庞大汽贸集团股份有限公司
2014 年度内部控制自我评价报告庞大汽贸集团股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称“企业内部控制规范体系”),结合庞大汽贸集团股份有限公司(以下简称“公司”)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司 2014 年 12 月 31 日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
本次内部控制评价的范围包括公司及下属子公司,纳入评价范围的业务和事项包括:销售和收款、采购和付款、返利计提和结算、费用和现金付款、现金收款、长期资产管理、职工薪酬管理、筹资和财务费用、财务报表关账、税金管理等内容。
上述业务和事项的内部控制涵盖了公司当前经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据《企业内部控制规范》及配套指引、《庞大汽贸集团股份有限公司内部控制规范指引》以及《庞大汽贸集团股份有限公司内部控制评价办法》组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
根据被检查单位业务流程潜在错报金额合计,分别按照被评价分(子)公司和公司两种口径计算错报指标,根据错报指标所在的区间来判断缺陷等级。
错报指标 1=潜在错报金额合计/被评价分(子)公司当期主营业务收入与期末资产总额孰高;
错报指标 2=潜在错报金额合计/公司当期主营业务收入
影响财务报告缺陷认定等级:
一般缺陷:错报指标 1≧0.1%,且错报指标 2≤0.5%
重要缺陷:0.5%<错报指标 2≤1%
重大缺陷:错报指标 2>1%
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
根据缺陷潜在负面影响的性质、范围等进行判断,具有以下特征的缺陷为重大缺陷:
(1)发现公司董事、高级管理人员的舞弊行为;
(2)企业更正已经公布的财务报表;
(3) 外部审计发现当期财务报表存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;
(4) 企业审计与风险管理委员会和内部审计机构对财务报告内部控制监督无效。
具有以下特征的缺陷为重要缺陷:
(1) 未按规定选择和应用会计政策;
(2) 未建立反舞弊程序和控制措施;
(3)对于非常规、复杂或特殊交易的账务处理的控制,没有建立相应的控制机制或没有实施,且无补充、补偿性控制;
(4)对于期末财务报告过程的控制,存在一项或者多项缺陷,且无补充性、补偿性控制,不能合理保证编制的财务报表达到真实、准确的目标。
一般缺陷指不构成重大缺陷和重要缺陷的其他内部控制缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定标准
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:根据对内部控制目标实现影响程度,以涉及金额大小为标准,造成直接财产损失超过公司资产总额 1%的为重大缺陷,造成直接财产损失超过公司资产总额 0.5%的为重要缺陷,其余为一般缺陷。
公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
以下迹象通常表明非财务报告内部控制可能存在重大缺陷,其他情形按照影响程度分别确定为重要缺陷或一般缺陷:
①违反国家法律法规;
② 企业决策程序不科学,导致决策失误;
③ 重要管理人员或者关键技术人员流失严重;
④ 媒体负面新闻频现;
⑤ 重要业务缺乏制度或制度系统性时效;
⑥ 内部控制评价结果是重大缺陷或重要缺陷但未得到整改。
四、内部控制情况
(一)、销售和收款
公司业务收入主要来源于汽车及汽车维修的销售收入,公司售车业务控制流程涵盖了销售任务的制定与审批、客户档案建立及信息维护、销售和合同的管理、销售发货及收入确认等。
公司通过完善销售管理制度,对销售业务的主要环节进行了规范和控制。
