浙江大华技术股份有限公司
董事会关于公司内部控制的自我评价报告
浙江大华技术股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称“企业内部控制规范体系”),结合本公司(以下简称“公司”)内部控制制度和评价办法。在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2020年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的单位包括母公司以及全部纳入合并范围的子公司,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%。纳入评价范围的主要业务包括:资金活动、采购管理、资产管理、销售及收款管理、成本费用管理、信息系统安全管理等。纳入评价范围的主要事项包括:
1、组织架构
公司建立了规范的治理结构和议事规则,在决策、执行、监督等方面划分了明确的职责权限,形成了科学有效的职责分工和制衡机制,在内部控制方面也建立了清晰的组织架构和职责分工。公司的股东大会、董事会、管理层和监事会,分别作为公司的权力机构、执行机构、监督机构,按照相互独立、相互制衡、权责明确的原则行使职权。
(1)股东大会
股东大会决定公司的经营方针和投资计划,审批公司的年度财务决算方案、年度利润分配方案等公司重大事项。
(2)董事会
公司董事会由8名董事组成,其中独立董事3名,董事会决定公司的经营计划和投资方案,执行股东大会的决议,负责内部控制体系的建立健全和有效实施。公司董事会下设战略委员会、审计委员会、提名委员会和薪酬与考核委员会四个专门委员会:战略委员会主要负责对公司长期发展战略规划、重大战略性投资进行可行性研究;审计委员会主要负责公司内、外部审计的沟通、安排和监督工作;提名委员会主要负责公司董事及高级管理人员的聘任标准和程序的制定及合格人选的提名;薪酬与考核委员会主要负责制定公司董事及高级管理人员的考核标准并实施考核,负责制定、审查公司董事及高级管理人员的薪酬政策与方案。上述四个专门委员会均对董事会负责。
(3)总经理办公会
总经理办公会负责公司的生产经营管理工作。总经理可召集副总经理、财务负责人召开总经理工作班子议事会议,并根据会议内容邀请董事会秘书、监事及相关人员参加。总经理办公会对董事会负责。
(4)监事会
监事会是公司的监督机关。负责监督公司董事、管理层和其他高级管理人员依法履行职责情况和公司财务状况;对董事会建立与实施内部控制的行为和效果进行监督;对公司内部控制体系的建立健全和有效执行承担监督责任。
报告期内,公司运作规范,严格执行公司相关工作制度规定召开会议,审议公司重大事项。公司各个职能部门和下属子公司能够按照公司制订的管理制度规范运作,形成了与公司实际情况相适应的、有效的经营运作模式,组织机构分工明确、职能健全清晰。
2、发展战略
公司在董事会下设立战略委员会负责发展战略管理工作,对公司长期发展战略、重大投资决策进行研究并提出建议。公司收集、综合分析内外部信息,召开战略研讨会,广泛征求内、外部专家和委员会等各方面的论证意见,制定了符合公司实际的发展战略:公司是全球领先的以视频为核心的智慧物联解决方案提供商和运营服务商,依托 “一体系、两平台”架构,夯实适应全行业数字化转型业务特点和发展需求的数字底座与数据中台能力,加快建立敏捷、高效、可复用的业务开发模式,围绕客户服务持续构建全链路的技术开放体系,全面拓展城市级、企业级市场的物联数据应用与深度,为城市、企业、家庭数字化转型提供一站式智慧物联服务与解决方案。
3、人力资源
公司在人力资源的配置、招聘、薪酬福利、培训、绩效考核、晋升、职业规划等各方面均建立了较为完备的管理体系,并按照国家规定给员工缴纳各项社会保险。通过企业文化的落实和多样化的、可持续的长效激励体系,激发了员工的工作热情,有效的加强了核心员工的凝聚力,确保公司经营目标和员工个人发展的实现,为公司的可持续发展奠定基础。
4、社会责任
公司以产业报国为己任,积极倡导责任文化,积极支持国家和地方的公益事业,在扮演好“商业人”角色的同时,承担好“社会人”应承担的责任。公司秉承“以客户为中心,以奋斗者为本”的核心理念,以“诚信、敬业、责任、创新、合作、开放”的价值观,在追求经济效益、保护股东利益的同时,积极为员工创造价值,积极从事环境保护等公益事业,促进公司与社会、利益相关方和环境的和谐统一。
作为一家有社会责任意识的上市企业,公司积极承担着各项社会责任,对于生产、服务和运营过程带来的问题都进行严格评估,通过不断建立完善 ISO14001环境管理体系和制定一系列节能环保管理制度,规范企业生产全过程,固化环境管理流程。
公司根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》等法律、法规和规范性文件,不断完善治理结构,建立了以《章程》为基础、涵盖公司运营各个层面的全套内控体系,形成了科学合理的职责分工和相互制衡的工作机制,确保了股东大会、董事会、监事会、总经理办公会等机构的规范操作和有效运行,切实保障全体股东的权益。此外,通过建立多渠道、多样化的投资者沟通模式,加强了公司与投资者之间的沟通,促进投资者对公司的了解和认同,提升公司治理水平,从而实现公司与全体股东利益最大化。
5、企业文化
