广东新劲刚新材料科技股份有限公司
2020年度公司内部控制自我评价报告
广东新劲刚新材料科技股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称“企业内部控制规范体系”),结合广东新劲刚新材料科技股份有限公司(以下简称“公司”)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,对公司2020年12月31日(内部控制自我评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是:保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制自我评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制自我评价报告基准日至内部控制自我评价报告发出日之间,公司未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。
纳入评价范围的主要单位包括:广东新劲刚新材料科技股份有限公司、广东新劲刚金刚石工具有限公司、佛山市康泰威新材料有限公司、佛山市康泰威光电科技有限公司、三河市科大博德粉末有限公司、江西高安市劲刚工模具有限公司、新劲刚(香港)有限公司、广东宽普科技有限公司。
纳入评价范围的主要业务和事项包括:
1、内部控制环境
控制环境的好坏直接决定了公司的各项控制制度能否得以有效实施。公司的控制环境不仅反映了治理结构的科学性和职能机构设置的制衡性,同时也充分反映了董事会和管理层对公司控制的态度。公司积极营造良好的文化与控制环境,为企业的发展提供更加广阔的空间。主要有以下几方面:
(1)组织结构
公司按照《公司法》《证券法》等法律、行政法规及部门规章的要求,制定了符合公司发展的各项规则及制度,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,现形成了一套比较完善的、科学的、有效的职责分工和制衡机制。股东大会、董事会、监事会分别按其职责行使决策权、执行权、监督权。
公司股东大会是公司的最高权力机构,享有法律法规和公司章程规定的合法权利,公司股东大会的召开和表决程序规范。股东大会对公司决定经营方针和投资计划,提高资源配置,提升总体效益。
公司董事会是公司的决策机构,对股东大会负责,召集股东大会会议,向股东大会报告工作,执行股东大会的决议,并负责建立公司内部控制体系和完善内部控制政策及监督内部控制的执行。董事会下设战略委员会、提名委员会、审计委员会、薪酬与考核委员会四个专门委员会,并制订了相应的工作细则,明确各自的权责、决策程序和议事规则。董事会聘请董事会秘书负责处理董事会日常事务,对董事会负责。为了提高董事会决策质量和监督职能,公司董事会设董事9名,其中独立董事3名,并已制定了《独立董事工作制度》。
公司监事会是公司的监督机构,对公司董事、高级管理人员的行为及各子公司的财务状况进行监督及检查,并向股东大会负责和报告工作,包括对董事会编制的公司定期报告进行审核并提出书面审核意见、检查公司财务、对董事和高级管理人员执行公司职务的行为进行监督、对违反法律法规或股东大会决议的董事及高级管理人员提出罢免的建议等。
公司管理层对内部控制制度的制定和有效执行负责,通过指挥、协调、管理、监督各控股子公司和职能部门行使经营管理权力,保证公司的正常经营运转。公司定期召开总经理办公会议,拟定企业整体发展战略规划、年度经营计划,制定公司具体规章制度,主持企业的日常经营管理工作,审议向董事会及董事会下属专门委员会、监事会提交的提案或工作报告及其他重要事项。各控股子公司和职能部门实施具体生产经营业务,管理公司日常事务。
(2)发展战略
董事会下设的战略委员会负责对公司长期发展战略以及影响公司发展的重大事项进行研究,针对公司不同阶段适时制订发展战略计划和目标,推进公司战略调整和转型升级进程。
(3)人力资源政策
公司坚持可持续的人才发展战略,逐步完善人才引进、培养、任用及留用等人力资源体系建设,在人才培养和团队建设方面取得进一步进展。公司建立了科学有效的人才选拨和内部培养机制,实行管理职位公开竞岗机制,使得优秀的基层员工拥有机会,同时使管理团队专业基础更牢、执行力更强、忠城度更高;并同时采取跨部门、跨岗位培养机制,有效拓宽了员工的视野与技能,为公司人才年轻化、知识化、专业化、职业化等全面型人才的培养奠定了基础。
(4)内部管理
为适应资本市场的规范化运作要求,公司经营管理层不断提升自身素养和管理水平,严格按照相关法律法规及公司相关规定做好内部规范化、制度化管理工作。公司治理结构不断完善,内控建设不断强化,形成了有效的约束机制和内部管理制度,按照上市公司规范化管理及内控要求,由审计部主导,证券事务部配合,通过部门自查、审计部审计、问题整改等程序,加强了公司内部控制、财务管理、信息披露等工作,进一步提升了公司规范化、制度化管理水平。
(5)社会责任
