中铁铁龙集装箱物流股份有限公司
2014 年度内部控制评价报告
董事会全体成员保证本报告内容真实、准确和完整,没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。中铁铁龙集装箱物流股份有限公司全体股东:
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2014年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司不存在财务报告内部控制重大缺陷。董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。
自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价范围
公司按照风险导向原则,确定纳入评价范围的单位的主要业务和事项以及高风险领域。
纳入评价范围的单位涵盖公司整体,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%。
纳入评价范围的主要业务和事项包括:
在2013年内控评价基础上,我们围绕内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督等要素,对公司2014年公司内部控制进行评价。
1、内部环境
(1) 组织架构
按照国家有关法律法规、股东大会决议和公司章程,结合本公司实际,建立健全了股东大会、董事会、监事会、独立董事、董事会秘书及董事会专门委员会的各项制度,使其均按照各自的议事规则和工作细则规范运作,并建立了相互协调和相互制衡机制,独立董事能够有效增强董事会决策的公正性和科学性,切实保障了公司和全体股东的利益。公司治理架构能够按照相关法律法规和《公司章程》规定有效运作。
公司采取总部职能制的组织结构,实行董事会领导下的总经理负责制,设立了战略投资部、办公室、财务部、资产运营部、证券事务部、人力资源部、收入稽查部、工程预算部、审计部各职能部门,制定了相应的岗位职责,公司已形成了与公司实际情况相适应的、有效的经营运作模式,组织机构分工明确、职能健全清晰。
(2) 发展战略
公司在对现实状况、未来趋势进行综合分析和科学预测的基础上,制定并实施了适应外部环境变化和自身实际情况的长远发展目标与战略规划。公司根据发展战略,制定年度工作计划,编制全面预算,并将年度目标分解、落实,确保发展战略的有效实施。
(3) 人力资源
公司已建立和实施了较科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升和淘汰等人力资源管理制度。
公司根据人力资源总体规划,结合生产经营实际需要,制定年度人力资源需求计划。首先,通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才,对于已选聘人员进行试用和岗前培训,合格后依法签订劳动合同,建立劳动用工关系;其次,公司已经初步建立和完善了人力资源的激励约束机制,设立了科学的业绩考核指标体系,并制定与业绩考核挂钩的薪酬制度;再次,公司已经建立并逐步完善员工退出(辞职、解除劳动合同、退休等)机制,明确退出的条件和程序,制定了相关制度并有效实施。
(4) 社会责任
公司主要在安全生产、促进就业、员工权益保护等方面认真履行社会责任。
首先,认真贯彻落实铁路总公司安全工作部署,强化安全风险管理意识,建立了严格的安全生产管理体系、操作规范和应急预案,强化安全生产责任追究制度。先后开展了安全专项评估、安全大检查和季节性安全攻关等活动,安全隐患得到了有效整治,稳定的安全局面为公司经营发展提供了基础环境。
其次,公司积极促进充分就业,依法保护员工的合法权益。在利润下滑的困难形势下,在改善食堂、健身、员工每年健康体检、实施困难职工救助等基础上,保证一线岗位和低收入员工收入有所增长,公司整体凝聚力进一步增强。同时,公司还积极履行社会公益方面的责任和义务,关心帮助社会弱势群体,支持慈善事业。
(5) 企业文化
公司历来高度重视企业文化建设,积极培育具有自身特色的企业文化,即:“责任、诚信、创新、专业”,充分体现了具有本企业特色的发展愿景、积极向上的价值观、诚实守信的经营理念、履行社会责任和开拓创新的企业精神,以及团队协作和风险防范意识,以此引导和规范员工行为,打造以主业为核心的企业品牌,形成了整体团队的向心力,促进企业长远发展,并且要求董事、监事、经理和其他高级管理人员在企业文化建设中发挥主导和垂范作用,以自身的优秀品格和脚踏实地的工作作风带动影响整个团队,共同营造积极向上的企业文化环境。同时,公司要求加强企业文化的宣传贯彻,促进文化建设在内部各层级的有效沟通并确保全体员工共同遵守,增强员工的责任感和使命感,使公司继续保持和谐高效的工作氛围及员工更具积极向上的精神面貌。
2、控制活动
(1) 资金活动
公司利用资金集团账户优势,对资金集中管理,统一筹集、合理分配、有序调度,降低财务成本和资金风险,达到公司范围内资金资源的优化配置,支持公司战略目标的实现,达到公司整体利益的最大化。
