江门市地尔汉宇电器股份有限公司
期货套期保值内部控制制度
(2015年10月)
第一章 总则
第一条 为规范江门市地尔汉宇电器股份有限公司(以下简称“公司”)期
货套期保值业务,有效防范和化解风险,根据《中华人民共和国公司法》、《中
华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《上市公司
信息披露管理办法》、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》(2015
年修订)、《企业内部控制基本规范》(财会[2008]7号)及《公司章程》等有
关规定,结合公司具体实际,特制定本制度。公司及下属各子公司开办期货套期
保值业务需严格按照本制度执行。
第二条 公司的期货套期保值业务只限于生产、建筑施工用期货品种,包括
铜、铝、螺纹钢三种,目的是借助期货市场的价格风险对冲功能,利用套期保值
工具规避现货交易中材料价格波动风险,锁定生产与建设成本。
第三条 公司的期货套期保值业务,只限于在境内期货交易所进行场内市场
交易, 不得进行场外市场交易。
第四条 公司进行套期保值的数量不超过公司生产与建筑规划需求总量,期
货持仓量不超过套期保值的现货量。
第五条 期货持仓时间应与现货保值所需的计价期相匹配,签订现货合同后
(或中标后),相应的套期保值头寸持有时间原则上不得超过现货合同规定的时
间或该合同实际执行的时间。
第六条 公司应以公司或子公司名义设立专门的套期保值交易账户,不得使
用他人账户进行套期保值业务,也不得将公司账户借给他人使用。
第七条 公司应具有与套期保值保证金相匹配的自有资金。公司应科学调度
套期保值业务的资金,并应严格控制套期保值的资金规模,不得影响公司正常经
营。
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第八条 公司应严格按照规定安排和使用期货套期保值交易操作人员,加强
相关人员的职业道德教育及业务培训,提高相关人员的综合素质。
第九条 公司内审部门负责对公司期货套期保值业务相关风险控制政策和程
序的评价和监督,及时识别相关的内部控制缺陷并采取补救措施。
第十条 公司可根据实际需要对管理制度进行审查和修订,确保制度能够适
应实际运作和新的风险控制需要。
第二章 组织机构
第十一条 总经理组织建立套期保值业务决策小组,具体负责公司的套期保
值业务交易有关事宜。
第十二条 公司套期保值业务决策小组主管公司的套期保值业务,套期保值
业务决策小组由公司总经理、副总经理、采购、财务、内审部门的负责人以及与
套期保值业务有关的其他人员组成。
公司套期保值业务组织机构设置如下:
套期保值业务决策小组
套期保值业务
管理办公室
风险控制 信息披露
业务交易 业务核算
稽核审计 档案管理
指令下达 资金调拨
(交易员) 会计核算
(会计人员)
套期保值业务决策小组具体职责为:
1、负责对公司从事期货套期保值业务进行监督管理。
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2、负责召开套期保值业务会议,制定年度套期保值计划,并提交董事会审
议。
3、听取小组下设机构的工作报告,批准授权范围内的套期保值交易方案。
4、负责审定公司套期保值工作的各项具体规章制度,决定工作原则和方针。
5、负责交易风险的应急处理。
6、负责向董事会提交年度报告。
第十三条 套期保值业务决策小组下设套期保值业务管理办公室作为其日常
办事机构, 其职责为:
1、 制订、调整套期保值计划、交易方案、并报套期保值业务决策小组审批。
2、执行具体的套期保值交易。
3、向套期保值业务决策小组汇报并提交书面工作报告。
4、其他日常联系和管理工作。
第十四条 套期保值业务管理办公室下设交易员、档案管理员、资金调拨员、
结算员、会计核算员和风险控制员等岗位。各岗位人员分别在采购部、财务部、
内审部内设。
各岗位职责权限如下:
1、交易员:负责监控市场行情、识别和评估市场风险、拟订套期保值交易
方案、执行交易指令、对已成交的交易进行跟踪和管理等;
2、档案管理员:负责套期保值资料管理,包括套期保值计划、交易方案、
交易原始资料、结算资料等;
3、资金调拨员:负责根据交易记录完成收付款;
4、结算员和会计核算员:负责相关账务处理、核算等财务结算工作;
5、风险控制员:负责监督每笔交易的执行情况,并可直接向套期保值业务
决策小组汇报风险控制工作。
