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北京华业地产股份有限公司
2014 年度内部控制评价报告
北京华业地产股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司截止至 2014 年 12 月 31 日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
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自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
本次纳入评价范围的主要单位包括本公司及本评价报告基准日纳入合并财务报表范围的房地产开发板块主要控股子公司,纳入评价范围的主要单位分别为:北京华业地产股份有限公司、北京君合百年房地产开发有限公司、长春华业房地产开发有限公司、大连海孚房地产开发有限公司。上述纳入评价范围单位的营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的98.98%。
公司对矿业板块所面临的主要风险进行了全面、有效的评估,建立了风险控制体系文件。报告期内,矿业板块各控股公司尚未正式投入生产运营,故未将矿业公司纳入本年度内部控制评价的范围。
纳入本次评价范围的主要业务和事项包括:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督、人力资源管理、财报与信息披露、全面预算、资金管理、对外担保管理、对外投资管理、设计管理、项目建设与施工管理、重大工程项目招投标管理、甲供材采购管理、固定资产与无形资产管理、营销管理、成本管理、土地开发-拆迁管理、信息系统总体控制、合同管理等。
根据公司的风险评估,结合房地产开发的业务特点,重点关注的高风险领域主要包括但不限于:财务报告编制与披露、资金管理、对外担保、重大项目招投标管理、项目建设与施工管理、营销管理等领域。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(二)内部控制评价依据
公司依据《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》、《公开发行证券的公司信息披露编报规则第 21 号——年度内部控制评价报告的一般规定》等相关法律法规的规定,并结合企业内部控制规范体系,组织开展本年度内部控制自我评价工作。
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(三)内部控制体系总体运行情况
2014 年,公司依据整体战略发展目标,在原有内控管理基础上,结合日常经营情况,对现行管理制度及相关流程进行了梳理,使公司内控管理水平得到进一步提升。公司在内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五要素方面的内部控制总体情况如下:
1、内部环境
公司本着规范运作的基本理念,积极努力地营造良好的控制环境,主要体现在以下几个方面:
(1)组织架构
公司根据国家有关法律法规和《公司章程》建立了股东大会、董事会、监事会和经理层“三会一层”的法人治理结构,并明确了决策、执行、监督的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。
公司董事会下设战略委员会、提名委员会、审计委员会和薪酬与考核委员会,并制定有相应的工作条例,以明确各专业委员会的职责权限、任职资格、议事规则和工作程序,为董事会科学决策提供有力支持。
公司结合发展战略、业务特点和内部控制要求等合理设置内部机构,并通过相关内部管理制度明确各部门、岗位的职责权限和工作要求,确保公司经营活动健康有效的运行。
(2)发展战略
公司通过《发展战略管理制度》,识别了发展战略制定与实施中的风险。同时,严格按照制度实施、评估和调整发展战略的具体内容,使公司核心竞争力和可持续发展能力得以增强,公司战略目标的实现得到了合理保障。
(3)社会责任
公司积极履行社会责任,加强企业建设,并将其要求全面融入公司日常经营,以社会责任管理体系为抓手,积极推进公司社会责任工作。公司坚持与供应商、客户、员工、社区等利益相关群体和谐共赢发展,强化合作服务意识,并按照《对外捐赠管理规定》
为 你 建 筑 风 景执行对外捐赠的管理程序,保证了公司对外捐赠用于社会抵抗自然灾害、构建和谐生态环境、救助危困群体、增加社会福利等各类公益性社会活动。
(4)安全健康环保
公司严格遵守国家环保标准,有效利用资源,并根据国家相关法律法规的规定,严格执行施工中的各项安全检查、安全防护、环境保护等安全环保工作。 最大限度的降低或避免了安全事故、 环境污染所带来的风险。