公司的发展离不开政府、社会的支持和帮助,秉承“奉献社会”的宗旨,公司在发展的同时,把为社会创造繁荣作为企业所应当承担的社会责任。公司牢记企业的社会责任和使命,以积极的态度,力所能及地服务社会。
公司关注并重视与社会各方建立良好的公共关系,积极与各级政府保持联系,接受各级政府的监督、检查及指导,履行纳税人义务,推动公司与政府及社会各方的良性互动。
公司持续推动精准扶贫工作,履行企业社会责任。公司坚持精准帮扶与地方经济建设整体有机结合,积极参与公司所在社区党委组织的慈善项目、捐款给湖南省衡阳市祁东县金桥镇会朝小学用于学校校舍维修及教学设备改善、捐款给广东狮子会等慈善机构开展“温馨工程(敬老院)”项目,捐款给因大病造成生活困难的员工并组织员工募捐,履行企业社会责任和表达公司的人文关怀。
(6)企业文化
公司创建了“人本、感恩、创新、激情、宽容”为特征的企业文化,用平民文化代替官僚文化,用学习创新文化代替保守僵化文化,用激情文化代替惰性文化,形成系统的、健康向上的并具有现代企业制度神韵的文化体系。
2、风险评估
公司根据战略目标及发展思路,结合行业特点,制定和完善风险管理政策和措施,实施内控制度执行情况的检查和监督,确保业务交易风险的可知、可防与可控,确保公司经营安全。将企业风险控制在可承受的范围内,如在日常经营风险管理中对“逾期应收账款”、“超龄超额库存”、“不合格供应商”、“外汇风险”等风险管理指标进行实时监控,同时避免从事与公司战略目标发展不相符的业务,对符合公司战略发展方向,但同时存在经营风险的业务,也充分认清风险实质并积极采取降低、分担等策略来有效防范风险。
3、控制活动
(1)资金活动
公司建立了《财务管理制度》《资金管理制度》《预算管理制度》《资金支出和费用报销制度》《财务报销审批流程》等。对货币资金的收支和结存,进行定期、不定期地抽查和盘点,并且采取付款权限多层次划分的管理手段,使得款项支出层层把关;明确规定了银行预留印鉴的管理及使用等业务制度。明确资金不相容岗位相互分离,相关机构和人员保持相互制约关系。2020年审计部针对资金进行临时突击审计,确认账实相符,不相容职务分离及合理授权工作均得到有效执行。
(2)采购、销售业务
公司将各子公司采购、销售业务纳入信息化管理,加强了采购、销售的集中控制,降低了采购、销售业务管控风险。
对于采购业务,公司进行规范性管理,以加强申请、审批、购买、验收及付款等环节的风险控制:建立了采购申请机制,依据购买物资或是劳务的类型,确定归属管理部门,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序;根据市场环境情况和采购计划合理地选择供应商,并根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况来签订采购合同,合同明确规定双方的权利和义务;采购到货后,公司会有专门的验收部门进行验收,对于验收过程发现异常情况的,必须查明原因并及时处理;付款环节,由公司采购部门根据合同或是供应商对账单申请付款,报请相关部门负责人审核,经财务部审核无误后才履行付款。
对于销售业务,公司已制订《销售管理规章制度》《信用管理制度》《承包线售后服务及相关工作管理制度》等与销售及收款业务相关的管理制度。明确销售、合同及收款等环节的职责和审批权限。针对销售预算的编制、回款管理与应收账款催收制定了相应程序,可以确保公司达到年销售计划,防止无法回收货款带来的风险。
(3)资产管理
公司制定了《固定资产管理制度》《存货管理制度》等资产管理制度,建立了资产盘点等管理体系,定期组织相关部门和人员对存货、固定资产等进行盘点,每年年底必须进行一次全面盘点,平时不定期进行抽盘,对于盘点中发现的问题,查明原因,追究责任,合理保证公司资产安全。
(4)工程项目管理
结合公司实际,公司制定了固定资产投资项目审批、验收、支付款项等相关环节的管理制度,促进了公司项目管理的不断完善。
(5)关联交易
《公司章程》明确划分了公司股东大会、董事会对关联交易事项的审批权限,规定关联交易事项的审议程序和回避表决要求;关联交易决策制度已建立,并严格按照《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》以及公司《关联交易决策制度》等有关文件规定,对公司关联交易行为进行全方位管理和控制。
对照监管部门相关规定,公司对关联交易的内部控制严格、充分、有效,未发现违反《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》、公司《关联交易决策制度》的情形发生。
(6)对外担保
对外担保管理制度已建立,并按照有关法律、法规和规范性文件的要求,在《公司章程》《对外担保管理制度》中明确了公司股东大会、董事会关于对外担保的审批权限、程序和审核标准,对外担保的管理和责任人责任进行了详细规定,报告期内未发生相关违规对外担保业务。