第十五条 套期保值业务管理办公室各岗位人员应有效分离,确保能够相互
监督制约。
第三章 审批权限
第十六条 公司进行期货套期保值业务时,应按照对外投资的审批权限分别
提交公司董事长、董事会或股东大会批准,具体按照《公司章程》、《公司对外
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投资管理办法》中所规定对外投资审批权限执行。
第十七条 董事会授权套期保值业务决策小组具体执行。各项套期保值业务
必须严格限定在经批准的套期保值计划内进行,不得超范围操作。
第四章 授权制度
第十八条 公司对期货套期交易操作实行授权管理。期货交易授权书由公司
法定代表人或经法定代表人授权的人员签署,交易授权书应列明有权交易的人员
名单。
第十九条 与期货公司订立的开户合同应按公司合同管理的有关规定以及程
序审核后,由公司法定代表人或经法定代表人授权的人员签署。
第二十条 被授权人只有在取得书面授权后方可进行授权范围内的操作。
第二十一条 如因各种原因造成被授权人的变动,应立即由授权人通知业务
相关各方。原被授权人自通知之时起,不再享有被授权的一切权利。
第五章 套期保值业务流程
第二十二条 套期保值业务决策小组负责对参保期货的市场行情、订单、库
存情况进行研究,加强日常监控,拟定保值方案。
第二十三条 套期保值业务流程:由公司套期保值业务决策小组进行研究决
策, 确定书面方案→套期保值业务决策小组负责人审批→交易员下单。
第二十四条 资金调拨流程:由交易员依据操作指令实施操作→填报套期保
值交易申请表→套期保值业务决策小组负责人审批→资金调拨负责人审批→财
务部进行资金调拨并备案。
第二十五条 套期保值业务决策小组依据套期保值方案对持有的期货合约在
临近交割日时,对需要继续持有的头寸,可进行移仓操作,即平近月、开远月将
持仓移至远月合约;对需要进行实物交割的合约,应及时知会财务部、采购部安
排交割。
移仓操作流程: 交易员填报套期保值移仓申请表→套期保值业务决策小组
负责人审批→交易员依据操作指令实施操作→档案室备案。
交割操作流程: 交易员填报交割申请表→套期保值业务决策小组负责人审
批→ 资金调拨负责人审批→发出交割意向→资金划转→实施交割→档案室备案。
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第六章 风险管理制度
第二十六条 公司在开展期货套期保值业务前必须做到:
1、慎重选择期货经纪公司;
2、合理设置期货业务组织机构和选择安排相应岗位业务人员。
第二十七条 套期保值业务决策小组应随时跟踪了解期货经纪公司的发展变
化和资信情况,并将有关发展变化报告套期保值业务决策小组负责人和财务部负
责人,以便公司根据实际情况来决定是否更换期货经纪公司。
第二十八条 公司内部审计部门应定期或不定期地对套期保值业务进行检查,
监督套期保值业务人员执行风险管理政策和风险管理工作程序,及时防范业务中
的操作风险。
第二十九条 公司建立风险控制系统如下:
1、财务部负责资金风险控制:
(1)定期了解公司期货账户的动态权益;
(2)监控交易保证金额度及交易持仓头寸,对可能发生的保证金追加作风
险准备;
(3)每月末与期货公司核对保证金账面余额以及期货合约持仓状况,出具
书面报告。
(4)定期对期货套期保值的风险进行评估。
2、内审部门负责操作风险的监控,当发生下列情况时,应立即报告套期保
值业务决策小组负责人:
(1)期货业务有关人员违反风险管理政策和风险管理工作程序;
(2)期货经纪公司的资信情况不符合公司的要求;
(3)公司的具体保值方案不符合有关规定;
(4)交易员的交易行为不符合套期保值方案;
(5)公司期货头寸的风险状况影响到套期保值过程的正常进行;
(6)公司期货业务出现或将出现有关的法律风险。
3、风险处理程序:
(1)公司套期保值业务决策小组应及时召开会议分析讨论风险情况及应采
取的对策;
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(2)相关人员执行公司的风险处理决定;
(3)交易错单处理程序:
当发生属期货经纪公司过错的错单时,由交易员及时通知期货经纪公司,并
由经纪公司采取相应处理措施,再向期货经纪公司追偿产生的损失;当发生属于
公司交易员过错的错单时,交易员应立即报告套期保值业务决策小组负责人,并
下达相应的指令,相应的交易指令要求能消除或尽可能减少错单对公司造成的损
失。