(2) 资产管理
公司加强各项资产管理,保证资产安全完整,提高资产使用效能,确保企业正常生产经营,促进企业发展战略的实现。
在资产的管理实务中,公司主要关注:无形资产核心技术、权属等以增强企业的可持续发展能力;房屋建筑物、机器设备等各类固定资产的维护、清查、处置管理,重视固定资产的技术升级和更新改造,提升固定资产的使用效能,确保固定资产处于良好运行状态;强化对铁路线路设备等关键设备运转的监控,严格操作流程,实行岗前培训和岗位许可制度,确保设备安全运转。
(3) 研究与开发
为增强核心竞争力,促进公司发展战略实现,公司不断加大研发力度。
① 公司结合研发计划,提出研究项目立项申请,开展可行性研究,编制可行性研究报告。
② 重大研究项目报经董事会审议决策。
③ 公司加强对研究过程的管理,合理配备专业人员,严格落实岗位责任制,确保研究过程高效、可控。
④ 建立和完善研究成果验收制度,组织专业人员对研究成果进行独立评审和验收。
⑤ 公司加强研究成果的开发与保护,形成科研、生产、市场一体化的自主创新机制,促进研究成果转化为实际生产力。
(4) 工程项目
公司强化对工程建设全过程的监控,制定和完善工程项目各项管理制度,明确相关部门和岗位的职责权限,规范工程立项、招标、造价、建设、验收等环节的工作流程及控制措施,保证工程项目的质量和进度。
公司根据发展战略和年度投资计划,提出项目建议书,编制可行性研究报告,并组织内部相关机构的专业人员进行充分论证和评审,在此基础上,重大工程项目报经董事会或股东大会审议批准。公司所有重大项目全部采用公开招标的方式,择优选择具有相应资质的承包单位和监理单位,规范工程招标的开标、评标和定标工作,同时,加强工程造价的管理,确保概预算科学合理,并及时编制竣工决算,重点评价工程项目预期目标的实现情况和项目投资效益,并以此作为绩效考核和责任追究的依据。
(5) 财务报告
公司按照要求积极主动防范财务报告过程中的风险。
① 编制财务报告时,重点关注会计政策和会计估计;对财务报告产生重大影响的交易和事项的处理,按照规定的权限和程序进行审批。
② 按照国家统一的会计准则制度规定,根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制财务报告,做到内容完整、数字真实、计算准确,防止漏报或者随意取舍;公司按照规定编制合并财务报表。
③ 公司依照法律法规和国家统一的会计准则制度的规定,及时对外提供经注册会计师审计的财务报告。
④ 公司非常重视财务报告分析工作,定期召开财务分析会议,充分利用财务报告反映的综合信息,全面分析企业的经营管理状况和存在问题,不断提高经营管理水平。
3、控制手段
(1) 全面预算
公司加强全面预算工作的组织领导,在明确了预算管理体制以及各预算执行单位的职责权限、授权批准程序和工作协调机制的基础上,着重做到以下几点:
① 公司建立和完善预算编制工作制度,明确编制依据、编制程序、编制方法等内容,确保预算编制依据合理、程序适当、方法科学,避免预算指标过高或过低。
② 公司根据发展战略和年度生产经营计划,综合考虑预算期内经济政策、市场环境等因素,按照上下结合、分级编制、逐级汇总的程序,编制年度全面预算,以文件形式下达。
③ 公司加强对预算执行的管理。全面预算一经下达,各预算执行单位必须以此为依据,认真组织各项生产经营和投融资活动,严格预算执行和控制。公司财务部和各预算执行单位还建立了预算执行情况分析制度,定期召开预算执行分析会议,妥善解决预算执行中存在的问题。
④ 公司建立了严格的预算执行考核制度,对各预算执行单位和个人进行考核,切实做到有奖有惩、奖惩分明,并且实行了预算执行情况内部审计制度,提高了资金的使用效率。
(2) 合同管理
公司对合同的签署、履行等进行严格的管理。
① 对外发生经济行为,除即时结清方式外,全部订立书面合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时聘请外部专业人员参与相关工作;谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,予以记录并妥善保存。
② 公司根据协商、谈判结果,拟定合同文本,明确双方的权利义务和违约责任,并严格进行审核。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,履行了相应程序。
③ 公司按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同,由企业法定代表人或其授权代理人签名或加盖有关印章。属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署。
④ 公司加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄漏合同订立与履行过程中涉及的商业机密或国家机密。