公司非常重视企业文化建设。通过多年的文化积淀,构建了一套涵盖企业愿景、企业精神、企业宗旨、经营管理理念等内容的完整企业文化体系。公司积极开展各种形式的企业文化学习、宣传活动,通过不定期进行的各类运动会及其它文、体、娱活动等把企业文化理念扎根到基层之中,在公司内形成了积极向上的价值观和开拓创新、团队合作的良好精神风貌。
6、资金活动
公司制定了货币资金管理相关制度,对办理货币资金业务的不相容岗位已做分离,相关部门与人员存在相互制约关系,建立了严格的授权审核程序,形成了重大资金活动集体决策和联签制度,规范公司的投资、筹资和资金运营活动,有效防范资金活动风险、提高资金效益。
7、采购业务
公司建立和完善《供应商纳入管理流程》、《采购订单管理流程》、《采购价格管理流程》、《采购招投标流程》等采购业务相关的管理制度和办法,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,并通过《采购轮岗管理办法》、《采购人员行为规范》等流程规范采购人员的行为,促进企业合理采购,满足生产经营需要,防范采购环节的舞弊风险。
8、资产管理
公司建立了较科学的固定资产管理制度,明确了岗位分工和审批权限,对固定资产的购置、合同订立、验收、保管、使用、维护、借用、调拨、处置等都作了相关规定并严格按照规章制度执行。涵盖了固定资产管理内部控制的各个方面,固定资产的内部控制设计健全、合理,执行有效。
公司已建立了实物资产管理的一系列标准,对实物资产的验收入库、领用发出、保管、处置等关键环节进行控制,采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对等措施,能够有效地防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和重大流失。
9、销售业务
公司制定了销售与收款管理制度,并在合同订立审批与决策等环节建立了规范程序;同时设置了从事销售业务的相关组织机构,对相关岗位均制订了相应的工作职责。公司在整个销售与收款循环所涉及的各个环节,从销售预算、标准服务价格制定、销售合同的审批、签订、信息录入和合同管理、销售发票的开具和管理、销售货款的确认、回笼与相关会计记录、应收账款坏账准备的计提与审批至坏账的核销与审批,明确了各自的权责及相互制约的措施。
10、研究与开发
公司重视新产品、新技术的研发投入,持续加大研发投入,特别是提升研发效率和加强产品品质方面,建立并实施鼓励创新管理办法,重视研发人才的培养。公司通过持续改进产品技术,提升产品品质,深入结合市场需求,更加迅速的将产品推向市场,实现从产品导向到顾客导向和解决方案导向的蜕变。
11、工程项目
公司持续优化和完善工程类项目的管理流程,对工程项目的各个阶段,包括项目早期介入、项目规划、项目实施、项目验收及收尾、项目运维等,建立了全流程的制度,同时建立了施工方管理、项目变更、质量、安全、行政、安全、运作等完整的项目信息化管理平台,保证工程项目质量和进度,防范工程项目管理中的各种风险,提高资金使用效率。
12、财务报告
公司制定了《收入确认规范》、《关联交易准则》、《年报信息披露重大差错责任追究制度》、《信息披露管理办法》等制度,为规范公司会计核算与信息披露,提高会计信息质量,确保财务报告合法合规、真实完整,保护投资者、债权人及其他利益相关者的合法权益,公司建立了关联交易审批、会计业务处理、会计政策及会计估计变更、财务报告编制与审核等主要控制流程,合理设置了财务报告相关的部门和岗位,明确职责权限,明确了会计核算、报告编制、复核、审批的控制程序及职责分工。
13、全面预算
公司制定了《年度预算指引流程》、《年度预算生成流程》、《管理预算执行流程》、《预算变更流程》、《财务维度考核管理办法》等制度,明确预算编制、审批、执行、分析、考核等各部门、各环节的职责任务、工作程序和具体要求,建立了全面的预算管理体系,保证对公司战略的有效承接与实现,更好地进行资源调配。
公司制定订了成本核算、费用报销等制度,建立了申请、审批、付款等三方面的主要控制流程,通过开发及应用网上费用报销管理系统、并合理设置业务部门与付款部门的岗位,明确职责权限,加强对成本费用报销的流程、期限、审批、付款、会计处理、预算分析等环节的控制,堵塞成本费用支出环节的漏洞。各控制流程建立了严格的管理制度和授权审核程序。
14、合同管理
公司合同管理主要有合同的签订、合同的审查批准、合同的履行、合同的变更解除、纠纷处理、合同管理等方面的控制程序,涉及合同的审批、合同履行情况的检查纠纷处理等控制活动。公司建立了规范统一的授权体系,对公司各级人员代表公司对外协商、签订和执行合同的行为加以规范和控制。
15、内部信息传递
公司建立了完善的内部信息传递和沟通渠道,包括治理层与管理层的沟通、经营目标的下达、管理和内部控制的下达、主要业务流程信息的传递等,充分利用信息技术,强化内部报告信息集成和共享,将内部报告纳入企业统一信息平台,构建科学的内部报告网络体系。在各部门各岗位职责中对各岗位的沟通对象进行明确规定,各岗位对其工作成果负责,同时按照权限上报相关领导。同时,公司建立了与外部咨询机构、审核和外部审计师的沟通,积极接受其对公司内部治理和内部控制方面有益的意见,完善的信息传递和沟通渠道保证了公司经营活动的高效和健康。
16、信息系统
公司结合组织架构、业务范围、地域分布、技术能力等因素,制定信息系统建设整体规划,从管理信息安全、管理客户需求与交付、管理信息数据及信息技术支持和维护等维度建立了相应的流程和制度,有序组织信息系统开发、运行与维护,优化管理流程,防范经营风险,全面提升企业现代化管理水平。
