哈工大首创科技股份有限公司
2014 年内部控制规范体系实施工作方案
为了进一步健全和完善哈工大首创科技股份有限公司(以下简称“公司”)内部控制,促进公司内部控制实施的规范性和有效性,合理保证公司内部控制目标的实现。根据中国证监会宁波监管局(甬证监发[2014]8 号)的相关要求,结合公司 2013 年内部控制的实施情况,特制定 2014 年公司内部控制规范体系实施工作方案。
一、内部控制规范体系建设的工作机构
1、内部控制建设领导小组
内部控制建设领导小组(以下简称内控领导小组)是公司内部控制工作的领导机构,对内部控制规范体系的建设工作进行总体筹划、组织领导和推进;对工作中的重大事项进行决策;分阶段对公司内部控制规范体系建设的成果进行验收和检验等。
(1)内控领导小组成员
组长:董事长
副组长:审计委员会主任
成员:董事会其他成员及监事会成员
(2)内控领导小组职责
公司董事长领导的董事会负责内部控制规范体系的建立健全和有效实施;定期检查和评估内部控制实施效果。公司监事会负责对董事会建立和实施内部控制进行监督。
公司董事会审计委员会负责审查公司内部控制,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价,协调内部控制审计及其他相关事宜等。
2、内部控制建设工作小组
内部控制建设工作小组(以下简称“工作小组”)在内控领导小组的指导下,具体落实内部控制规范体系实施的工作方案和决定;协调公司及其下属分、子公司的内部控制建设和完善;配合外部咨询机构的工作;定期向内控领导小组汇报内控规范实施工作的进展情况;负责与监管机关及审计机构的联系和沟通;协调解决内控建设过程中的各种问题等。
(1)工作小组成员
组长:总经理
副组长:副总经理、财务总监、董事会秘书
成员:公司其他高级管理人员、公司下属分、子公司及公司本级各职能部门经理
(2)工作小组职责
公司总经理领导的经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。督促、检查公司各单位、部门制定、实施和完善各自的内部控制制度。
公司副总经理、财务总监、董事会秘书、公司下属分、子公司、公司本级各职能部门经理层负责制定、实施和完善所辖公司(部门)的内部控制制度;宣传和贯彻公司内部控制制度;定期对所辖公司(部门)内部控制的建设和实施情况进行自行检查;配合公司与相关检查机构的工作。
3、内控建设的日常办公室
公司内部控制与内部审计部(以下简称:“内控(审)部”)作为内部控制的日常办公室,牵头负责内部控制的组织、联络、评价、检查工作。各分、子公司设立内部控制联络员,作为内部控制建设的骨干力量协助内部控制建设、流程制度管理。
公司内控(审)部工作职责是负责对内部控制的有效性进行监督检查,定期向审计委员会报告内部控制审计工作,同时与公司监事会和公司经理层进行信息联系沟通。
二、2013 年内部控制工作回顾
公司在 2012 年度内部控制建设的基础上,持续地推进内部控制规范运作,主要做了以下几方面的工作:
1、对公司风险进行了新的梳理
根据监管要求和业务发展更新了《风险清单》,通过对风险等级和发生概率进行了分析后,重新确定了《应当重点和优先控制的风险点》。
2、对公司内部控制制度进行了梳理
公司现行的内部控制制度有 37 个,但与财政部等五部委颁布的《应用指引》比较,存在数量较多。因此,公司审计委员会提出,对公司现行的内部控制制度进行整合、调整。
公司设计构建的内部控制规范体系,由三部分组成:内部控制制度体系、内部控制操作体系和内部控制审计评价体系。在 2013 年,公司已初步完成了内部控制制度整合工作,形成了“1+17”的制度框架,即《公司内部控制规范体系基本制度》和 17 个《公司内部控制制度》。与现行的制度比较,数量减少,但系统性更强。并且整合后形成的 17 个内部控制制度名称与财政部等五部委颁布的 18个《应用指引》一致(其中第 10 号——研究与开发,公司暂无此业务,仅保留名称),便于与规范文件相互对照。此外,对高风险业务,例如,金融衍生工具投资(例如,期货业务)、公司对外担保业务,在原则上都进行了禁止。
3、公司开展了内部控制审计和评价