第三十条 公司应合理计划和安排使用保证金,保证套期保值过程正常进行。
应合理选择保值月份,避免市场流动性风险。
第三十一条 公司设立符合要求的交易、通讯及信息服务设施系统,保证交
易系统的正常运行,确保交易工作正常开展。
第三十二条 公司应严格按照规定安排和使用境内期货业务人员,加强相关
人员的职业道德教育及业务培训,提高相关人员的综合素质。
第七章 报告制度
第三十三条 交易员定期向套期保值业务决策小组负责人报告新建头寸情况、
计划建仓及平仓头寸情况、保值后库存净敞口变动情况及最新市场信息等情况。
第三十四条 财务部指派专人与期货经纪公司进行期货交易相关对账事宜,
定期向套期保值业务决策小组负责人、财务部负责人及期货管理相关部门报送期
货业务结算单, 包含汇总持仓状况、结算盈亏状况及保证金使用状况等信息,
并定期报送套期保值业务有效性评价报告。
第三十五条 每月结束后,财务部编制期货套期保值业务交易盈亏明细表,
报套期保值业务决策小组负责人、财务部负责人及套期保值业务相关部门。
第八章 期货套期保值业务的信息披露
第三十六条 公司拟进行期货套期保值业务,应提交董事会审议。董事会应
在做出相关决议后两个交易日内进行公告,并按照深圳证券交易所的规定提交有
关文件和公告套期保值事项。
第三十七条 当公司期货套期保值业务出现重大风险或可能出现重大风险,
期货套期保值业务亏损或者潜亏占公司前一年度经审计净利润10%以上,且亏损
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金额超过1000万元人民币的,公司应在2个交易日内向深圳证券交易所和中国证
券监督管理委员会广东监管局报告并公告。
第九章 保密制度
第三十八条 公司期货业务相关人员应遵守公司的保密制度。
第三十九条 公司期货业务相关人员未经允许不得泄露本公司的套期保值方
案、交易情况、结算情况、资金状况等与公司期货交易有关的信息。
第四十条 公司从事期货套期保值业务需要定期披露或临时披露信息的,由
套期保值业务决策小组根据《深圳证券交易所创业板股票上市规则》及其他相关
法律、法规、规范性文件的要求确定信息披露的具体内容、时间,并由公司董事
会秘书负责向深圳证券交易所办理公告等相关手续。
第十章 档案管理制度
第四十一条 公司对期货保值的交易原始资料、结算资料等业务档案保存至
少15 年。
第四十二条 公司对期货业务开户文件、授权文件等档案应保存至少15 年。
第十一章应急处理预案控制制度
第四十三条 公司执行期货套期保值交易方案时,如遇国家政策、市场发生
重大变化等原因,导致继续进行该业务将造成风险显著增加、可能引发重大损失
时, 应按权限及时主动报告,并在最短时间内平仓或锁仓。
第四十四条 若遇地震、泥石流、滑坡、水灾、火灾、台风、暴乱、骚乱、
战争等不可抗力原因导致的损失,按中国期货行业相关法律法规、期货合约及相
关合同的规定处理。
第四十五条 如本地发生停电、计算机及企业网络故障使交易不能正常进行
的, 公司应及时启用备用无线网络、笔记本电脑等设备或通过电话等方式委托
期货经纪公司进行交易。
第四十六条 因公司生产设备故障等原因导致不能按时进行交割的,公司应
当采取必要措施及时平仓或组织货源交割。
第十二章责任追究
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第四十七条 本制度所涉及的交易指令、资金拨付、下单、结算、内控审计
等各有关人员,严格按照规定程序执行的,交易风险由本公司承担。 违反本制
度规定或超越权限进行资金拨付、下单交易等行为的,或违反本制度规定的报告
义务的, 由违规行为人对交易风险或损失承担个人责任。
第四十八条 公司应区分不同情况,对违规行为人给予行政处分、经济处罚,
并通过法律途径向其追究民事赔偿责任;违规行为人的行为构成犯罪的,公司将
其移送司法机关,追究其刑事责任。
第十三章 附则
第四十九条 本制度未尽事宜,依照国家有关法律、法规、规范性文件的规
定执行。本制度如与日后颁布的有关法律、法规、规范性文件的规定相抵触的,
应按有关法律、法规、规范性文件的规定执行,并由董事会及时修订本制度。
第五十条 本制度适用于本公司及所属子公司。
第五十一条 本制度经公司董事会审议通过后生效并施行,修订时亦同。
第五十一条 本制度由公司董事会负责解释。
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