对照监管部门相关规定,公司对对外担保的内部控制严格、充分、有效,未发现违反《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》及公司《对外担保管理办法》的情形发生。
(7)募集资金使用
公司制订并实施了《募集资金使用管理办法》,明确了董事会、股东大会对募集资金使用的审批权限,明确了募集资金专户存储、使用、变更、监督和责任追究等内容;募集资金的使用履行了相应的审批程序和披露义务;公司及其子公司的会计部门已设立了募集资金使用情况的台帐,详细记录了募集资金的支出和募投项目投入情况。
对照监管部门相关规定,未发现公司募集资金的管理和使用违反《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》、公司《募集资金使用管理办法》的情形发生。
(8)重大投资
公司制订并实施了《对外投资管理制度》,对公司重大投资活动的审批权限、审议程序、研究评估、进展跟踪以及责任追究等方面进行有效的内部控制。
对照监管部门相关规定,公司对重大投资内部控制严格、充分、有效,未发现违反《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》《公司章程》及《对外投资管理制度》有关规定的情形。
(9)信息披露
公司董事会制定了《信息披露管理办法》等信息披露内控制度,对公司公开信息披露和重大信息内部沟通程序进行全面、有效的控制。公司的信息披露相关管理制度中已包括内部保密、重大信息内部报告等内容,明确了各相关部门(包括公司控股子公司)的重大信息报告责任人,已建立《内幕信息知情人登记管理制度》。
对照监管部门相关规定,公司真实、准确、完整、及时地披露有关信息,在正式披露前做好保密工作,并确保所有股东有平等获得信息的机会,未有违反《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》、公司《信息披露管理制度》的情形发生。
(10)全面预算
公司通过制定年度预算,将年度经营目标分解落实,并通过年度预算对公司经营活动进行控制、监督和分析,从而促进公司实现发展战略。
(11)合同管理
公司根据《合同法》以及其他有关法规,结合公司实际情况制定,对合同的签订、审查、批准、履行、变更、解除、纠纷、日常管理等做出明确规定,建立合同评审的工作流程,防范潜在或有风险,保证公司和全体股东利益不受损失。
(12)对子公司的控制
公司制定了《子公司管理制度》,对控股子公司的各项经营活动进行全面、有效的监督管理,重点子公司的董事或高级管理人员由公司派出人员担任,直接参与其具体经营事务的管理工作;同时,公司各职能部门对控股子公司对口部门进行归口集中管理,统一进行专业指导、监督及支持;重点子公司的重大事项均需按照规定报公司审批后方可执行,确保了公司对各子公司的有效控制和管理,防范投资风险。
4、信息与沟通
公司高度重视信息系统在内部控制中的作用,公司根据内部控制要求,结合组织架构、业务范围、地域分布及技术能力等因素,制定信息系统建设整体规划,通过金蝶K3系统和相关网络平台等业务系统固化企业业务流程,由传统的人工
控制向信息系统自动化控制方式转变,确保重要业务流程关键控制行之有效。并
通过有序组织信息系统运行与维护,优化管理流程,防范经营风险,全面提升公
司信息化管理水平。公司充分利用公司网站、金蝶K3系统、公司内部钉钉等渠
道,开辟企业内部信息沟通的平台。公司利用信息技术促进信息的集成与共享,
充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。
5、内部监督
公司设立了审计委员会,审计委员会下设内部审计部门为日常办事机构,内部审计部门设在公司审计部,审计部目前主要有2名专职工作人员,负责对公司及下属子公司经营管理、财务状况及内控执行等情况进行内部审计,对其经济效益的真实性、合理性及合法性进行评价。内部审计部门负责人为专职,经审计委员会提名,董事会聘任。
审计部在审计委员会的督导指导下,已对存货盘点管理、应收账款管理、募集资金使用和信息披露内部控制、证券事务部、生产部门生产计划、子公司生产及各管理环节的合规性、安全性及准确性的执行情况以及对母公司、子公司的印章刻制、保管及使用情况实施检查,出具内审报告并提交董事会;工作底稿、审计报告及相关资料保存时间遵守有关档案管理的相关规定;每季度向审计委员会报告一次,报告内容包括内部审计计划的执行情况及内部审计工作中发现的问题等;按时向审计委员会提交年度内部审计工作计划和报告。上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(二) 内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据企业内部控制规范体系及《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《企业内部控制基本规范》《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》等相关法律、法规和规章制度的要求,组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于公司的内部控制缺陷具体认定标准。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