公司自 2013 年 5 月份起至 12 月对本级及下属分、子公司进行了内部控制审计,提交审计报告共计 13 份;指出各种问题共计 30 个,提出审计意见和建议共计 23 条。经过汇总,按照公司内部控制缺陷认定标准,发现存在内部控制一般缺陷 15 个。在此基础上,公司进行了年度自我评价,对发现的一般缺陷 15 个,其中 11 个在年度内已整改完成,尚有 4 个一般缺陷在整改中,主要表现在企业文化、资产管理、信息系统等方面,但不影响控制目标的实现。公司有关单位(部门)及负责人已制定了整改落实计划,将于 2014 年全部整改完成。
4、公司开展了内部控制培训
公司分批组织了董事、监事、高级管理人员、中层干部和分、子公司经营班子成员及业务干部的培训,培训的主要内容包括内部控制基本规范、应用指引、以及公司内部管理制度等。
5、内控工作机构和部门认真履职
“内控领导小组”及审计委员会通过会议、阅读工作报告和与审计机构接触沟通,及时了解公司内部控制实施情况,并作出必要的指示。
“工作小组”及时传达、落实“内控领导小组”的指示,通过总经理室办公会议及时了解内部控制规范实施工作的进展情况,并向分、子公司布置工作任务。
内控(审)部按照“内控领导小组”和“工作小组”的指示,开展内部控制检查、评价,督促整改。
董秘办及时披露有关信息。
三、2014 年内部控制工作计划
第一阶段:持续完善阶段
完成时间:2014 年 7 月 30 日前
工作负责人:总经理
主要工作内容:
1、重点风险梳理
根据监管要求、公司治理结构和业务发展变化,对 2014 年度面临的内外风险,进行风险等级和发生概率辨别分析,确定 2014 年度《应当重点和优先控制的风险》,制定应对策略,明确执行责任人。
2、完善内控体系
(1) 完善内部控制制度体系:
包括,内部控制基本制度、内部控制具体制度、内部审计制度,以及分、子公司、公司本级各职能部门的具体管理制度等。
(2) 完善内部控制操作体系:
包括,内部控制操作手册、员工手册、内部审计手册、审批权限指引书,以及分、子公司、公司本级各职能部门的主要业务流程图等。
(3) 完善内部控制评价体系:
包括,内部控制评价办法、内部控制评价手册、年度考核目标责任书,公司及下属分、子公司的考评等,内部控制制度体系、内部控制操作体系、内部控制审计评价体系等。
公司在持续完善内部控制体系的过程中,采用对口落实,例如,组织架构、发展战略、企业文化等由经理层落实;资金活动、财产管理、财务报告和全面预算由公司财务部和各级财务部门落实;采购业务、销售业务、合同管理、信息系统由分、子公司落实。公司在持续完善内部控制体系的过程中,还应当强调实效(即设计和运行有效)。
第二阶段:持续改进阶段
完成时间:2014 年 9 月 30 日前
工作负责人:公司总经理室
主要执行人:内控(审)部
单位整改责任人:公司及其下属分、子公司经理室、公司本级职能部门经理
主要工作内容:
1、采用内部检查和中介机构预审相结合,对公司内部控制的实施检查;
2、对存在的内部控制缺陷限期整改;整改完成后由公司组织复查。
第三阶段:公司自评阶段
完成时间:2014 年年报披露前
工作负责人:审计委员会
主要执行人:内控(审)部
单位自评责任人:公司及其下属分、子公司经理室、公司本级职能部门经理
主要工作内容:
1、组成评价小组、制定自评总体方案,确定时间表和人员分工。
2、开展各责任单位自评、列出内部控制缺陷清单,提出整改措施和要求;根据自评材料,编制工作底稿。
3、对未完成内部控制缺陷整改的,找出原因,提出措施,并报告主管领导。
4、编写公司《内部控制自我评价报告》(报告基准日2014年12月31日),提交公司董事会。
第四阶段:公司审计阶段
完成时间:2014 年年报披露前
工作负责人:审计委员会
主要工作内容:
1、提交公司内部控制自我评价报告;
2、配合审计机构完成内部控制审计;
3、内部控制自我评价报告和内部控制审计报告与 2014 年年报同时披露。
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2014 年 4 月 23 日
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