广东依顿电子科技股份有限公司
2014 年内部控制自我评价报告
广东依顿电子科技股份有限公司全体股东:
广东依顿电子科技股份有限公司(下简称 “公司”)根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合公司内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2014年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:广东依顿电子科技股份有限公司,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%;纳入评价范围的主要业务和事项包括:组织架构、发展战略、社会责任、企业文化、风险评估、信息与沟通、人力资源管理、财务报告、会计核算、资金管理、全面预算、担保管理、业务拓展、资产管理、工程项目管理、合同管理、信息系统、内部监督、采购与付款、销售与收款、存货管理、业务外包等。重点关注的高风险领域主要包括采购与付款、销售与收款、资产管理、募集资金使用与管理等。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(1)销货及收款:2014 年公司市场部、销售部、客服中心,各负其责。市场部、销售部负责市场推广和产品销售,客服中心负责客户管理、销售发货和货款的回收。公司根据上一年度的实际销售、回款情况结合对本年度市场分析情况制定本年度的销售计划和回款目标,明确销售业绩和回款目标的责任人,并将销售和回款任务的完成情况作为日常绩效考核的重要指标。为规范销售管理,公司制定了一系列销售管理制度。报告期内,销售与收款所涉及的部门及人员均能严格按照相关管理制度的规定进行业务操作,各环节的控制措施均被有效执行。
(2)采购及付款:为了加强采购的内部控制,公司成立了采购领导小组,采购部在采购领导小组领导下开展工作。公司对每一种物资都制定了合理的采购周期和库存,财务部根据每月的部门用款计划及公司管理制度规定的付款原则、付款程序进行付款,有效防范了付款过程中的差错和舞弊行为。公司还规范了实物资产管理环节,仓库及时盘点,财务部定期核查,保证了物资库存账实相符,确保成本的真实准确和公司资产的安全。报告期内,采购与付款控制措施能够有效地执行。
(3)固定资产管理:公司根据各部门自身经营所需固定资产的特点,健全和完善了固定资产的申购、验收、领用、维修和报废的审批程序,加强了固定资产的报销、登记、定期盘点的控制,确保固定资产账、卡、物相符。公司固定资产由财务部和办公室共同管理,起到了相互监督,相互制约的作用,保证了资产的完整性和安全性。报告期内,公司日常执行中均遵循有关制度和程序的要求。
(4)货币资金的管理:对货币资金的收支和结存,做到日清月结,并且采取付款权限多层次划分的管理手段,使得款项支出层层把关;明确规定了银行预留印鉴的管理及使用等业务程序。货币资金不相容岗位相互分离,相关机构和人员保持相互制约关系;明确了现金的使用范围及办理现金收支业务和银行存款结算时应遵守的规定;专门设置了会计稽核岗位,严格执行对款项收付的稽核及审查,确保了货币资金的安全。
(5)生产管理:公司根据各生产环节具体情况及特点,分别制定了相应的各岗位的《岗位职责》,制定了《生产管理制度》、《物料管理规程》等规章制度,这些制度明确了生产作业的程序、主要内容、生产协作部门的职责。在产品质量管理控制方面,制定了完整的管理体系文件,建立了优良的质量保证体系。报告期内,公司生产人员能够严格按照以上制度规定进行生产活动,控制措施能被有效地执行。
(6)研究与开发:为了加快公司产品的研发速度、保证研究质量和提高研发效率,公司制定了《研发管理制度》等管理制度,保证了新产品的开发能够满足日益多变的用户需求,使公司在市场中保持长久的竞争能力。报告期内,研究开发项目,从筛选、立项到研究、开发的各个环节均严格执行有关控制制度。
(7)募集资金的使用:在募集资金使用与管理方面,公司制定了《募集资金专项存储及使用管理制度》,明确了募集资金专户储存、募集资金使用的审批手续、募集资金投向变更的审批手续、募集资金管理与监督等具体要求。报告期内,募投项目的各项支出符合募集资金的既定用途,无非募集资金项目占用募集资金的情况。
(8)投资与融资:公司制定了《重大经营与投资决策管理制度》,针对投资业务,明确了投资原则、权限和程序,建立了行之有效的投资决策与运行机制,提高资金运作效率,保障公司对外投资的安全,有效防范了投资风险;针对筹资业务设置了具体职责和审批权限,确保公司所有的筹资活动均经过恰当的授权和审批,使正常的资金周转得到保障,降低资金成本、减少筹资风险。报告期内,筹资与投资各环节的控制措施能被有效地执行。
(9)关联交易:根据《公司法》的有关规定,公司制定了《关联交易决策制度》。明确关联关系的确认和关联交易的内容,严格关联交易决策程序和审批权限,做到了关联交易的公平和公允性,有效地维护股东和公司的利益。报告期内,公司无重大关联交易。
(10)对外担保:根据《公司法》及证监会《关于规范上市公司对外担保行为的通知》要求,公司制定了《对外担保制度》,严格规定了对外担保的对象及审批程序、审批权限,实施对外担保的风险管理。报告期内,公司除对控股子公司担保外无其他对外担保业务发生。
(11)内部审计:公司董事会下设立审计委员会,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作,公司设立审计部作为内部审计部门,对公司财务信息的真实性、完整性以及内部控制制度的建立和实施等情况进行检查监督。审计部对审计委员会负责,向审计委员会报告工作。审计部独立于管理层,按照审计工作计划,通过开展常规项目审计、专项审计和日常监督审计等工作,对公司及控股子公司是否严格按照内部控制制度运作进行审计监督,并对审计中发现的内部控制缺陷及时进行分析、提出完善建议。报告期内,内部控制工作有效进行,确保了公司能够健康有序地发展。