(I)重大缺陷:是指一个或多个控制缺陷的组合,可能导致企业严重偏离控制目标。出现下列特征的,认定为重大缺陷:
? 控制环境存在重大缺陷;
? 董事、监事、高级管理人员舞弊;
? 当期财务报告存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;
? 审计委员会以及内部审计部门对财务报告内部控制监督无效。
(II)重要缺陷:是指一个或多个控制缺陷的组合,其严重程度和经济后果低于重大缺陷但仍有可能导致企业偏离控制目标。出现以下特征的,认定为重要缺陷:
? 未按照企业会计准则选择和应用会计政策;
? 对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制;
? 对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表达到真实、准确的目标。
(III)一般缺陷:是指除重大缺陷和重要缺陷之外的其他控制缺陷。
(2)公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
(I)重大缺陷:错报≥资产总额的1.0%;
(II)重要缺陷:资产总额的0.5%≤错报<资产总额的1.0%;
(III)一般缺陷:错报<资产总额的0.5%。
2、非财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
(I)具有以下特征的缺陷,应认定为重大缺陷:
? 公司经营活动严重违犯国家法律、行政法规和规范性文件;
? 公司决策程序不科学,如决策失误,导致企业未能达到预期目标;
? 涉及公司生产经营的重要业务缺乏制度控制或制度系统失效;
? 信息披露内部控制失效,导致公司被监管部门公开谴责;
? 内部控制评价的结果特别是重大缺陷或重要缺陷未得到整改;
? 发生重大损失,且该损失是由于一个或多个控制缺陷而导致。
(II)具有以下特征的缺陷,认定为重要缺陷:
? 公司决策程序导致出现一般失误;
? 公司违反企业内部规章,形成损失;
? 公司关键岗位业务人员流失严重;
? 媒体出现负面新闻,波及局部区域;
? 公司重要业务制度或系统存在缺陷;
? 公司内部控制重要缺陷未得到整改。
(III)具有以下特征的缺陷,认定为一般缺陷:
? 公司违反内部规章,但未形成损失;
? 公司一般岗位业务人员流失严重;
? 媒体出现负面新闻,但影响不大;
? 公司一般业务制度或系统存在缺陷;
? 公司一般缺陷未得到整改。
(2)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
参照财务报告内部控制缺陷的定量标准,确定上市公司非财务报告内部控制缺陷重要程度的定量标准为:
(I)重大缺陷:损失金额≥资产总额的1.0%;
(II)重要缺陷:资产总额的0.5%≤损失金额<资产总额的1.0%;
(III)一般缺陷:损失金额<资产总额的0.5%。
根据上述认定标准,结合日常监督和专项监督情况,我们发现报告期内不存在重大缺陷。
(三)内部控制缺陷认定及整改情况
1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
公司内部控制在内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险对策、控制活动、信息与沟通及检查监督等各个方面规范、严格、充分、有效,总体上符合中国证监会、深交所的相关要求。公司现有内部控制制度已基本建立健全,能够适应公司管理的要求和公司发展的需要,能够对编制真实、公允的财务报表提供合理的保证,能够对公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行提供保证。公司的各项内部控制在生产经营等公司营运的各个环节中得到了一贯的、顺畅的和严格的执行,公司内部控制是有效的。随着经营环境的变化,公司发展中难免会出现一些制度缺陷和管理漏洞,现有内部控制的有效性可能发生变化。公司将按照相关规定及要求,进一步完善公司内部控制制度,使之始终适应公司发展的需要和国家有关法律法规的要求。
(四)其他内部控制相关重大事项说明
截止2020年12月31日,公司内控体系基本健全,未发现可能对投资者理解内部控制评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的其他内控信息。
广东新劲刚新材料科技股份有限公司董事会
2021年3月8日
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