断的重大缺陷。
通常重要缺陷的迹象包括,但不限于:
A、重要财务控制程序的缺失或失效;
重 要 缺 陷 B、外部审计发现重要错报,而公司内部控制过程中未发
定性标准 现该错报;
C、报告期内提交的财务报告错误频出;
D、其他可能影响报表使用者正确判断的重要缺陷。
(二)非财务报告内部控制重大、重要缺陷的认定标准重 大 缺 陷 直接财产损失金额≥3000万元。
定量标准
重 要 缺 陷 2000万元≤直接损失金额<3000万元。
定量标准
通常重大缺陷的迹象包括,但不限于:
A、关键业务的决策程序导致重大的决策失误;
重 大 缺 陷 B、严重违反国家法律、法规;
定性标准 C、中高级层面的管理人员或关键技术岗位人员流失严
重;
D、内部控制评价中发现的重大或重要缺陷未得到整改;
E、媒体频现公司的重大负面新闻报导。
通常重要缺陷的迹象包括,但不限于:
重 要 缺 陷 A、关键业务的执行程序导致较大的执行偏差;
定性标准 B、违反法律、法规,被监管部门处以较大金额罚款;
C、重要业务的内部控制程序缺失或失效。
在认定内部控制缺陷的类别时,除了定量、定性的标准外,还考虑了以下因素:
1、关注和分析内部控制缺陷对其他控制的影响,充分考虑不同控制点的缺陷组合的风险叠加效应。
2、补偿性控制的作用。补偿性控制是其他正式或非正式的控制对某一控制缺陷的遏制或弥补。
3、一般缺陷的认定标准
上述标准是用于判定一个内部控制问题是否构成重大、重要缺陷。如果不是重大、重要,同时没有其他定性的考虑说明该问题是一个重大、重要的缺陷,则会被判断为一般缺陷。
根据上述认定标准,结合日常监督和专项监督情况,我们发现报告期内存在116个一般缺陷(其中:设计缺陷61个、执行缺陷55个),主要表现在部分制度、岗位的设计上不尽合理,以及业务和工作流程未严格按照制度流程办理,导致了缺陷的出现。报告期内无重大缺陷和重要缺陷。
六、内部控制缺陷的整改情况
(一)根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
(二)根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
(三)针对报告期内发现的内部控制缺陷,公司采取了相应的整改措施。
经过整改,公司在报告期末存在63个一般缺陷(其中:设计缺陷33个,执行缺陷30个),无重大缺陷和重要缺陷。
七、内部控制有效性的结论
公司已经根据基本规范、应用指引、海南发展内部控制手册及其他相关法律法规的要求,对公司截至2020年12月31日的内部控制设计与运行的有效性进行了评价。根据内部控制评价工作编制内部控制评价报告。
报告期内,公司在内部控制设计与运行方面不存在重大缺陷。
报告期内,公司对纳入评价范围的业务与事项均已建立了内部控制,并得以有效执行,达到了公司内部控制的目标,不存在重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间没有发生对评价结论产生实质性影响的内部控制的重大变化。
内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。
2021年公司将继续开展内部控制评价工作,并深化内部控制体系建设,主要从以下几个方面入手:
(一)查缺补漏,完善内部控制制度的建设;
(二)建立内部控制评价监督体系;
(三)对2020年内部控制缺陷未整改完成的单位进行监督整改等。
总之,未来期间,公司将继续完善内部控制制度,规范内部控制制度执行,强化内部控制监督检查,促进公司健康、可持续发展。
海控南海发展股份有限公司董事会
二〇二一年四月十日
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