(5)企业文化
公司通过《企业文化建设管理制度》,秉承“以人为本、继承创新、遵循规律、务求实效”的企业文化建设基本原则、 “以推动城市价值提升和城市化进程为己任,致力于成为中国专业的新城市主义运营商”的企业愿景和“中庸、诚信、内敛、创新”的企业精神,增强企业凝聚力,打造优秀的企业文化,提升企业竞争力。
公司一贯注重企业文化的培育与建设,不定期开展企业文化的学习、宣传、实践活动,并引导和规范员工行为,打造以主业为核心的企业品牌, 形成整体团队的向心力,促进公司长远发展。
(6)反舞弊管理
公司通过《反舞弊管理规定》中反舞弊的机构及职责、舞弊预防和控制、舞弊的补救与处罚等规定,不断加强公司治理和内部控制,降低公司风险,规范经营行为及员工职业行为,树立廉洁从业和勤勉敬业的良好风气,防止损害公司及股东利益的行为发生,进而促进了反舞弊工作的有效开展。
(7)内部审计
公司制定有《董事会审计委员会工作条例》、《内部审计制度》等内部审计规章制度。董事会下设审计委员会,审计部在审计委员会的直接领导下,依法独立开展公司内部审计、督查工作,并定期向审计委员会报告。
2、风险评估
公司在《内部控制管理手册》中明确各类业务、事项的具体风险事件,并在风险应对策略的指导下设计并实施具体的控制措施,将风险控制在合理的水平。公司按照战略
为 你 建 筑 风 景目标,设定相关的经营目标、财务报告目标、合规性目标与资产安全完整目标,并根据所设定的目标合理确定公司整体的风险偏好和风险承受能力。在充分调研和科学分析的基础上,通过定期、不定期召开经营办公例会等方式,识别、分析公司的主要风险,如政策风险、市场竞争风险等重大且普遍影响的风险等,并制定相应的应对策略。
3、控制活动
(1)人力资源管理
公司严格按照人力资源管理相关制度进行招聘选录、岗位的任职,人员的胜任能力及评价、人员调动、考勤及假期管理、绩效考核与激励、培训等管理,实现了人力资源的合理配置,形成了一个整体素质较高的团队。
(2)财务报告与信息披露管理
公司按照《会计法》 、 《企业会计准则》及其他相关法律法规,结合公司实际情况,制定并完善会计政策。公司严格按照《财务管理制度》执行财务审批管理、财务人员管理、成本核算、财务报告编制及报送、会计凭证稽核、会计档案管理、财务核算等财务工作,并按照权限操作财务系统、进行账务处理、定期核对账务信息,确保财务数据的准确、完整;定期进行财务分析,确保公司业务的稳定持续性。
公司按照《关联交易管理办法》,对公司关联交易认定、关联交易审核程序、关联交易定价、关联交易的披露等进行全方位管理和控制,保证了公司与关联方之间订立的关联交易符合公平、公开、公正的原则。
在财务报告对外披露方面,公司严格按照《信息披露管理制度》规定的信息披露的原则、内容、责任义务及信息披露的审批权限和程序执行,并及时、准确、完整的开展对外披露工作。
(3)全面预算管理
公司及各子公司严格按照《全面预算管理制度》编制预算,相关预算执行单位、部门对预算执行情况进行监督并定期考核,确保全面预算管理有章可循,真正发挥效能。
(4)资金管理
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公司实行资金统一监控和管理,严格按照《资金集中管理办法》加强对资金的统筹调控能力,提高资金使用效率,降低整体资金成本,有效控制财务风险,实现了现金流的有效管理。
(5)对外担保管理
公司严格按照《对外担保管理办法》控制担保风险,包括担保的申请与审核、担保业务的审批权限、担保合同的审查与订立、担保风险管理、担保的信息披露等。对对外担保的对象、担保的决策程序等进行严格审查,有效控制了公司对外担保风险。
(6)对外投资管理
公司通过《对外投资管理办法》严格控制投资风险,规范了对外投资的审批权限、对外投资的组织管理机构、对外投资的决策管理等各项业务活动。公司严格依据制度规定开展对外投资项目,按照相应权限审议投资项目的立项及处置,加强投资项目的跟踪管理,有效的控制了对外股权投资的事前、事中、事后的风险。
(7)设计管理
公司相关部门和人员严格按照《设计管理手册》中的设计管理、设计委托、设计变更、施工图会审、设计合同要求、设计档案管理、设计奖惩管理、设计任务书等管理要求,加强设计质量、设计变更管理和设计阶段成本控制的管理力度,有效的降低了设计工作各步骤所带来的风险,控制了设计的进度和质量。
(8)项目建设与施工管理
公司以《项目管理工作手册》作为项目管理的指导性政策制度,规范了关于工程进度管理、工程质量管理、工程档案管理、技术交底及施工图会审指引、工程质量考核、工程管理检查的相关办法和要求。同时,公司通过《施工组织设计及施工方案审批管理制度》对施工组织设计审查、施工方案审查做出了详细的规定,使工程项目管理的全过程符合国家法律法规、行业监管要求、及相关强制性标准的规定,避免违规操作所产生的相关风险,有效控制工程项目进度、成本和质量。