1、销售任务的制定与审批。各公司销售总监会根据全年的销售任务制定整个销售部的每月的销售计划,并由总经理签字确认。
2、客户档案建立及信息维护。购车客户进店咨询,前台对客户往来进行登记,填写展厅客户来店登记表,记录客户的购车需求,建立档案,定时回访。
3、销售和合同的管理。客户确认购买后,销售顾问填写的购车费用明细表,由销售总监或销售经理审批后,方可与客户签订汽车销售协议。
4、销售发货及收入确认。销售顾问填写商品车缴款通知单,由销售顾问和客户签字确认,随后销售顾问陪同客户到财务收款室交纳车款.收款员收到车款之后在商品车缴款通知单上签字盖章确认。销售顾问陪同客户拿商品车缴款通知单,购车协议至仓库处验车提车,将车辆开到售后部门,由售后顾问对车进行售前检查,填写 PDI 售前检查单,对车辆进行各项检查无误后由客户、售后顾问签字确认。并将车辆合格证原件交给购车客户,与此同时实物库管检查售前的所有单据无误之后,由实物库管填制商品车销售交接单,并由客户、销售顾问和库管在商品车销售交接单上共同签字,商品车销售交接单一联留存,一联交给客户,一联作为出门证交给门卫,门卫核对信息无误后放行。
(二)、采购和付款
公司设专门采购人员,整车采购供应商必须为某个汽车品牌厂家,采购备件的供应商主要以厂家为主。业务控制流程涵盖了制定采购计划、支付货款、验收入库、与供应商对帐等。
公司通过完善采购管理制度,对采购活动实施了较为严格的全程控制。
1、制定采购计划,各公司采购员根据市场情况、返利政策、销售订单以及库存情况制定采购计划,并提交销售经理和公司总经理审批签字后方可提交订单。
2、支付货款,集团下发有 2008 年 7 号文《关于加强资金管理的通知》明确规定了采购付款的流程。
3、验收入库,库管员确认到库车辆数量、型号、外观无误后,售后技师对到库车辆进行入库质量检查,检查无误后出具《商品车新车入库检查表》,并签字确认到库整车质量合格。售后技师若在入库检查时发现整车存在质量问题,则立即与厂商联系,协商退车。
4、与供应商对帐,公司下发有《关于往来账目核对及期末关闭账套相关事项的通知》,明确规定了往来帐项核对的相关要求。每月末,财务会计将金蝶 K3系统中的应付账款与厂家系统中的预收账款对账,存在差异时,会根据厂家系统中提供的详细购货清单,厂家已记账金额查找差异原因,编制厂家往来余额调节表并由财务主管审核签字。
(三)、返利计提和结算
公司根据《各厂家商务政策》中返利的兑现条件和计算方法计提返利并进行相关帐务处理。控制流程涵盖了计提返利的审核确认、收到返利及账务处理方法、返利对帐报告的提交与审核等。
公司通过完善的返利计提制度,对返利计提实施了较为严格的全程控制。
1、计提返例的审核确认,公司业务员根据《厂家商务政策》中返利的兑现条件和计算方法,收集相关业务数据编制《返利计提计算表》,后附返利计算的支持性文件,经公司财务主管、销售经理、公司总经理审核并签字确认。
2、每月,由进行返利账务处理以外的人员与厂家对账,将厂家下发的《返利通知单》与返利入账明细进行核对,编制《返利对账报告》。《返利对账报告》需依次经公司财务主管、销售经理和公司总经理的审核并签字确认,并视差异情况由适当层级管理人员对对账差异进行授权处理。
(四)、费用和现金付款
集团公司对费用和现金付款有严格的管理办法,控制流程涵盖了日常费用报销、现金及支票管理、银行账户管理、印鉴管理等。
公司通过完善的制度,对费用和现金付款实施了较为严格的全程控制。
1、日常费用报销,公司制定了详细的《费用控制管理办法》进行管控。
2、现金及支票管理,公司制定了《现金、票据盘点管理制度》进行管控。
3、银行账户管理,公司下发有《关于银行账户备案及挂接集团网银的通知》进行管控。
4、印章管理,各公司公章由各公司办公室保管,使用时需要填写公章使用登记表。财务章由财务主管保管,法人章由出纳保管。
(五)、现金收款
公司收款业务主要包括收取购车定金及配件维修定金、车款、维修款、还款保证金、融资租赁履约保证金、消费信贷月供款等,对于收款业务集团下发有《关于加强资金管理的通知》明确规定了收款业务的相关要求。