⑤ 公司遵循诚实信用原则严格履行合同,对合同履行实施有效监控,发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益受损,按照规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜;存在合同纠正情形的,依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按照规定权限和程序及时报告,协商无法解决的,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
⑥ 公司建立合同履行情况评估制度,于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现的不足或问题及时加以改进。
(3) 内部信息传递
公司根据发展战略、风险控制和业绩考核要求,建立了科学的内部信息传递机制,明确内部信息传递的内容、保密要求、传递方式以及各管理层级的职责权限等,促进内部报告的有效利用与共享,充分发挥内部报告的作用。公司采用多种形式,及时反映全面预算执行情况与企业生产经营管理相关的各种内外部信息,帮助管理者准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险,确定风险应对策略。
(4) 信息系统
公司信息系统结合组织架构、业务范围、地域分布、技术能力等因素,制定信息系统建设整体规划,加大投入力度,有序组织信息系统开发、运行与维护,不断优化管理流程,提高控制的效率和效果,防范经营风险。
公司于2012年启动信息化升级,新版“财务管理系统”、“资产管理系统”、“人力资源管理系统”和“办公自动化系统”于2013年正式运行。特种箱业务板块的“箱管系统”、“追踪系统”、“特种箱物流智能化信息系统”和沙鲅铁路的“TIMS2.0系统”、“现车系统”等已建成使用;“西软酒店管理系统”的使用,推进了酒店数据集成化、智能化的管理。在此基础上,根据业务发展的需要,公司2014年不断强化公司基础管理信息系统应用,深入开发特种箱SAP物流网络业务管理系统,信息集成和共享程度不断提升。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准
公司依据企业内部控制规范体系及《2012版管控体系》组织开展内部控制评价工作。
公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)定量标准:(确定与财务报告相关内控缺陷所使用基准涉及职业判断的运用)
①重大缺陷:一般情况下,以经审计的合并资产总额 6‰为标准,即合并错报大于等于合并资产6‰ 的,判定为重大缺陷。
②重要缺陷:一般情况下,以大于等于经审计的合并资产总额3‰,且小于合并资产总额6‰为标准,判定为重要缺陷。
③一般缺陷:低于上述水平的,判定为一般缺陷。
(2)定性标准:
具有以下特征的缺陷,定位重大缺陷:
①发现公司管理层存在的任何程度的舞弊;
②已经发现并报告给管理层的重大内部控制缺陷经过合理的时间后,并未加以改正;
③控制环境无效;
④影响收益趋势的缺陷;
⑤影响关联交易总额超过股东大会批准的关联交易额度的缺陷;
⑥外部审计发现当期财务报告存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报。
一般而言,如果一项内部控制缺陷单独或连同其他缺陷具备合理可能性导致不能及时防止或发现并纠正财务报告中的重大错报,就应当将该缺陷认定为重大缺陷。如果公司的财务报告内部控制存在一项或多项重大缺陷,就不能得出该公司的财务报告内部控制有效的结论。
不构成重大缺陷和重要缺陷的内部控制缺陷,应当认定为一般缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定标准
(1)定量标准:(涉及金额大小,根据造成直接财产损失绝对金额制定)
①重大缺陷:一般情况下,以该缺陷可能导致的直接损失大于等于经审计的合并资产总额6‰为标准,判定为重大缺陷。
②重要缺陷:一般情况下,以该缺陷可能导致的直接损失大于等于经审计的合并资产总额3‰,且小于合并资产总额6‰为标准,判定为重要缺陷。
③一般缺陷:低于上述水平的,判定为一般缺陷。
(2)定性标准:(根据其直接或潜在负面影响的性质、影响的范围等因素确定)以下迹象通常表明非财务报告内部控制可能存在重大缺陷:
①违反国家法律、法规较严重;
②除政策性亏损原因外,企业连年亏损,持续经营受到挑战;
③重要业务缺乏制度控制或制度系统性失效。
(三)内部控制缺陷认定及整改情况
1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
四、其他内部控制相关重大事项说明
报告期内,公司不存在其他可能对投资者理解内部控制自我评价报告、评价内部控制情况或进行投资决策产生重大影响的其他内部控制信息。
董事长:
中铁铁龙集装箱物流股份有限公司
2015年3月17日
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