(9)重大工程项目招投标管理
公司严格按照《招标管理办法》进行重大工程项目招投标,并遵循公平、公正、公开、合理低价的招标工作原则,采用综合评估法或直接评议等评标办法拟定中标,实现
为 你 建 筑 风 景“统一管理、多主体参与、集体决策”,提高了招标管理工作的效率和透明度,合理的控制了相关成本。
(10)甲供材采购管理
公司通过《甲供(含分包)材料供应管理工作手册》使公司在采购环节有章可依。招标采购部等相关部门严格按照材料供应管理责任及相应工作流程执行,包括材料价格及供应内容、材料付款节点、付款比例、材料合同、结算数量、材料保修期、质保金期限等相关管理要求,以及明确材料订货、到货、验收、供应商管理、材料台帐及材料款项支付等工作程序,对采购的各环节进行严格把控。
(11)固定资产与无形资产管理
公司按照《固定资产管理规定》相关要求,不断加强固定资产与低值易耗品日常管理,严格按照规定进行固定资产采购、验收、维修、盘点等工作,确保资产管理高效、有序实施,保证公司经营管理的有效性。
公司相关无形资产管理部门按照《无形资产管理制度》,对企业网络域名、企业徽标、注册商标、品牌等无形资产进行日常管理。确保无形资产的外购、验收、转移及处置等工作程序符合规范,保护了无形资产的安全及价值,提高了无形资产的使用效率。
(12)营销管理
公司一贯重视营销工作的管理,严格执行《营销策划管理制度》等一系列营销制度,确保了项目策划定位、营销计划、销售定价、折扣折让、退回等环节均经过适当管理层审批;保证了认购签约合理有效,房销售定金/房款收取、收入确认、租赁收入、营销费用支付等相关业务核算及时、准确、真实、完整;完善了售后服务、客户关系维护及招商管理工作。
(13)成本计划管理
公司合同预算部等相关部门严格按照《成本管理制度》 要求进行成本估算、成本概算、目标成本编制、目标成本调整、项目结算的成本控制、项目成本分析评估等工作,同时对工程款支付、工程预结算等环节进行严格审核审批,合理保证并有效的控制了工程成本。
(14)拆迁管理
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公司在内控管理手册中设计了相应的拆迁管理流程,包括申报年度拆迁计划、申请暂停办理相关事项和拆迁公示、拆迁招投标、拆迁入户调查、测绘和评估、拆迁补偿安置实施细则、拆迁结案等,进而确保房地产项目的相关拆迁事项报批报建操作符合相关法律法规和公司内部控制的要求,保证受托拆迁、评估、拆除、测绘等费用的账务处理及时、准确、真实。
(15)信息系统总体控制
信息系统管理部门依照《信息化工作管理规定》 、《信息系统安全管理规定》等对信息系统进行管理,包括数据保密与数据备份管理、公司门户网站管理、普通用户信息安全管理等,确保信息系统的使用效率,满足公司经营和管理活动对信息化管理的需要,促进公司信息化建设健康、有序、规范的发展。
(16)合同管理
合同管理的归口部门严格履行其合同事项确定、合同起草、合同审查、合同签订及授权、合同的公证、合同的变更与解除、 合同纠纷处理及合同备案登记等必要的工作职责。
4、信息与沟通
公司通过现有信息化办公平台,提高了公司与下属单位之间的内部信息收集速度、传递及上报高效、通畅及准确。同时,公司严格按照相关管理制度对公开信息披露进行全程有效的控制,确保公司信息能及时、准确、完整、公平的对外披露。
5、内部监督
公司审计部在审计委员会和公司内部控制领导小组的指导下,按照规定的评价程序,结合适当的评价方法对公司及各单位内部控制的有效性进行监督评价工作。
(四)内部控制缺陷认定标准
公司依据五部委颁布的《企业内部控制基本规范》及配套指引,公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,根据证监会《公开发行证券的公司信息披露编报规则指引第 21 号——年度内部控制评价报告的一般规定》,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非
为 你 建 筑 风 景财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)定量标准
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
缺陷等级
一般缺陷 重要缺陷 重大缺陷
项目
利润总额潜在错 错报<利润总额的 利润总额的 1%≤错报 错报≥利润总额的 5%
报 1% <利润总额的 5%
资产总额潜在错 错报<资产总额的 资产总额的 0.5%≤错 错报≥资产总额的 1%
报 0.5% 报<资产总额的 1%