(六)、长期资产管理
集团公司资产部制定有《庞大汽贸集团股份有限公司资产管理办法》,明确规定了固定资产购置、保管维护、计提折旧、内部调动、处置等流程的相关要求。
(七)、职工薪酬管理
集团公司共有 4 种类型的员工:合同工、实习生、特聘工以及小时工。集团公司人力资源部对于职工薪酬管理有健全严格的管理办法,控制流程涵盖了员工招聘入职、合同签订、员工离职、员工调动、绩效考评与员工职业规划等。
1、员工招聘入职及合同签订,集团人力资源部制定了《关于员工入职条件、入职流程及有关事项的通知》,规定了员工入职条件、入职流程及有关事项。同时下发了入职资料所需填报资料的申报表、登记表的统一表格。对于小时工,公司有权根据实际情况自行招聘以及签订《非全日制用工劳动合同书》。
2、员工离职、员工调动,集团人力资源部制定了《关于员工入职、异动、解聘统一使用 OA 的通知》通知中规定了员工离职、调动的相关要求。
3、工资的计算与发放,集团人力资源部制定了《关于加强工资管控的通知》完善工资审批及管控制度。
(八)、筹资和财务费用
目前公司的主要融资方式为银行承兑汇票和银行借款,公司下发有《关于加强资金管理的通知》明确规定资金审批等相关管理制度,确保资金安全和有效运行。
(九)、财务报表关账
财务报表关帐流程涵盖了财务制度与会计政策、会计科目的维护、交易及记账凭证的处理、关帐及财务报告的编制、会计档案的保管等流程,集团财务部下发了《庞大汽贸集团股份有限公司财务报表编报制度》、《关于往来账目核对及期末关闭账套相关事项的通知》等相关制度对其进行规范。
(十)税金管理
各公司会计明确各项税金的申报时间以及申报工作流程,并定期了解税务政策变化,积极参与当地税务局举办的税务知识普及培训等,公司建立了适当的税务岗位职责。税金管理流程涵盖了增值税、企业所得税、个人所得税、营业税金及附加的核算管理。
1、增值税核算管理,公司指定专人具有在金税系统增减开票人员的权限,每月申报前,会计会比对金税系统中的开票信息和金蝶 K3 系统中的销售收入。根据《认证结果通知书》、《发票认证结果清单》与 K3 系统中的进项税额明细账核对。核对无误后,通过网上申报系统填写并申报当月的增值税申报资料。
2、企业所得税核算管理,每季度终了后 15 日内,公司会计按照本季度公司报表中利润总额的 25%计算应纳所得税额,然后填制企业所得税纳税申报表,送交税务局进行纳税申报,同时需按申报数额进行所得税款的预缴。
3、个人所得税核算管理,申报期内,财务部出纳在《地方税务综合服务管理信息系统》中进行个人所得税的申报,申报系统会根据填写的资料检查个人所得税计提是否准确,申报成功后,和公司、税务局签订自动缴税三方协议的银行会自动从账户中扣缴该部分税款。
4、营业税金及附加等其他税金核算管理,公司为增值税一般纳税人,营业税金及附加主要包括城市维护建设税和国家教育费附加、地方教育费附加等税种,这三种都是增值税的附加税种。财务部会计根据本月缴纳的增值税和比例税率计提城建税及教育费附加,每月申报期内,在地税系统上进行网上申报。
五、内部控制有效性结论
公司已经根据基本规范、评价指引及其他相关法律法规的要求,对公司截至2014 年 12 月 31 日相关的内部控制设计与运行的有效性进行了自我评价。
报告期内,公司对纳入评价范围的业务与事项均已建立了内部控制,并得以有效执行,达到了公司内部控制的目标,不存在重大缺陷。自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生对评价结论产生实质性影响的内部控制的重大变化。我们注意到,内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。未来期间,公司将继续完善内部控制制度,规范内部控制制度执行,强化内部控制监督检查,促进公司健康、可持续发展。
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2015 年 4 月 21 日
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