(12)信息披露:公司制定了《公开信息披露管理制度》,规定公司董事长、总经理、董事会秘书对公司临时报告信息披露的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任,董事会秘书为信息披露工作具体执行人,负责管理公司信息披露事务。董事会办公室为信息披露事务管理部门,由董事会秘书直接领导。董事会秘书是投资者关系活动的负责人,确保未经董事会秘书同意任何人不得进行投资者关系活动,保证了公司未公开信息的保密性。报告期内,公司严格履行制度,在进入敏感期前以邮件形式向内幕信息知情人明确告知相关保密义务。同时,对内幕信息知情人的保密情况进行自查监督。为做好内幕信息保密工作,公司严格执行《内幕信息知情人登记管理制度》,维护了信息披露的公平原则,保护了广大投资者的合法权益。报告期内,公司对信息披露的内部控制严格、充分、有效,未有违反《上海证券交易所上市公司信息披露事务管理制度指引》、《公开信息披露管理制度》的情形发生。
(13)财务会计
为强化财务和会计核算,加强财务监督,达到确保资产安全完整、提高企业经济效益的目的,公司根据《会计法》、财政部颁布的《企业会计准则》、《企业内部控制基本规范》等相关法律、法规,结合公司的具体情况制定了《财务管理制度》、《资金票据管理制度》、《差旅费管理规定》、《发票管理办法》、《会计档案管理制度》、《备用金管理办法》、《应收账款管理办法》等。这些制度的建立、完善和执行,有效地控制了资金收支,维护了财经纪律,规范了公司在会计核算、支付结算、费用报销、货币资金管理、票据管理等方面基础工作,发挥了会计核算监督管理的职能。
(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据企业内部控制规范体系及中华人民共和国财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》及其配套指引的要求,组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准。
(一)公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准:
(1)重大缺陷:是指一个或多个内控缺陷的组合,可能导致企业严重偏离控制目标;对可能造成的财务报表错报的绝对金额大于等于合并财务报表资产总额的1%,或大于等于合并财务报表收入总额的1%,或大于等于合并财务报表税前利润总额的8%的内控缺陷,认定为重大缺陷。
(2)重要缺陷:是指一个或多个内控缺陷的组合,其严重程度和经济后果低于重大缺陷,但仍有可能导致企业偏离控制目标;对可能造成的财务报表错报的绝对金额大于合并财务报表资产总额的0.5%且小于合并财务报表资产总额的1%,或大于合并财务报表收入总额的0.5%且小于合并财务报表收入总额的1%,或大于合并财务报表税前利润总额的5%且小于合并财务报表税前利润总额的8%的内控缺陷,认定为重要缺陷。
(3)一般缺陷:是指除重大缺陷、重要缺陷之外的其他缺陷;对可能造成的财务报表错报的绝对金额小于等于合并财务报表资产总额的0.5%,或小于等于合并财务报表收入总额的0.5%,或小于等于合并财务报表税前利润总额的5%的内控缺陷,认定为一般缺陷。
公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:重大缺陷是指一个或多个内控缺陷,导致不能及时防止或发现并纠正财务报告中的重大错报。出现以下情形(包括但不限于),认定为财务报告内部控制重大缺陷,其他缺陷根据其影响程度认定为重要或一般缺陷。
①发现董事、监事和高级管理人员重大舞弊;
②因存在重大错报,公司更正已经公布的财务报表;
③发现当期财务报表存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;
④公司审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效;
⑤经监管部门认定控制环境无效;
⑥一经发现并报告给管理层的重大缺陷在合理的时间后未加以改正;
⑦按照监管部门信息披露的要求未在规定期限内履行信息披露义务,或所披露的信息有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏;
⑧其他可能影响报表使用者正确判断的缺陷;
⑨公司严重违规并被处以重罚或承担刑事责任等;
除重大缺陷以外的其他缺陷,根据其影响程度认定为重要或一般缺陷。
(二)非财务报告内部控制缺陷认定标准如下:
(1)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:
造成直接财产损失大于等于合并财务报表资产总额的0.5%的为重大缺陷;造成直接财产损失大于等于合并财务报表资产总额的0.3%小于合并财务报表资产总额的0.5%的为重要缺陷;造成直接财产损失小于公司资产总额的0.3%的为一般缺陷。
(2)公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:
出现下列情况的,认定为重大缺陷,重要缺陷和一般缺陷依据重大缺陷标准发生影响程度而分别确定。
①公司缺乏民主决策程序或者公司决策程序不科学;
②违犯国家法律、法规,如出现重大生产或环境污染事故;
③关键管理人员或重要人才大量流失;
④内部控制评价的重大缺陷未得到整改;
⑤重要业务缺乏制度控制或制度系统性失效;
⑥媒体负面新闻频现。
(三)内部控制缺陷认定及整改情况
(1)财务报告内部控制缺陷认定及整改情况根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷或重要缺陷。
(2)非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷或重要缺陷。
五、其他内部控制相关重大事项说明
报告期内,公司不存在其他可能对投资者理解内部控制评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的其他内部控制信息。
内部控制的有效性亦可能随公司内、外部环境及经营情况的改变而改变,公司将根据业务发展需要逐步修订及完善公司内部控制制度,规范内部控制制度执行,强化内部控制监督,促进公司健康、可持续发展,保障股东权益。
董事长:李永强
广东依顿电子科技股份有限公司
2015 年 4 月 20 日
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