营业收入潜在错 错报<营业收入总 收入总额的 0.1%≤错 错报≥营业收入总额
报 额的 0.1% 报<营业收入总额的 的 0.5%
0.5%
结合公司业务特点,在对单一财务报告内部控制缺陷进行认定时,股份公司层面适用利润总额定量指标;房地产开发板块的下属单位适用营业收入定量指标。
在对财务报告内部控制缺陷进行汇总认定时,当本年度利润总额能够反映公司正常盈利水平,且盈利水平稳定的情况下,以利润总额作为缺陷评价的定量指标;如果利润总额近三年波动幅度较大或不能正常反映其盈利水平,但收入相对稳定的情况下,以营业收入作为定量指标;如上述两种情况均不适合的情况下,则以资产总额作为定量指标。
(2)定性标准
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
重大缺陷:单独缺陷或多个单独缺陷叠加,导致不能及时防止或发现并纠正财务报告中的重大错报。出现下列情形的,认定为重大缺陷:
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a.财务报告舞弊;资产不当使用;不实的收入、费用及负债;资产的不当取得;偷税等方面;
b.财务高级管理人员舞弊;
c.存在会计基础工作严重不规范的情况(财务报告编制能力缺失);
d.财务工作相关的关键信息系统存在严重缺陷;
e.修改或重报已公布/披露的财务报告,以更正由于舞弊或错误导致的重大错报;
f.外部审计发现当期财务报表存在重大错报,需进行更正;
g.公司董事会审计委员会和内部审计机构对财务报告的监督无效;
h.其他可能影响报表使用者正确判断的重大缺陷。
重要缺陷:单独缺陷或多个单独缺陷叠加,导致不能及时防止或发现并纠正财务报告中虽不构成重大错报但仍应引起管理层重视的缺陷:
a.财务报告内控缺陷整改情况不理想;
b.公司内就同一交易、事项的会计政策不统一;
c.会计政策的制定未结合公司实际情况,直接照搬准则(上市公司),实际操作存在较大的人为因素;
d.对非常规、特殊和复杂交易未给予足够重视,影响实际的会计处理工作;
e.期末财务报告的编制不规范。
一般缺陷:不构成重大缺陷或重要缺陷的其他内部控制缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)定量标准
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
缺陷等级
一般缺陷 重要缺陷 重大缺陷
项目
直接财产损失金额 直接损失金额<资 资产总额的 0.5%≤ 直接损失金额
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产总额的 0.5% 直接损失金额<资 ≥资产总额的
产总额的 1% 1%
(2)定性标准
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
具备以下特征之一的缺陷,适影响程度可认定为重大或重要缺陷:
a.违反法律法规,导致被行政法律部门、监管机构判罚或处罚;
b.被媒体曝光负面新闻,且未能及时消除影响,导致公司生产经营、企业形象受损;
c.出现安全生产、环境保护和质量方面的重大事故,导致严重后果;
d.高级管理人员中任何程度的舞弊行为;
e.重要业务或高风险领域缺乏制度控制;
f.重大事项决策程序不规范(如:投融资等),可能导致或已经导致经济损失;
g.公司内部审计机构职能失效;
h.对已经发现并报告给管理层的重大或重要内部控制缺陷在经过合理的时间后,并未加以改正;
i.公司管理层、第三方独立且知情人员主观认定的其他重大或重要缺陷。一般缺陷:不构成重大缺陷或重要缺陷的其他内部控制缺陷。
(五)内部控制缺陷认定及整改情况
1、财务报告内部控制重大及重要缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
2、非财务报告内部控制重大及重要缺陷认定及整改情况
根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
3、内部控制缺陷整改情况
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对于报告期内查找发现的内部控制一般缺陷,公司已形成并下发缺陷整改建议及整改计划,相关公司和部门已根据整改建议进行整改。
四、其他内部控制相关重大事项说明
公司不存在需要披露的其他可能对投资者理解内部控制评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的内部控制信息。
董事长:徐红
北京华业地产股份有限公司
2015年 04月 22日
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