公司建立了较为完善的网上办公系统,各部门及岗位在所属权限内发布或获取相关信息。网上办公系统 OA 的设立提高公司办公效率,节约了办公成本,使得公司各部门之间的沟通更加畅通高效,部门内部各岗位之间也有效实现程序化的牵制监督。
公司建立了与财务会计相关的信息系统,包括用以生成、记录、处理和报告交易、事项和情况,对相关资产、负债和所有者权益履行经营管理责任的程序和记录,与财务报告相关的信息系统能够与其业务流程相适应。重点关注的高风险领域主要包括:销售合同签署、销售收款控制、销售收入确认、成本费用管理、资金支付等方面。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据企业内部控制规范体系及《深圳证券交易所股票上市规则》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律、法规和规章制度的要求,组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
内部控制缺陷可能导致或导致的损失与利润表相关的,以营业收入指标衡量。如果该缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于营业收入的
0.5%,则认定为一般缺陷;如果超过营业收入的0.5%但小于1%,则为重要缺陷;
如果超过营业收入的1%,则认定为重大缺陷。
内部控制缺陷可能导致或导致的损失与资产管理相关的,以资产总额指标衡量。如果该缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于资产总额的0.5%,则认定为一般缺陷;如果超过资产总额的0.5%但小于1%认定为重要缺陷;如果超过资产总额1%,则认定为重大缺陷。
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
财务报告重大缺陷的迹象包括:
(1)公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为;
(2)注册会计师发现的却未被公司内部控制识别的当期财务报告中的重大错报;
(3)审计委员会和审计部门对公司的对外财务报告和财务报告内部控制监督无效。
财务报告重要缺陷的迹象包括:
(1)未依照公认会计准则选择和应用会计政策;
(2)未建立反舞弊程序和控制措施;
(3)对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制;
(4)对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表达到真实、完整的目标。
一般缺陷是指除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定标准
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
定量标准以营业收入、资产总额作为衡量指标。内部控制缺陷可能导致或导致的损失与利润报表相关的,以营业收入指标衡量。如果该缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于营业收入的 0.5%,则认定为一般缺陷;如果超过营业收入的0.5%但小于1%认定为重要缺陷;如果超过营业收入的1%,则认定为重大缺陷。
内部控制缺陷可能导致或导致的损失与资产管理相关的,以资产总额指标衡量。如果该缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于资产总额的0.5%,则认定为一般缺陷;如果超过资产总额0.5%但小于1%则认定为重要缺陷;如果超过资产总额1%,则认定为重大缺陷。
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
非财务报告缺陷认定主要以缺陷对业务流程有效性的影响程度、发生的可能性作判定。
如果缺陷发生的可能性较小,会降低工作效率或效果、或加大效果的不确定性、或使之偏离预期目标为一般缺陷;
如果缺陷发生的可能性较高,会显著降低工作效率或效果、或显著加大效果的不确定性、或使之显著偏离预期目标为重要缺陷;如果缺陷发生的可能性高,会严重降低工作效率或效果、或严重加大效果的不确定性、或使之严重偏离预期目标为重大缺陷;
非财务报告内部控制重大缺陷的迹象包括:
1) 公司决策程序不科学,如决策失误,导致企业并购后未能达到预期目标;
2) 违反国家法律、法规,导致相关部门和监管机构的调查;
3) 管理人员或关键技术人员纷纷流失;
4) 媒体负面新闻频现;
5) 内部控制评价的结果特别是重大或重要缺陷未得到整改;
6) 重要业务缺乏制度控制或制度系统性失效。
(三)内部控制缺陷认定及整改情况
1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。
四、其他内部控制相关重大事项说明
公司无其他内部控制相关重大事项说明。
浙江大华技术股份有限公司董事会
2021年3月24日
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